Combien de temps garder une facture ?
Toute entreprise est tenue de conserver les factures et ses justificatifs pendant une durée légale de 10 ans. Cela implique aussi les contrats commerciaux conclus de manière électronique ainsi que les bons de commandes et les bons de livraison.
L’article L 123-22 du Code de commerce précise que doivent être conservés pendant un délai légal de 10 ans tous les documents comptables et justificatifs.
L’entreprise peut conserver les factures plus de 10 ans si elle le souhaite, sauf si elles contiennent des données personnelles.
Pour vous prémunir d’un quelconque litige, un désaccord sur une facture ou en cas de contrôle de l’administration, veillez donc à organiser la conservation des documents par ordre chronologique et pendant une durée minimale de 10 ans.
La durée de conservation obligatoire varie en fonction du type de documents dans l’entreprise :
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Type de document |
Durée de conservation |
Observation |
|---|---|---|
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Facture |
10 ans (à compter de la clôture de l’exercice comptable) |
facture client ou facture fournisseur, facture papier ou facture électronique |
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PIèces comptables |
10 ans (à compter de la clôture de l’exercice comptable) |
livres comptables, livre-journal, bons de commande, |
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Documents bancaires |
5 ans |
relevés bancaires, talons de chèque, etc. |
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Documents fiscaux |
6 ans |
IS, TVA, CFE, etc. |
|
Documents sociaux |
5 ans |
bulletins de paie, registre unique du personnel, contrats de travail |
Pourquoi garder ses factures 10 ans ?
La conservation des factures a plusieurs rôles importants :
justifier l’activité de l’entreprise auprès de l’administration fiscale ou d’un repreneur
servir de preuve en cas de litige, sur la réalité de la vente ou de la prestation (d’où l’intérêt de bien rédiger le document en respectant toutes les mentions obligatoires de la facture et en étant précis sur le descriptif des prestations délivrées)
pouvoir établir correctement ses déclarations de TVA
Bon à savoir
Le livre des procédures fiscales prévoit une durée de conservation légale de 6 ans pour tout document exigible par l'administration fiscale dans l’exercice de son pouvoir de communication de pièces. Cette réglementation fiscale inclut les factures.
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Quelles sanctions si vous ne respectez pas le délai de conservation d’une facture ?
Tout d’abord, le délai de conservation est une obligation légale ! Tout manquement à cette obligation de conservation entraîne l’application de sanctions.
Par exemple, la non-conservation ou la destruction avant le délai prescrit de documents exigés par le fisc dans son pouvoir de communication peut vous valoir une amende de 10 000 € (article 1734 du Code général des impôts).
L’expert-comptable ou le commissaire aux comptes peut rejeter la comptabilité de l’entreprise en l’absence de toutes les pièces justificatives en fin d’année. Lors d’un contrôle fiscal, le rejet de la comptabilité peut entraîner une procédure de rectification contradictoire. Le fisc calcule alors un nouveau bénéfice imposable sur la période concernée.
Le défaut de conservation des factures clients entraîne une pénalité de 50 % du montant facturé.
L'absence de factures fournisseurs entraîne le risque de rejet de la déduction des charges. Ainsi, l’entreprise se voit taxer sur un bénéfice plus important.
Quelles conditions de conservation d’une facture ?
En règle générale, l’administration peut demander à l’entreprise de consulter la facture dans son format originel. Les factures doivent être stockées sous leur forme papier ou au format électronique, selon le mode de transmission initial.
L’impression d’une facture transmise par voie électronique sur papier, n’est pas obligatoire. Une facture reçue sous un format numérique est à conserver sous ce format originel pendant 3 ans. Ensuite, l’entreprise conserve la facture sous le format qu’elle veut.
D’autre part, l’archivage électronique des documents peut être externalisé. Toutefois, le lieu de stockage des factures sur support informatique ou dans le cloud doit être situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
En complément, les factures papier doivent être stockées sur le territoire français. Les factures électroniques peuvent être stockées en France, dans l’Union européenne ou dans un pays adoptant des règles similaires à celles de la France. Toutefois, l’administration française doit bénéficier d’un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées.
Bon à savoir
Vous devez conserver toutes vos factures émises comme vos factures reçues, factures échues ou non, payées ou non, contestées ou non. Cela inclut aussi les factures annulées, les avoirs, les factures rectificatives, etc.
Quel conseil pour conserver une facture papier ou une facture électronique ?
Si vous recevez des factures papier, vous pouvez, directement ou par un tiers mandaté, procéder à leur numérisation.
Pour cela, plusieurs conditions sont à respecter, conformément aux articles A 102 B-1 et -2 du Livre des procédures fiscales :
pouvoir reproduire la facture à l’identique, y compris concernant les couleurs
adopter un formation PDF avec signature électronique ou dispositif de conformité
faire apparaître toute modification ajoutée ou toute annotation sur le document
Si vous n’êtes pas certain de respecter toutes les règles, les bonnes pratiques sont de conserver la facture papier en complément de la facture numérisée, avec un tableau récapitulatif.
Dès la création de votre entreprise, réfléchissez au système de conservation et d’archivage de tous vos documents !
Bon à savoir
La facture électronique (différente de la facture numérisée) est en vigueur pour les commandes publiques. Elle deviendra la norme entre professionnels assujettis à la TVA à partir de 2026. Destinée à lutter contre la fraude à la TVA, sa mise en place nécessite une véritable réflexion et adaptation des outils dans les TPE et PME.
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