Tout ce qu’il faut savoir sur les frais de débours

Définition des frais de débours

Les frais de débours sont des dépenses réglées par une entreprise pour le compte d’un client, qui l’a préalablement mandaté pour effectuer cet achat en son nom.

Pour être recevable, la facture établie par le fournisseur doit être adressée au client final. Par la suite, vous sollicitez le remboursement des dépenses correspondantes en les refacturant à l’euro près. Le fonctionnement des débours est donc proche de celui des notes de frais qu’un salarié transmet à son employeur.

💡Ces transactions n’impactent pas votre résultat comptable. Ainsi, elles ne viennent pas majorer votre chiffre d’affaires.

Les différents types de frais de débours

Toutes les charges ne peuvent pas être traitées comme des frais de débours. Voici une liste de dépenses communément admises :

• L’achat de marchandises et matières nécessaires à la réalisation d’une prestation. Cela inclut par exemple le paiement de pots de peinture ou de tapisseries avancé par un artisan pour un chantier.

• Les frais de port requis pour la livraison d’une marchandise.🚚

• Les frais de déplacement engagés pour un client, s’il consent à les prendre en charge. Outre les billets de train ou d’avion, les locations de voiture et les nuitées d’hôtel sont aussi admises.

• Certains frais de repas, tels que les déjeuners d’affaires.🍴

Frais de débours pour les auto-entrepreneurs : un mécanisme avantageux

Toutes les sociétés peuvent facturer des frais de débours. Néanmoins, ce mécanisme comptable est particulièrement intéressant pour les auto-entrepreneurs.

Optimisation de l’assiette des cotisations sociales

Si vous bénéficiez du statut de la micro-entreprise, vous ne pouvez pas déduire vos dépenses réelles de votre revenu imposable. Vos cotisations sociales sont donc calculées sur votre chiffre d’affaires. Or, les frais d’un auto-entrepreneur peuvent parfois représenter des montants significatifs.

Dans ce cadre, le recours aux débours par un auto-entrepreneur est très intéressant. Lorsque vous les facturez, ils ne sont pas considérés comme des produits, et ne majorent pas votre chiffre d’affaires.

➡️ L’utilisation de ce mécanisme permet de réduire la base de calcul de vos cotisations URSSAF, et donc le poids de vos dépenses sociales et fiscales.

Bénéfice du régime micro prolongé

Les frais de débours peuvent aussi vous permettre de ne pas atteindre les seuils de recettes du régime micro. Pour rappel, ils s’élèvent à :

• 188 700 € pour les activités de ventes de marchandises ;

• 77 700 € pour les prestations de service relevant des BIC ou des BNC.

💡Au-delà, vous ne bénéficiez plus des avantages de ce régime. Vous devez notamment tenir une comptabilité selon les règles applicables aux entreprises classiques. Par ailleurs, vos cotisations sociales sont calculées sur la base de votre revenu imposable, et non de votre chiffre d’affaires.

Modalités de traitement des frais de débours 

Pour pouvoir être acceptés comme tels par l’administration, les frais de débours doivent suivre un certain formalisme. Nous vous proposons un récapitulatif de l’ensemble des conditions à respecter, à chaque étape du processus.

Précautions à prendre avant d’engager les frais

Avant de passer commande auprès du fournisseur, vous devez obtenir l’accord écrit de votre client pour la prise en charge des frais concernés. Il peut adopter la forme d’un mandat de débours. Dans tous les cas, il doit mentionner les dépenses à réaliser et le budget maximal.

👉 De cette manière, vous vous protégez en cas de différend. Si votre client refuse de rembourser les sommes avancées, vous pourrez faire appliquer l’accord conclu.

Pensez à prendre en compte les frais de débours quand vous demandez le paiement d'un acompte (formalisé par une facture d'acompte). Lorsque leur montant est élevé, ils peuvent peser lourd sur la trésorerie de votre entreprise.

Conditions au moment de l’achat au fournisseur

Une fois l’autorisation obtenue, vous pouvez procéder à l’achat ciblé, dans le respect du budget fixé.

⚠️ Assurez-vous que le fournisseur établisse la facture au nom de votre client. Cette condition est primordiale, pour que les dépenses puissent bénéficier du régime des frais de débours. Si la pièce comptable est à votre nom, vous devrez obligatoirement enregistrer une charge. Quant à la refacturation, elle correspondra alors à du chiffre d’affaires.

Vous réglez ensuite ces dépenses avec votre compte professionnel.

Formalisme de la refacturation au client

Vous avez terminé votre mission… Vous pouvez désormais solliciter le remboursement des sommes avancées !

👉 Les frais de débours peuvent être inclus directement sur la facture des biens ou des prestations auxquels ils se rattachent. Vous devez néanmoins les reporter sur une ligne dédiée, en précisant qu’ils correspondent à des frais de débours. Rappelons que vous n’avez pas le droit d’appliquer une marge. En cas de contrôle de l’administration, vous vous exposeriez au risque d’un redressement fiscal.

💡Pensez à inclure l’ensemble des mentions obligatoires applicables à une facture.

Vous devez impérativement joindre l’ensemble des justificatifs d’achat concernés.

Frais de débours : exemple

Vous êtes designer d’intérieur et exercez sous le régime de la micro-entreprise.

Vous achetez des éléments de mobilier pour le compte d’un de vos clients à l’occasion de la braderie de Lille. Vous les faites livrer dans ses locaux en région parisienne, en faisant appel aux services d’un transporteur spécialisé.🚚

➡️ Vous avez la possibilité d’appliquer le régime des frais de débours pour le transport. Vous devez alors demander au prestataire sollicité d’inscrire votre client comme destinataire de la facture. Dans ce cas, vous ne pourrez pas pratiquer de marge sur ces services.

Voici donc le traitement que vous pourriez réserver à cette opération.

👉Le chiffre d’affaires à inclure sur votre prochaine déclaration est de 1 300 €. En effet, vous n’avez pas besoin de déclarer vos frais de débours à l’URSSAF.

Traitement comptable des frais de débours

L’opération ne doit pas impacter le résultat comptable de votre entreprise. Néanmoins, vous devez l’enregistrer dans vos journaux.

Pour reporter vos frais de débours, le compte comptable à utiliser est le 467 — Autres comptes débiteurs ou créditeurs. Voici les écritures à passer :

1️⃣ Au moment du paiement de la facture aux fournisseurs :

• Au débit : le compte 467

• Au crédit : le compte 512 — Banque

2️⃣ Au moment de la facturation

• Au débit : le compte 411 — Créances clients

• Au crédit : le compte 467

Cette dernière écriture inclut également les prestations facturées, par le biais des comptes de produits correspondants. Si nécessaire, vous devez aussi enregistrer la TVA portant sur ces sommes.

Frais de débours et TVA : Comment ça marche ?

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous bénéficiez peut-être de la franchise de TVA. Dans ce cas, vous ne pouvez pas vous faire rembourser la TVA réglée sur vos achats. Or, si votre client est assujetti, il peut récupérer le montant de la taxe liée à ses dépenses. Le recours du mécanisme des débours constitue-t-il alors un obstacle à la déductibilité de la TVA ?

➡️ Étant donné que la facture du fournisseur est établie au nom du client final, celui-ci peut tout à fait déduire la TVA correspondante sur sa prochaine déclaration. L’utilisation des frais de débours n’a donc aucun impact sur cette taxe.

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