Quelle est la TVA sur les déplacements ?
Vos salariés effectuent des déplacements dans le cadre de leur travail et génèrent des notes d’hôtel, des factures de restaurant ou des frais d’essence. Ces frais de mission font l'objet d'un remboursement des frais professionnels par l’entreprise, notamment par des notes de frais.
Certaines dépenses ne donnent pas lieu au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), comme les billets de train. La question de la récupération de la TVA sur ces frais n’a donc pas lieu d’être. En revanche, d’autres déplacements génèrent une TVA récupérable par l’entreprise sous conditions.
Bon à savoir
Rappelons que le principe de la TVA en France est une TVA collectée par les entreprises pour le compte de l’État à qui elles versent périodiquement le solde de TVA (TVA trimestrielle ou mensuelle pour le régime normal, paiement d’un acompte de TVA pour le régime simplifié).
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Quelles sont les conditions pour déduire la TVA sur les déplacements ?
Pour déduire la TVA, il faut respecter les règles de récupération de la TVA en général mais aussi les règles spécifiques aux frais de déplacement et ne pas entrer dans une exclusion du droit à déduction.
Les conditions générales de la déductibilité de TVA
Il existe plusieurs conditions de récupération de la TVA. L’entreprise est susceptible de déduire la TVA sur une dépense si celle-ci répond aux critères suivants :
La dépense est engagée pour réaliser une opération imposable ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code général des impôts CGI).
La dépense n’est pas utilisée à plus de 90 % à des fins personnelles par le salarié ou le dirigeant de l’entreprise.
L’entreprise conserve la facture originale établie à son nom et à son adresse par le fournisseur. Elle comporte toutes les mentions obligatoires d’une facture conforme, notamment le numéro de TVA, le prix hors taxe, le taux de TVA applicable, le montant de TVA.
La justification du paiement complet de la facture par le paiement direct au fournisseur ou par le remboursement de la dépense auprès du salarié.
Les conditions spécifiques aux frais de déplacement
La TVA sur les dépenses d’hébergement de tiers
Seuls les frais d'hébergement de tiers entraînent la déductibilité de la TVA.
La TVA sur les frais de restauration
La TVA sur les notes de restaurant est déductible à condition d’indiquer sur le justificatif le nom des participants et l’objet du repas. Cela fonctionne que la dépense soit réalisée par un salarié, un dirigeant ou un tiers.
Bon à savoir
La TVA sur les frais de réception est déductible même en l’absence d’invitation de clients. Les factures doivent mentionner le nom et la qualité des bénéficiaires (prospects par exemple).
La TVA sur les frais de carburant
La TVA sur le carburant est récupérable ou non, partiellement ou totalement, selon le type de véhicule et/ou de carburant :
80 % pour un véhicule de tourisme à essence ou gazole (référencé M1 selon les articles L 421-1 à 421-3 du Code des impositions sur les biens et services CIBS) ;
100 % pour un véhicule utilitaire à essence ou gazole (référencé N1 selon les mêmes textes) ;
100 % pour tous les véhicules à gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel pour véhicules (GNV) ;
50 % pour tous les véhicules utilisant du gaz de pétrole et assimilés ;
0 % pour tous les véhicules utilisant de l’éthylène, du propylène, du butylène ou du butadiène, liquéfiés ou non.
Attention
Le montant de la TVA non déductible doit être comptabilisée en charges, en s’ajoutant au montant hors taxes.
Bon à savoir
La TVA sur les frais de parking et les frais de péage est déductible dès lors que l’entreprise conserve un justificatif, indiquant notamment le montant de TVA.
Les exonérations à la déductibilité
La TVA sur les dépenses d’hébergement des salariés et dirigeants
La TVA payée sur les frais d’hébergement des salariés ou des dirigeants de l’entreprise n’est pas déductible, conformément au bulletin officiel des impôts BOI-TVA-DED-30-30-10.
La TVA sur les frais de transport
Certains déplacements ne sont pas assujettis à la TVA comme les trajets en avion, en train ou en bateau. Il n’y a donc pas lieu de s'interroger sur la récupération de la TVA sur ces modes de transport.
De la même manière, le remboursement des frais kilométriques ne donne lieu à aucune TVA.
Enfin, la TVA payée sur les frais de taxi ou les frais de transport de personnes (tickets de bus ou de métro) n’est pas récupérable.
Comment facturer des frais de déplacement à un client ?
Quelles sont les conditions de facturation ?
L’entreprise choisit le montant des frais de déplacement à facturer auprès du client. Pour autant, elle tient compte des frais facturés habituellement dans son secteur d’activité et de la réalité des déplacements effectués. Pour cela, elle peut se référer au barème kilométrique de l'administration fiscale.
En outre, il est impératif d’informer au préalable son client du montant des frais de déplacement prévus pour la prestation. C’est une mention obligatoire sur un devis.
Bon à savoir
L’entreprise peut facturer les frais de déplacement au sein de la facture globale ou sur une facture distincte.
Quelle TVA sur les frais de déplacement à facturer à son client ?
La TVA s’applique sur les frais de déplacement dès lors que l’entreprise est assujettie à la TVA. Ces frais sont complémentaires de la prestation générale facturée et se voient donc appliquer le même taux de TVA.
Relèvent des frais complémentaires notamment :
les commissions ;
les intérêts ;
les frais d'emballage ;
les frais de transport et d'assurance ;
les frais de déplacement (billet de train ou d'avion, location d'un véhicule, frais d'hôtel ou de restaurant, etc.).
Peu importe que les frais de déplacement génèrent une TVA déductible ou non pour l’entreprise. Celle-ci peut mettre en place une facturation des frais au client.
L’entreprise doit donc prendre le montant hors taxes de l’ensemble pour la refacturation des frais à son client.
Attention
Ne confondez pas frais et débours ! Les débours sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client. Elles ne peuvent pas être soumises à la TVA.
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