Qu’est-ce que l’océrisation ?
Le terme « océrisation » est dérivé du sigle anglophone OCR, qui signifie Optical Character Recognition. En français, on peut le traduire par « reconnaissance automatique des caractères ».
L’océrisation désigne le fait d’extraire des données textuelles d’un document en analysant et en capturant les caractères qui y sont inscrits, puis de les retranscrire dans un fichier modifiable (TXT, HTML, etc.).
Bon à savoir
Les logiciels OCR effectuent l’ensemble de ces traitements en quelques secondes, quelle que soit la taille du document.
L’océrisation vous aide ainsi à récupérer le contenu d’un fichier informatique non modifiable sans avoir besoin de le recopier manuellement. Démocratisée depuis plusieurs années pour l’exploitation des PDF, elle permet désormais la détection de textes dans des images.
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Quel est l’intérêt de l’océrisation pour un professionnel ?
La technologie OCR ouvre de nombreuses opportunités pour le traitement de fichiers jusqu’alors difficilement exploitables, tels que les PDF. Voici quelques exemples des avantages de l’océrisation pour les entreprises.
Gains de temps et de productivité
L’océrisation permet de retranscrire vos documents professionnels en quelques secondes, même lorsqu’ils comptent plusieurs dizaines ou centaines de pages. Si on voulait confier cette mission à un humain, elle impliquerait de nombreuses heures de travail !
Ainsi, la numérisation et la reconnaissance de texte rendent possible le traitement d’un volume de documents plus important. C’est une solution économique pour le chef d’entreprise, qui peut affecter ses collaborateurs à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des erreurs de copie
Recopier un document grâce à un traitement de texte est une mission peu stimulante intellectuellement. Elle peut aussi s’avérer chronophage, en fonction du nombre de pages à retranscrire. Ces différents facteurs peuvent contribuer à une perte d’attention de la personne à qui cette tâche est confiée, et donc à un risque accru d’erreurs : inversion de chiffres, double saisie, oubli de données, etc.
➡️ En faisant appel à un logiciel OCR, vous limitez ces aléas.
Nouvelles possibilités de recherche
En capturant et en retranscrivant des données textuelles, l’océrisation facilite la recherche d’informations dans un document ou dans un ensemble de fichiers. Certains outils vous permettent de retrouver un justificatif à partir d’un mot-clé. 🔎
Exemple
Vous avez plusieurs fournisseurs d’un même produit, et vous voulez comparer leurs prix ? Il vous suffit de faire une recherche sur la base de sa désignation ou de sa référence pour obtenir l’ensemble des factures d’achat qui l’intègrent. La reconnaissance automatique des caractères permet de retrouver tous les documents qui le mentionnent.
Automatisation de certains traitements
Les données capturées grâce à la technologie OCR sont parfois exploitées directement par le logiciel qui l’intègre. Voici quelques exemples d'usages qui peuvent être utiles à votre entreprise.
L’enregistrement comptable automatique des factures d’achat.
Le traitement numérique des notes de frais.
La capture automatique de l’IBAN sur un RIB.
👉 Plus généralement, l’océrisation peut permettre de capturer les informations de tous les documents professionnels normés.
Bon à savoir
L’application prochaine de la réforme de la facturation électronique devrait atténuer l’intérêt de l’océrisation pour la saisie comptable. L’utilisation de formats normés obligatoires facilitera l’enregistrement automatique de vos achats. Quant aux factures PDF, elles seront bientôt interdites pour les professionnels assujettis à la TVA.
Quels documents professionnels peuvent être océrisés ?
Tous vos documents écrits peuvent faire l’objet d’une océrisation. Voici quelques exemples d’applications pratiques adaptées à la gestion administrative d’une entreprise.
Les factures et devis : la capture des mentions obligatoires peut permettre l’enregistrement automatique de vos achats. Certains logiciels de comptabilité incluent cette fonctionnalité.
Les contrats : ces documents peuvent contenir plusieurs dizaines de pages et leur lecture est souvent peu agréable. Grâce à l’utilisation de la technologie OCR, vous pouvez retrouver une clause spécifique en quelques secondes.
Vos notes professionnelles : l’OCR vous permet de rechercher une information récoltée au cours de vos formations ou de vos réunions d’affaires.
Vos archives papier : l’archivage implique souvent une difficulté d’accès aux documents accrue. Grâce à l’océrisation et à l’archivage électronique, vous pouvez facilement retrouver les contenus dont vous avez besoin.
Attention
Pour un traitement optimal, les documents doivent être facilement lisibles par l’outil OCR. Cela implique de réunir deux conditions.
Une bonne qualité d’image, notamment dans le cadre d’un document scanné.
Une écriture informatique avec une police classique (Times New Roman, Calibri, etc.).
Le traitement de l’écriture manuscrite est possible, mais vous constaterez probablement plus d’erreurs de retranscription !
Comment océriser des factures, devis ou contrats ?
Maintenant que nous avons présenté l’intérêt de l’océrisation, voici des pistes pour la mettre en place dans votre entreprise.
Bon à savoir
Certains logiciels d’océrisation sont adaptés à la reconnaissance de textes dans des langues spécifiques. Pensez-y si vous devez souvent traiter des documents rédigés en anglais, par exemple.
Quels outils ou logiciels utiliser pour océriser des documents ?
Pour obtenir des gains de productivité grâce à l’océrisation, deux options s’offrent à vous.
Les logiciels d’océrisation, dont la fonction première est la reconnaissance et la retranscription de textes.
Des logiciels spécialisés intègrent l’océrisation pour automatiser certains traitements. C’est par exemple le cas des applications comptables qui peuvent extraire le contenu des factures pour les enregistrer directement dans vos livres.
Si vous privilégiez la première solution, voici une sélection des meilleurs outils OCR en 2026.
Adobe Acrobat Pro propose de convertir vos PDF en fichiers Word, Excel ou PowerPoint. Il permet aussi la protection des documents par un mot de passe et le masquage des données confidentielles.
PDFelement est capable de capturer le texte d’un PDF ou d’une image numérisée et de l’extraire vers un fichier Word. Il inclut une fonction de recherche qui supporte une vingtaine de langues différentes.
i2OCR est un outil en ligne qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour capturer les données de fichiers HTML et PDF. Son utilisation est entièrement gratuite.
Quels types de documents peut‑on océriser ?
Différents formats de documents peuvent faire l’objet d’une océrisation.
Des fichiers PDF.
Des documents scannés.
Des photographies.
Des visuels graphiques.
Pour choisir le meilleur logiciel d’océrisation selon vos besoins, soyez vigilant aux formats pris en charge. Votre outil doit permettre le traitement des fichiers que vous utilisez au quotidien.
Bon à savoir
Certains logiciels sont par ailleurs programmés pour extraire des informations de documents spécifiques. L’OCR utilisée par une application comptable est ainsi adaptée au traitement de factures ou de relevés bancaires, mais pas forcément à la lecture de vos contrats.
Bilan : avantages et inconvénients de l’océrisation en milieu professionnel
L’encadré ci-dessous résume les différents avantages et inconvénients liés à l’usage de la technologie OCR pour traiter vos documents professionnels.
Possibilité de récupérer le contenu textuel d’un fichier en quelques secondes.
Permet la conversion d’un PDF en texte modifiable.
Facilite la recherche d’informations dans un document long.
Automatise des tâches chronophages et rébarbatives (recopie, saisie comptable, etc.).
Simplifie la gestion des factures des auto-entrepreneurs et des sociétés.
Permet des gains de productivité.
Favorise l’automatisation des flux documentaires.
Précision variable selon la qualité du document et la clarté de l’écriture.
Implique l’utilisation de logiciels, souvent payants.
Les outils OCR ne sont pas toujours compatibles avec tous les formats de fichiers.
Risques en matière de protection des données extraites.
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