Qu’est-ce que les dépenses professionnelles ?
Avant de présenter les solutions pour optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles, définissons à quoi elles correspondent.
Quelles sont les caractéristiques d’une dépense professionnelle ?
Une dépense professionnelle correspond à un achat de biens ou de prestations de services réalisé pour les besoins de l’activité de l’entreprise.
Elle peut être engagée par le dirigeant ou un collaborateur, en utilisant les moyens de paiement de la société ou leur trésorerie personnelle. Dans le second cas, la personne qui a avancé la dépense doit établir une note de frais pour demander son remboursement.
Quels sont les différents types de dépenses professionnelles ?
Il existe deux grandes familles de dépenses professionnelles.
Les charges fixes, qui se renouvellent à intervalles réguliers : loyer, assurance, abonnements, etc.
Les charges variables, dont le montant diffère d’une période à l’autre, notamment en fonction du volume d'activité. Elles peuvent par exemple inclure les coûts d’emballage et d’expédition, ou les frais de déplacement des salariés.
💡 Comprendre cette distinction est essentiel pour identifier les actions à mettre en œuvre pour réduire vos dépenses professionnelles. Vous pouvez optimiser vos charges fixes en négociant vos contrats ou en mettant fin à ceux qui ne sont plus utiles à votre activité.
Pour les charges variables, vous pouvez par exemple chercher à diminuer vos consommations de matières et de fournitures, ou mettre en place une politique de dépenses pour les déplacements.
Simplifiez votre comptabilité
Quels sont les enjeux d’une gestion efficace des dépenses ?
Mettre en place une bonne gestion des dépenses professionnelles au sein de votre entreprise permet de répondre à plusieurs enjeux.
Maîtriser ses charges et améliorer son résultat net.
Optimiser la récupération de la TVA.
Assurer la cohérence des dépenses avec ses objectifs budgétaires.
Respecter ses obligations comptables et fiscales, et ainsi éviter les redressements d’impôts et les sanctions.
Bon à savoir
Le Code de commerce impose une durée de conservation des factures et des autres pièces comptables de l’entreprise de 10 ans, au minimum. Attention : un ticket de carte bancaire ne suffit pas à justifier un achat.
Comment optimiser la gestion des frais professionnels ?
Une bonne gestion de vos dépenses professionnelles est indispensable pour optimiser la rentabilité de votre entreprise. On vous propose quelques conseils pour vous aider à rationaliser vos charges.
Fixer des plafonds pour les frais de vos collaborateurs
Pour certaines entreprises, les frais de déplacement représentent une part importante de leurs charges. C’est par exemple le cas des activités de consulting, qui imposent de se rendre régulièrement chez les clients.
Bon à savoir
Vous avez la possibilité de refacturer vos frais de déplacement lorsqu’ils sont clairement rattachables à une mission. Pour autant, vous devez maintenir un contrôle sur ces dépenses pour ne pas risquer de froisser vos clients.
Rédiger une politique de dépenses pour les déplacements
La mise en place d'une politique de dépenses permet de fixer des limites aux salariés pour éviter les excès et assurer la maîtrise des charges de l’entreprise. Vous pouvez rédiger une charte qui répond aux questions suivantes.
Checklist
Quelles sont les dépenses prises en charge par l’entreprise ?
Quel est le mode de remboursement (au réel ou forfaitaire) ?
Quels sont les plafonds applicables ?
Quels justificatifs doivent être fournis pour obtenir le remboursement ?
Quels sont les délais de transmission des notes de frais ?
💡 Le remboursement des frais professionnels est exonéré de cotisations sociales quand il est consenti sur la base des dépenses réelles. C’est aussi le cas si vous choisissez de verser des allocations forfaitaires pour couvrir ces frais, dans la limite des barèmes publiés par l’Urssaf.
Fournir des cartes professionnelles à vos collaborateurs
Fournir des cartes bancaires à vos salariés vous permet de fixer des plafonds de paiement pour chaque type de dépense (hôtel, restaurant, etc.). C’est un moyen de vous assurer du respect des règles fixées.
Cette solution est aussi avantageuse pour vos collaborateurs, qui n’ont plus besoin d’avancer le règlement de leurs frais professionnels avec leur trésorerie personnelle. Leurs achats sont directement prélevés sur le compte bancaire de l’entreprise. Vous vous dispensez ainsi des lourdeurs administratives liées à la gestion des notes de frais.
Attention
Vos collaborateurs doivent toujours collecter les justificatifs de leurs achats. Ils peuvent aussi fournir les coordonnées de votre entreprise, pour que vous receviez directement les factures sur votre plateforme agréée, grâce à l’e-invoicing.
Optimiser les consommations de matières et de fournitures
Il est possible d’optimiser la consommation de certains biens pour réduire vos dépenses professionnelles. C’est par exemple le cas des matières premières et des fournitures de bureau. Pour cela, vous pouvez notamment rationaliser votre cycle de production et sensibiliser vos salariés à la lutte contre le gaspillage.
🌱 Une telle démarche est bonne pour votre rentabilité, mais aussi pour la planète !
Étudier les abonnements et autres charges récurrentes
Une entreprise souscrit à de nombreux contrats au fil des années. Pour autant, sont-ils tous toujours nécessaires à votre activité ? Ne pourriez-vous pas trouver une solution équivalente pour un prix inférieur ?
Bon à savoir
Pour identifier toutes vos charges récurrentes, vous pouvez parcourir vos derniers relevés bancaires.
Les postes de dépenses à étudier incluent notamment :
les abonnements à des logiciels ;
les contrats d’entretien des locaux ;
les services d’énergie (eau, électricité, gaz, etc.) ;
les contrats de consulting ;
les assurances.
Exemple
Vous analysez vos charges d’assurance et vous vous rendez compte que vous payez toujours une cotisation pour protéger un véhicule cédé l’an dernier. Cette dépense est devenue sans objet, et vous devriez résilier le contrat.
Mettre en place un suivi régulier des dépenses professionnelles
L’établissement des comptes annuels représente souvent l’occasion d’analyser les charges supportées par l’entreprise au cours de la période écoulée. Attendre cette échéance constitue néanmoins une erreur qui vous empêche d’appliquer des actions correctrices rapidement.
👉 Vous devez mettre en place un suivi régulier de vos dépenses au cours de l’exercice au travers :
de reportings réguliers (trimestriels ou mensuels selon la taille de votre structure) ;
d’outils de suivi des dépenses en temps réel (ex. : tableau de bord de votre logiciel comptable ou de votre compte pro).
Aujourd’hui, diverses technologies permettent d’accélérer et d’optimiser le traitement de vos données financières, à l’image de l’intelligence artificielle. Elle favorise une analyse régulière de vos charges et vous aide à comparer vos réalisations avec votre budget prévisionnel ou vos résultats des années passées.
👉 Si vous identifiez un poste de dépense anormalement élevé, vous pouvez rechercher la cause de cette anomalie et tenter de corriger le tir sans attendre la clôture comptable.
Maximiser la récupération de la TVA
Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez maximiser la récupération de la taxe acquittée sur vos achats tout en évitant les risques de redressement. La déduction de la TVA n’est pas possible sur l’ensemble de vos dépenses.
La loi prévoit notamment certaines limites pour la TVA récupérable sur les frais de déplacement. Le tableau ci-dessous résume les principales règles à connaître.
|
Type de dépense |
Récupération de la TVA ? |
|---|---|
|
Hébergement (hôtel, Airbnb, etc.) |
❌, sauf pour l’hébergement de tiers |
|
Repas |
✅ |
|
Carburant |
✅ : Déductible à 80 % pour un véhicule de tourisme, à 100 % pour un véhicule utilitaire, à 100 % pour tous les véhicules fonctionnant au GPL ou au GNV |
|
Trajets en avion, en train ou autres transports en commun |
❌ |
|
Trajets en taxi ou en VTC |
❌ |
Une bonne connaissance des règles fiscales en vigueur vous aide à récupérer la TVA sur les dépenses pour lesquelles elle est déductible, et ainsi à réduire le montant de vos charges.
Vos autres leviers d’actions
Plusieurs autres démarches peuvent favoriser une réduction de vos coûts et l’atteinte d’une meilleure rentabilité.
Négocier vos prix d’achat.
Opter pour des fournisseurs moins chers.
Optimiser vos achats de stocks pour éviter le surstockage.
Chasser les charges sans lien avec l’activité de l’entreprise.
Choisir un régime fiscal ou social plus avantageux.
Mettre en place un circuit de validation pour les dépenses dont le montant dépasse certains plafonds.
Tenir une comptabilité analytique pour étudier vos performances par projet ou par activité.
Quels logiciels utiliser pour optimiser la gestion de ses dépenses professionnelles ?
Différents outils peuvent vous aider à exercer un meilleur contrôle sur vos dépenses professionnelles pour éviter les dérives budgétaires.
Votre logiciel de comptabilité
La plupart des logiciels de comptabilité proposent aujourd’hui un tableau de bord qui vous permet d’évaluer les performances de votre activité. Souvent, il vous aide à suivre vos dépenses, avec un niveau d’analyse et d’intuitivité plus ou moins poussé selon la solution utilisée.
🚨 Vous devez saisir vos pièces comptables régulièrement pour disposer de données actualisées. Si vous attendez la fin de l’exercice pour les traiter, votre dashboard présente peu d’intérêt.
Bon à savoir
La mise en place de la facturation électronique doit favoriser l’enregistrement automatique des achats. Pour en profiter, vous devez choisir un logiciel de gestion qui inclut cette fonctionnalité.
Votre compte professionnel
Des fonctionnalités similaires sont parfois proposées par votre banque ou par l’établissement de paiement auprès duquel vous avez ouvert votre compte pro. La catégorisation de vos dépenses constitue une bonne base pour identifier vos leviers d’actions.
Cette solution présente un avantage majeur : les sorties d’argent remontées proviennent directement de votre compte bancaire, sans que vous ayez besoin de n’effectuer aucun travail de saisie. Néanmoins, vous devez parfois procéder à des retraitements pour corriger des erreurs d'affectation de vos dépenses.
Un tableur tel qu’Excel ou Google Sheet
Cette option vous offre une grande liberté dans la construction de vos tableaux d’analyse. Vous pouvez y inclure tous les indicateurs dont vous avez besoin.
Elle présente néanmoins un inconvénient majeur : vous devez remonter manuellement les données nécessaires à l’étude de vos dépenses professionnelles. Cette solution n’est donc pas adaptée à un suivi en temps réel, mais peut être intéressante dans le cadre de reportings périodiques. Vous devez par ailleurs être vigilant aux erreurs de calcul qui peuvent biaiser vos analyses.
Un logiciel de gestion des dépenses professionnelles
Cet outil vous aide à mettre en place une gestion efficace de vos dépenses professionnelles. Au-delà de l’analyse, il peut prendre en charge différentes fonctionnalités utiles.
La déclaration des frais des collaborateurs.
La programmation des paiements aux fournisseurs.
L’automatisation de la saisie comptable.
Le circuit de validation des dépenses exceptionnelles.
À partir de 8 €/mois, sans engagement.
