Comment faire une note de frais ?
La préparation d’une note de frais suppose l’adoption de certaines bonnes pratiques pour éviter les risques de redressement par l’administration. Pour vous aiguiller dans cette démarche, on vous propose un guide en 5 étapes.
Bon à savoir
Ce guide est écrit pour les personnes qui saisissent leurs frais. Si vous êtes dirigeant ou responsable RH, vous pouvez vous appuyer dessus pour rédiger une procédure à transmettre à vos salariés.
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Étape 1 : Construire son modèle Excel de note de frais
Vous devez commencer par construire votre modèle de notes de frais, qui prend en principe la forme d’un tableau. Rien ne vous empêche de gérer vos frais sur papier, mais le recours à un tableur (Excel, Google Sheet, etc.) vous permet de profiter d’un cadre réutilisable et d’automatiser vos calculs.
Bon à savoir
Cette démarche incombe en principe au dirigeant ou au service comptabilité, qui peut ainsi fournir un modèle unique à l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
Vous devez prévoir plusieurs colonnes, qui incluent a minima.
La date de la dépense.
Son libellé.
Le descriptif de la mission ou l'identité du client auquel les frais sont rattachables.
Le nom du fournisseur ou du prestataire.
Le montant TTC payé.
La TVA inscrite sur la facture.
La note de frais doit par ailleurs préciser le nom du salarié concerné et la période couverte (ex. : septembre 2026). Ces différentes informations assurent sa conformité fiscale et facilitent son enregistrement comptable.
Bon à savoir
Vous pouvez vous dispenser de cette première étape en utilisant un logiciel de note de frais. Cet outil vous garantit de disposer d’un modèle conforme aux exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Par ailleurs, vous évitez les risques d’erreurs dans les formules de calcul, imputables à un tableau Excel.
Étape 2 : Demander et conserver ses justificatifs de frais professionnels
Pour obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles, le dirigeant ou le salarié doit disposer d’un justificatif. Ainsi, pensez à demander une facture à chaque fois que vous réglez un achat pour le compte de votre entreprise.
💡 Ajoutez-la immédiatement à votre dossier de factures reçues pour éviter de perdre du temps à chercher vos justificatifs en fin de mois.
Bon à savoir
Certaines applications de notes de frais permettent de scanner vos justificatifs avec votre smartphone. En prenant cette habitude dès que vous réalisez une dépense, vous ne risquerez plus de perdre vos factures et tickets de caisse.
💡 Si le prestataire applique la facturation électronique, vous pouvez lui communiquer les coordonnées de votre entreprise. Votre employeur recevra ainsi directement vos factures de frais sur sa plateforme agréée.
Étape 3 : Saisir ses frais
Vous pouvez ensuite procéder à la saisie de vos frais professionnels. En principe, vous complétez une ligne pour chaque justificatif de dépense obtenu. Soyez vigilant aux montants que vous renseignez (TTC et TVA), pour éviter les retards dans le traitement de votre demande de remboursement.
Étape 4 : Joindre les justificatifs à la note de frais
Vous devez ensuite joindre un justificatif pour chaque dépense saisie. Cette démarche est essentielle pour assurer la conformité de vos notes de frais, et notamment la déductibilité de la TVA payée sur vos achats.
Bon à savoir
L’article L123-22 du Code de commerce impose une durée de conservation de 10 ans pour les pièces comptables de l’entreprise. Il s’applique à la note de frais et aux justificatifs attachés.
💡 Si vous avez perdu certains tickets ou factures, la loi prévoit une solution pour que vous puissiez obtenir le remboursement de vos frais malgré tout. Vous devez rédiger et signer une attestation sur l’honneur en listant les dépenses concernées (nature, fournisseur, montant, etc.). En l’absence de justificatif, votre entreprise ne peut néanmoins pas récupérer la TVA liée aux achats correspondants.
Étape 5 : Transmettre la note de frais
Une fois l’ensemble de vos dépenses saisies et liées à un justificatif, vous devez signer votre note de frais. Vous pouvez ensuite la transmettre à la personne responsable de sa validation ou de son remboursement, selon les procédures internes de votre entreprise.
Comment faire une note de frais kilométrique ?
Une note de frais permet souvent de solliciter le remboursement de frais de déplacement. Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos trajets professionnels, vous pouvez demander la prise en charge des dépenses liées. Deux possibilités s’offrent alors à vous.
Le remboursement des frais réels
Votre première option est de prendre en compte les frais que vous supportez réellement pour votre véhicule, et qui sont rattachables à votre activité professionnelle. Vous pouvez refacturer différentes dépenses à votre entreprise.
Le carburant.
Les tickets de péage.
Les frais d’entretien du véhicule.
L’assurance auto
En cas d’usage mixte de votre voiture (privé et professionnel), vous devez calculer des clés de répartition pour mesurer la part de chaque dépense que vous pouvez inscrire en note de frais.
Exemple
Votre voiture vous sert à 40 % pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez demander le remboursement de 40 % de vos dépenses de carburant, d’entretien et d’assurance.
L’utilisation du barème des indemnités kilométriques
Vous pouvez aussi utiliser les barèmes d’indemnités kilométriques publiés par l’administration fiscale. Grâce à eux, vous obtenez une formule de calcul simple à appliquer. Les coefficients à utiliser varient selon la puissance de votre véhicule et le nombre de kilomètres annuels parcourus pour les besoins de votre activité professionnelle.
💡 L’usage du barème des IK permet un suivi administratif bien plus léger. Elle peut être plus ou moins intéressante en fonction du montant des frais générés par votre véhicule (consommation de carburant, dépenses d’entretien, etc.).
Checklist
Une note de frais kilométrique doit faire apparaitre des mentions spécifiques.
La date du trajet.
La mission concernée.
Les lieux de départ et de destination.
Le nombre de kilomètres parcourus.
La puissance fiscale du véhicule.
Le montant des IK à rembourser.
Quelles sont les bonnes pratiques pour la gestion des notes de frais ?
Une gestion efficace de vos notes de frais implique d’adopter certains bons réflexes. Ils vous garantissent des procédures fluides et réduisent vos risques de redressement.
Vérification et validation
La mise en place d’un circuit de validation des notes de frais constitue une pratique incontournable. Le collaborateur transmet en principe son récapitulatif de frais à son manager, qui vérifie les dépenses inscrites et les justificatifs liés. Un second contrôle peut ensuite être réalisé par le dirigeant ou par le service RH, selon l’organigramme de la société.
Des validations minutieuses permettent de réduire les risques de fraude et de redressement fiscal. Vous devez apporter une vigilance particulière au caractère professionnel des dépenses et à la déductibilité de la TVA liée.
Bon à savoir
La récupération de la TVA sur les frais de déplacement n’est pas toujours possible. Elle l’est en principe sur les frais de repas, mais pas sur les dépenses de logement ni sur les voyages en avion ou en train.
➡️ Une fois ces contrôles réalisés, vous devez transmettre la note de frais au service comptable pour qu’il puisse rembourser le salarié.
Modalités de remboursement des notes de frais
La loi ne fixe pas de cadre strict pour le remboursement d’une note de frais, mais il doit intervenir dans un délai raisonnable. En général, il est recommandé de procéder à sa mise en paiement dans les 30 jours qui suivent son émission. Le délai peut être allongé si des erreurs doivent être corrigées.
Bon à savoir
Le remboursement peut se faire par virement ou par chèque. Le virement instantané est l’option qui permet au salarié de percevoir les fonds le plus rapidement. Les banques doivent le proposer gratuitement à leurs clients depuis janvier 2025.
Les erreurs à éviter
Les notes de frais sont souvent scrutées dans le cadre des contrôles de l’administration fiscale ou de l’Urssaf. Vous devez éviter certaines erreurs.
|
Erreur |
Risque |
|---|---|
|
Ne pas collecter et classer ses justificatifs de frais avec minutie. |
TVA non récupérable / redressement fiscal |
|
Déduire la TVA sur des dépenses pour lesquelles elle n’est pas récupérable |
Redressement de TVA |
|
Rembourser des achats qui ne sont pas liés à l’activité de l’entreprise. |
Redressement fiscal, requalification en salaire ou avantage en nature et délit pénal d’abus de bien social |
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Définition d’une note de frais
Pour rappel, la note de frais est un document établi pour demander le remboursement des dépenses professionnelles réglées par un salarié ou un dirigeant. C’est en principe la personne qui a avancé le paiement des frais qui la prépare et la transmet à son entreprise.
Bon à savoir
Le remboursement des frais professionnels est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu s'il est consenti sur la base des dépenses réelles du salarié. En cas de versement d'un forfait, il doit respecter les plafonds fixés par l'Urssaf.
Rôle d’une note de frais en entreprise
Le dirigeant ou un salarié peut être amené à accomplir des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. Deux mécanismes sont alors possibles, selon la politique interne de l’entreprise.
L’utilisation d’une carte bancaire professionnelle, reliée au compte de la société. Ce fonctionnement permet de ne pas impacter les finances personnelles du détenteur de la carte.
L’avance réalisée avec les moyens de paiement personnels du dirigeant ou du salarié.
Dans le deuxième cas, l’établissement d’une note de frais est indispensable pour obtenir le remboursement des règlements effectués. Elle joue aussi un rôle de pièce comptable en réunissant les justificatifs de l'ensemble des achats réalisés.
Différents types de frais professionnels
Une note de frais peut permettre de solliciter le remboursement de dépenses variées.
Des frais de restauration, dans le cadre de déplacements professionnels ou de repas d'affaires.
Des frais d’hébergement quand le salarié ou le dirigeant ne peut pas rentrer à son domicile (nuitées d’hôtel, location d’un appartement en courte durée, etc.).
Des trajets professionnels (billets de train ou d'avion, taxi, véhicule personnel, etc.).
Des achats de fournitures de bureau.
Des dépenses réalisées pour adapter le domicile au télétravail.
💡 En réalité, les dépenses qui peuvent être prises en charge sont multiples. Elles doivent simplement être engagées par le salarié ou le dirigeant pour les besoins de l’entreprise.
Quelles sont les alternatives aux notes de frais ?
Le traitement des notes de frais peut être complexe, en plus de créer des risques fiscaux. Ce fonctionnement n’est pas non plus avantageux pour les collaborateurs, qui doivent avancer les dépenses imputables à leur entreprise avec leur trésorerie personnelle. Des alternatives existent pour gérer vos frais professionnels en évitant ces inconvénients.
Les indemnités de grands déplacements de l’Urssaf
Un dispositif particulier peut s’appliquer aux salariés qui effectuent des déplacements loin de leur domicile, de sorte qu’ils ne peuvent pas rentrer dormir chez eux. Vous pouvez leur verser des indemnités forfaitaires pour couvrir les dépenses qu’ils doivent engager. Leur montant est défini par des barèmes publiés par l’Urssaf.
➡️ Voici celui utilisable pour les déplacements en France métropolitaine.
|
Durée du déplacement |
Frais de repas |
Logement et petit déjeuner à Paris ou en petite couronne (92, 93 et 94) |
Logement et petit déjeuner dans les autres départements |
|---|---|---|---|
|
Pour les 3 premiers mois |
21,40 € |
76,60 € |
56,80 € |
|
Au-delà du 4e mois et jusqu’au 24e mois |
18,20 € |
65,10 € |
48,30 € |
|
Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois |
15 € |
53,60 € |
39,80 € |
Ce système vous dispense des contraintes administratives liées à la gestion des notes de frais, qui serait particulièrement lourde pour des déplacements de plusieurs semaines. En revanche, il ne permet pas la récupération de la TVA sur les dépenses effectivement payées par vos salariés.
La carte bancaire professionnelle
Une seconde solution est de proposer des CB professionnelles à vos salariés. Reliées au compte bancaire de votre entreprise, elles présentent plusieurs avantages.
Leurs détenteurs n’ont pas besoin d’avancer le règlement de leurs frais professionnels avec leurs moyens de paiement personnels.
Vous économisez le temps lié à la gestion des notes de frais, qui deviennent inutiles.
Vous pouvez fixer des plafonds de règlement.
Bon à savoir
Mettre en place des plafonds de dépenses vous aide à maintenir une gestion des frais professionnels efficace. Ils permettent d’assurer la maîtrise des charges de l’entreprise.
👉 Vous savez désormais comment faire des notes de frais et optimiser leur gestion au sein de votre entreprise. Les processus liés sont plutôt simples à mettre en œuvre, mais requièrent de la rigueur.
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