Quels sont les frais pouvant être considérés comme des frais professionnels ?
Définition : les frais professionnels du salarié
Les frais professionnels concernent tous les frais engagés pour le compte d’une entreprise par un salarié ou par son dirigeant dans l’exercice de ses fonctions.
Ils sont regroupés en diverses catégories avec chacune des règles spécifiques :
les frais de déplacements professionnels ;
les frais de repas ;
les frais d’hébergement ;
les frais de télétravail ;
les frais de transport ;
les frais de mobilité professionnelle.
Ces frais engagés pour l’entreprise peuvent être remboursés au salarié ou au dirigeant qui les a avancés sous réserve de pouvoir justifier des frais en question.
Bon à savoir
Les frais professionnels s’appliquent aux dirigeants assimilés salariés (exemple : président de SAS ou SASU, gérant minoritaire de SARL).
Les frais professionnels du travailleur indépendant
Petite particularité : si vous êtes travailleur non-salarié (TNS), vous pouvez également déduire de votre résultat imposable les frais que vous engagez pour l’exercice de votre profession.
Dans ce cas, on parle plutôt de déduction des charges professionnelles et non de remboursement des frais pros.
Cette déduction se fait au moment de votre déclaration d’impôt.
Attention
La déduction des charges est possible uniquement si vous êtes dirigeant de l’un des statuts juridiques suivants : EURL, SASU, SAS, SARL, EI… Les auto-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs charges professionnelles. Les frais professionnels des auto-entrepreneurs restent donc à leur charge.
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Quelles sont les deux modalités de remboursement des frais professionnels ?
👉 Le remboursement des frais pros peut intervenir de 2 manières :
via une allocation forfaitaire définie à l’avance ;
des frais « au réel » (toutes les dépenses engagées sont remboursées).
L’employeur peut choisir le mode de prise en charge des frais pros.
Attention
Les remboursements sur la base d’allocation forfaitaire ne s’appliquent qu’aux salariés et pas aux dirigeants. Si vous êtes dirigeant de votre entreprise, vous devez opter pour le régime des frais réels.
Quelles sont les conditions pour obtenir le remboursement des frais professionnels en entreprise ?
Les conditions pour le remboursement des frais au réel
Le remboursement des frais professionnels est possible si vous remplissez ces 3 conditions ✅ :
Les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Les frais ne sont pas exagérés.
Ils peuvent être justifiés.
Bon à savoir
Les salariés disposent de 3 ans pour demander le remboursement d’un frais professionnel à leur employeur. Cependant, il faut mieux transmettre rapidement les justificatifs. L’employeur effectue le remboursement des frais dans un délai raisonnable : en principe, sous 30 jours maximum.
Les conditions pour le remboursement des frais sous forme d’allocation forfaitaire
Les frais remboursés sous cette forme doivent :
Être des dépenses purement professionnelles (et non des dépenses privées, cf. la distinction entre dépenses professionnelles et dépenses personnelles).
L’allocation forfaitaire sollicitée doit correspondre avec la nature des dépenses pour laquelle elle a été utilisée.
Exemple
Vous utilisez le barème des frais de repas pour rembourser un déjeuner d’affaires au restaurant en vue de conclure un contrat avec un client.
Comment demander le remboursement de frais professionnels ?
Pour les frais remboursés sous forme d’allocation forfaitaire
Si le remboursement des frais pros se fait via une allocation forfaitaire, le remboursement est a priori automatique. Le salarié et l’employeur doivent simplement se mettre d’accord en amont.
Il n’y a pas de justificatif à fournir.
Attention
Ne confondez pas avantage en nature et remboursement des frais pro. Les avantages en nature (logement ou voiture de fonction…) font partie du salaire et sont soumis à charges sociales.
Pour les frais remboursés au réel
Si les frais pro sont remboursés au réel, les salariés doivent confier tous leurs justificatifs à leur employeur et les accompagner d’une note de frais. La note de frais récapitule les dépenses effectuées et les informations clés (nom de la personne, date de la dépense, montant, etc.).
Les frais remboursés seront mentionnés sur le bulletin de paie des salariés.
Exemple
Vous pouvez fournir une facture, un ticket de caisse, etc.
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Quels sont les plafonds de remboursements pour les allocations forfaitaires ?
Si vous optez pour le remboursement sous la forme d’allocation forfaitaire, la loi fixe certains plafonds maximums pour bénéficier d’une exonération de charges qui dépendent des frais engagés. Voici les montants à retenir pour 2025.
Frais de repas
Les frais de repas concernent les salariés contraints de devoir prendre leur repas sur leur lieu de travail ou en dehors de celui-ci.
|
Situation |
Montant maximum remboursable |
|---|---|
|
Indemnité de restauration sur le lieu de travail |
7,40 € |
|
Indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise |
10,30 € |
|
Indemnité pour frais de repas au restaurant |
21,10 € |
Frais de transport
L’employeur est peut être tenu de participer aux frais de trajet domicile/travail de ses salariés. Ces derniers peuvent choisir différents modes de transports :
transports en commun ;
vélo ;
voiture…
L’abonnement pour les transports en commun est pris à charge à 50 % par l’employeur de façon obligatoire sauf dérogation.
D’autres frais sont facultatifs comme le remboursement des frais d’utilisation du véhicule personnel ou bien la mise en place d’un forfait mobilités durables. Ce dernier vise à favoriser les modes de transport doux et à éviter l’utilisation de la voiture.
|
Situation |
Prise en charge |
|---|---|
|
Abonnement aux transports en commun |
Prise en charge de 50 % obligatoire |
|
Frais de carburant |
Maximum 300 € |
|
Frais pour un véhicule hybride rechargeable ou un véhicule électrique |
Maximum 600 € |
|
Forfait mobilités durables |
Maximum 600 € |
Bon à savoir
Les frais de déplacement subissent la TVA. Bonne nouvelle : vous pouvez aussi récupérer la TVA sur vos frais de déplacement dans certains cas.
Les indemnités kilométriques
L’employeur peut aussi verser au salarié des indemnités kilométriques quand il est obligé d’utiliser son véhicule pour son travail.
Ces frais dépendent de la puissance fiscale du véhicule, du type de véhicule et de la distance parcourue par an.
|
Jusqu’à 5 000 km |
De 5 001 à 20 000 km |
Au-delà de 20 000 km |
|
|---|---|---|---|
|
3 cv et moins |
d × 0,529 |
(d × 0,316) + 1 065 |
d × 0,370 |
|
4 cv |
d × 0,606 |
(d × 0,340) + 1 330 |
d × 0,407 |
|
5 cv |
d × 0,636 |
(d × 0,357) + 1 395 |
d × 0,427 |
|
6 cv |
d × 0,665 |
(d × 0,374) + 1 457 |
d × 0,447 |
|
7 cv |
d × 0,697 |
(d × 0,394) + 1 515 |
d × 0,470 |
Attention
Les indemnités kilométriques doivent être justifiées.
Frais de grand déplacement
Les frais dits « de grand déplacement » concernent les déplacements des salariés loin de leur lieu de travail habituel. Ces frais sont remboursables uniquement si :
l’éloignement est de plus de 50 km entre le lieu de travail et le domicile sur un trajet (pas sur l’aller-retour) ;
et les transports en commun ne permettent pas de couvrir cette distance en plus d’1h30.
Les frais remboursables varient selon la durée du déplacement et le lieu du déplacement.
|
Dépenses supplémentaires de repas |
Dépenses supplémentaires de logement et de petit-déjeuner (départements 75, 92, 93 et 94) |
Dépenses supplémentaires de logement et de petit-déjeuner (autres départements) |
|
|---|---|---|---|
|
Pour les 3 premiers mois |
21,10 € |
75,6 € |
56,1 € |
|
Du 4e mois au 24e mois |
17,9 € |
64,3 € |
47,7 € |
|
À partir du 25e mois dans la limite de 6 ans |
14,8 € |
52,9 € |
39,3 € |
Bon à savoir
Des remboursements différents s’appliquent si le déplacement a lieu dans les DOM-TOM, à Monaco ou à l’étranger.
Frais de mobilité professionnelle
Ces frais concernent les mutations professionnelles si :
la distance séparant l’ancien logement du nouvel emploi est de plus de 50 km ;
et que celle-ci entraîne un temps de trajet au moins égal à 1h30 (aller ou retour).
Dans ce cas, l’employeur peut alors prendre en compte différents frais incompressibles pour le salarié qui cherche un nouveau logement : hébergement provisoire, frais de déménagement, etc.
|
Indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture |
84 € par jour pour 9 mois maximum |
|---|---|
|
Indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement |
1 683,80 € (personne seule ou couple) |
Frais de télétravail
Les frais de télétravail couvrent différents types de frais :
les frais fixes ou variables liés à la mise à disposition d’un local privé (chauffage, loyer, etc.) ;
la connexion Internet ;
les dépenses d’acquisition de mobilier pour le travail (fauteuil ergonomique, etc.) ;
le matériel informatique et les consommables liés (cartouches d’encre, etc.).
|
Montant maximal par mois pour 1 journée de télétravail par semaine |
10,90 € |
|---|---|
|
Montant maximal par jour |
2,70 € |
|
Limite mensuelle en cas d'indemnité par jour de télétravail |
59,40 € |
Bon à savoir
Si vous êtes micro-entrepreneur, il existe des moyens de financer votre matériel autres que les frais professionnels.
Le régime fiscal et social des frais professionnels déductibles
Employeur : l’exonération de charges sociales
👉 Si l’employeur choisit d’opter pour le système des allocations forfaitaires, il faudra alors respecter les conditions et plafonds des barèmes que nous vous avons exposés ci-dessus pour bénéficier d’une exonération de charges sociales.
👉 Si vous optez pour le remboursement des frais réels, vous devrez justifier des frais avancés et prouver qu’ils ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Lorsque ces conditions sont remplies, les frais pros sont exonérés de contributions et de cotisations sociales.
Attention
Si vous dépassez les limites fixées par l’URSSAF pour le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires, l’exonération de cotisations sociales ne s’applique pas.
Salariés : la déduction des frais pros des impôts
Les frais professionnels ne sont pas imposables. Vous pouvez les déduire de 2 manières :
soit via une déduction forfaitaire de 10 % sur votre rémunération au titre des dépenses à caractère professionnel ;
soit via une déduction des frais réels supportés.
Vous pouvez choisir entre les deux. Si vous estimez que le montant de vos frais dépasse les 10 %, il est recommandé d’opter pour les frais réels.
Pour le remboursement des frais réels, vous devez justifier toutes les dépenses réalisées. Il n’y a pas de plafonds mais les frais ne doivent pas être disproportionnés.
Bon à savoir
En 2025, le montant maximum de la déduction forfaitaire de 10 % est de 14 426 € par salarié.
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