La facture électronique : Qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et conservée sous forme dématérialisée. Elle se compose d’un socle minimum de données structurées et est échangée dans le respect de normes précises.
Ces pièces comptables permettent ainsi de garantir trois éléments essentiels.
L’authenticité de leur origine : leur émetteur est identifié.
L’intégrité de leur contenu : elles ne peuvent pas être modifiées.
Leur lisibilité.
💡 On peut aussi employer le terme d’« e-invoicing » pour désigner le processus de facturation électronique.
Attention
Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission n’est pas une facture électronique. Elle ne remplit pas les conditions techniques nécessaires pour pouvoir être désignée comme telle. Dans ce cas, on parle plutôt de « facture dématérialisée ».
Les grandes entreprises exploitent déjà l’e-invoicing depuis plusieurs années. L’État français souhaite étendre son utilisation et la rendre obligatoire, notamment pour faciliter les contrôles de l’administration. Il espère ainsi lutter contre la fraude fiscale.
Le législateur a initialement planifié le déploiement d’une réglementation de la facturation électronique pour 2024. Finalement, il reporte son application de deux ans, jusqu’en 2026.
Bon à savoir
Les entreprises qui répondent à des marchés publics sont déjà tenues d’émettre des factures électroniques depuis 2020.
Quelles sont les entreprises concernées par la facturation électronique obligatoire ?
Ces nouvelles règles concerneront toutes les entreprises françaises, avec une application progressive. La loi de finances 2024 ajuste le calendrier de la facturation électronique obligatoire.
Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
Le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Bon à savoir
Les professionnels devront également être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette obligation s’appliquera pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, indépendamment de leur taille.
Certaines opérations échapperont néanmoins à l’obligation d’e-invoicing, à savoir :
les transactions internationales et intracommunautaires ;
les ventes à des particuliers ;
certaines opérations sectorielles, se rapportant notamment aux domaines de la santé, de l’enseignement, de la formation, de l’immobilier, de la banque et de l’assurance.
💡 Les associations à but non-lucratif sont également exclues du champ d’application de la réforme.
Bon à savoir
Les entreprises qui réalisent ces opérations seront malgré tout soumises à une obligation d’e-reporting. Elles devront transmettre un certain nombre d’informations à l’administration fiscale, qui concerneront notamment le volume et le montant des transactions réalisées.
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Mise en place de la facturation électronique : mode d’emploi
Le délai de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire reste donc relativement court. Vous avez tout intérêt à vous préparer à ce changement dès maintenant. La loi vous laisse deux possibilités pour créer, transmettre et recevoir vos pièces comptables.
L’utilisation du Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF est une plateforme nationale, mise en place par les pouvoirs publics pour générer des factures. Cet outil permettra également de transmettre les documents créés à vos clients. Enfin, il communiquera automatiquement les données comptables qui leur sont liées à l’administration fiscale.
L’utilisation de ce service sera entièrement gratuite.
Bon à savoir
Le PPF reprendra les fonctionnalités de Chorus Pro. Cette plateforme est utilisée depuis 2020 par les entreprises qui travaillent pour des donneurs d’ordre publics.
Le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Si vous ne souhaitez pas utiliser le PPF, vous pourrez aussi opter pour une solution proposée par un prestataire privé. Ces logiciels de facturation électronique sont appelés PDP. Ils devront s’immatriculer auprès de la DGFIP. Surtout, ils devront respecter le cahier des charges publié par cette dernière pour la création et la transmission de factures.
Bon à savoir
De la même manière, la plateforme utilisée pour la réception des factures devra être la PPF ou une PDP. Ce logiciel pourra être différent de celui employé par le fournisseur.
Les factures électroniques devront adopter l’un des trois formats suivants.
Le format hybride (Factur-X).
Le format Universal Business Language (UBL).
Le format Cross Industry Invoice (CII).
Pas de panique : les solutions proposées par les PDP respecteront toutes l’un ou l’autre de ces formats !
Bon à savoir
Factur-X inclut à la fois un fichier XML et un PDF. Contrairement aux autres options, il permet une lecture humaine des factures sous une forme équivalente à celle que l’on connaît. Plus facile à mettre en œuvre, ce format semble mieux adapté aux besoins des petites entreprises.
Les PDP sont des solutions payantes. Néanmoins, elles vous donnent accès à un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires, utiles pour la gestion quotidienne de vos factures. Les gains de temps et d’efficacité offerts par ces logiciels pourraient donc finalement vous permettre de réaliser des économies.
👉 Les principaux critères à prendre en compte pour faire votre choix sont le volume de vos ventes et votre budget. Ainsi, le recours à une solution payante semble superflu si votre activité ne génère que deux factures par mois !
De nouvelles mentions obligatoires
Les obligations légales de la facturation électronique ne se limitent pas au volet technologique. La réforme prévoit également l’intégration de quatre nouvelles mentions obligatoires dans vos factures.
Le numéro SIREN de l’acheteur.
La nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de services).
L’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation.
La mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si vous avez choisi ce régime de TVA.
➡️ Ces différentes informations doivent notamment permettre la préparation automatisée des déclarations de TVA.
Bon à savoir
Ces nouvelles mentions seront incluses automatiquement dans les modèles proposés par le PPF ou les PDP. En utilisant l’une de ces solutions, vous n’avez normalement pas à vous soucier de leur intégration !
Quels sont les avantages de la facturation électronique obligatoire ?
Beaucoup d’entreprises perçoivent la facturation électronique comme une contrainte. Cependant, elle pourrait également leur apporter des bénéfices dans leur gestion quotidienne.
L’utilisation du PPF ou d’une PDP vous garantit tout d’abord d’éditer des factures conformes à la loi. Au-delà de la nouvelle réglementation, vous vous assurez qu’elles comportent l’ensemble des mentions obligatoires.
Bon à savoir
Les textes prévoient une amende qui peut atteindre 15 € par mention manquante ou inexacte. Cette sanction est applicable sur chaque facture non-conforme.
De plus, les plateformes éligibles utilisent des processus sécurisés pour garantir l’intégrité des données. Vos factures courent donc moins de risques d’être interceptées que si vous les envoyez par mail.
Les pouvoirs publics avancent également que l’application de la réforme devrait permettre d’automatiser certaines tâches fiscales. Ainsi, vous devriez pouvoir consacrer bien moins de temps qu’avant à la préparation de vos déclarations de TVA.
De la même manière, on peut imaginer que des passerelles seront rapidement établies avec les logiciels comptables. Une intégration automatique renforcée des factures d’achat offrirait un véritable gain de temps dans la gestion administrative de ces documents.
Enfin, l’usage d’une PDP vous donne accès à un ensemble de fonctionnalités utiles pour le suivi de votre facturation. Votre logiciel peut par exemple vous fournir une vision claire sur vos impayés. Ainsi, vous pourrez relancer vos clients plus rapidement, et donc accentuer vos chances de recouvrer vos créances.
Quelles seront les sanctions du non-respect de la facturation électronique ?
Le législateur a déjà prévu le montant des amendes applicables aux professionnels qui ne se soumettraient pas aux nouvelles obligations. Vous risquez 15 € par facture non-conforme, avec un plafond annuel fixé à 15 000 €.
➡️ Ces sanctions sont assez dissuasives, d’autant plus pour les petites entreprises. Ainsi, vous avez tout intérêt à anticiper la mise en œuvre de la réforme en vous dotant d’outils technologiques adaptés !
Bon à savoir
La loi prévoit également des sanctions pour les entreprises qui manqueraient à leur obligation d’e-reporting, avec un plafond annuel à 15 000 €.
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