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Tout savoir sur la gestion des notes de frais

3 min. de lecture
Mis à jour le 30 Octobre 2023
obligation Notes de frais justificatif société
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En résumé

  • Les notes de frais sont fréquentes en entreprise. Elles permettent aux salariés ou au dirigeant d’obtenir le remboursement d’une dépense engagée pour le compte de l’entreprise.

  • Pour bien les gérer, vous pouvez définir une politique de dépenses, choisir un mode de remboursement adapté ou encore utiliser un logiciel de gestion.

  • Et si vous avez besoin d’ajouter une note de frais depuis votre compte pro en ligne Propulse, on vous explique comment faire.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document récapitulant une dépense effectuée par un collaborateur pour le compte de l’entreprise.

Elle contient le ou les justificatifs de la dépense (facture, reçu, ticket de caisse…). Elle comporte a minima des informations sur la date de la dépense, son montant, le motif ainsi que l’identité du salarié. Selon le type de dépense, certaines mentions sont obligatoires.

Exemple

Exemples de notes de frais : des frais de restaurant, des frais de déplacement comme un billet de train ou des frais kilométriques, des frais d’hébergement pour un voyage d’affaires comme une nuit d’hôtel…

✅ Le but de la note de frais : obtenir le remboursement de la dépense effectuée pour le compte de l’entreprise. C’est possible si la dépense remplit 3 critères :

  • La dépense a un caractère professionnel et est effectuée dans l’intérêt de l’entreprise.

  • La dépense est justifiée par une facture et une note de frais.

  • La dépense est proportionnée, c’est-à-dire raisonnable.

Peut-on faire des notes de frais en auto-entrepreneur ?

L’établissement de notes de frais concerne la plupart des entreprises. Mais ce n’est pas le cas de toutes : si vous êtes en micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas établir de notes de frais. 

Et c’est logique : en micro-entreprise, vous ne pouvez déduire aucune charge de votre chiffre d’affaires en raison de votre régime fiscal (micro-BIC ou micro-BNC). Avec ce régime, vous bénéficiez déjà d’un abattement forfaitaire pour vos frais professionnels.

L’établissement de notes de frais depuis votre compte pro micro-entrepreneur est donc inutile. Toutes les dépenses que vous effectuez pour le compte de votre entreprise restent à votre charge.

⭕️ La seule exception concerne les frais de débours, c’est-à-dire des dépenses effectuées au nom et pour le compte d’un client.

Une bonne gestion des notes de frais : nos 5 conseils

1. Utilisez un compte bancaire pour vos notes de frais séparé de votre compte personnel

Premier conseil pour bien gérer vos notes de frais : commencez par séparer votre compte personnel de votre compte pro en ligne si ce n’est pas encore le cas.

Pour rappel, ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle est une obligation légale dès que l’entreprise individuelle (EI) dépasse les 10 000 € de chiffre d’affaires pendant 2 années civiles consécutives. Ce compte peut être un compte personnel ou un compte professionnel.

Par ailleurs, si la forme juridique de votre entreprise est une société à capital (SA, SAS, SARL, SASU, EURL…), posséder un compte professionnel est incontournable dès la création de l’entreprise.

Bon à savoir

💸 Vous pouvez limiter les frais d’un compte pro en optant pour des comptes pro en ligne comme Propulse qui proposent des tarifs attractifs tout en vous permettant de gérer vos notes de frais !

2. Choisissez un mode de remboursement des notes de frais

L’entreprise doit dès le début définir des règles pour que le salarié sache comment se faire rembourser les dépenses professionnelles.

Commencez déjà par décider d’un mode de remboursement des frais engagés par les employés. 2 possibilités :

  • Le remboursement au forfait : l’entreprise détermine un montant fixe de remboursement en prenant appui sur un barème de l’URSSAF. S’il dépasse le forfait, il doit mettre au bout.

  • Le remboursement des frais réels : l’entreprise rembourse le montant exact de la dépense effectuée.

👉 L’employeur peut choisir les modalités de remboursement qui lui semblent les plus adaptées.

3. Définissez une politique de gestion des dépenses professionnelles dans l’entreprise

Communiquez également aux salariés la politique de dépenses de l’entreprise concernant les notes de frais. Vous pouvez évoquer :

  • le type de frais accepté ;

  • la procédure permettant de demander un remboursement ;

  • la date butoir pour transmettre une note de frais ;

  • le plafonnement de certaines dépenses…

L’URSSAF fixe d’ailleurs des montants maximums de remboursement pour certaines dépenses. Les notes de frais respectant les seuils fixés par l’URSSAF ou l'administration fiscale sont exonérées de cotisations sociales pour l’entreprise.

Exemple

Déterminer clairement sa politique de dépense permet à l’entreprise de planifier les dépenses des salariés dans son budget.

Par exemple : 80,50 € par jour pour compenser les dépenses d’hébergement et de restauration provisoires ou 20,20 € par personne pour les frais de repas au restaurant (montants 2023).

4. Utilisez un logiciel de gestion des notes de frais

Le logiciel de notes de frais est un incontournable en entreprise pour simplifier grandement la gestion de vos notes de frais et gagner du temps. 

En effet, la gestion des notes de frais peut vite tourner au casse-tête pour les salariés et leur faire perdre du temps de travail. Et c’est pareil pour l’employeur s’il opte pour une saisie manuelle des notes de frais sur Excel !

👉 Un outil de gestion des notes de frais vous permettra de :

  • Numériser vos notes de frais en quelques secondes en les prenant en photo.

  • Faciliter la saisie des notes de frais par le salarié (par exemple, avec un modèle de note de frais) et par le service compta.

  • Profiter de fonctionnalités d’automatisation. Certaines solutions de gestion des notes de frais intègrent un outil de scan intelligent pour pré-remplir les informations. Il est aussi possible d’accélérer le remboursement des dépenses engagées grâce à une connexion automatique à votre banque professionnelle.

  • Conserver et sécuriser vos notes de frais de façon dématérialisée. Dématérialiser ses notes de frais est essentiel pour réduire les risques de perte.

  • Analyser vos dépenses : les logiciels de notes de frais sont capables d’analyser les dépenses faites pour que vous puissiez les optimiser et les prévoir.

5. Effectuez la comptabilité de votre note de frais correctement

Dernière étape, vous devez intégrer la note de frais à votre comptabilité avec les bonnes écritures comptables pour éviter les amendes en cas de contrôle de l’URSSAF. La première chose à faire est de saisir le montant dans le journal des achats.

Remplissez ensuite le compte de charges. Ce dernier peut varier selon la dépense effectuée : missions, réceptions, voyages et déplacements…

Faites ensuite figurer les remboursements aux salariés dans le compte 421 « personnel - rémunérations dues » ou le compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs ».

Si le remboursement concerne le dirigeant de l’entreprise, il doit être inscrit au compte de l’exploitant pour une EI ou sur le compte courant d’associés pour une société.

Bon à savoir

⏳ L’entreprise doit rembourser le salarié dans un délai maximum de 5 ans. Mais habituellement, l’entreprise rembourse le salarié en fin de mois ou sous 30 jours.

Comment puis-je ajouter une note de frais à mon compte Propulse ?

Vous souhaitez ajouter une note de frais à votre compte Propulse by CA ? Voici la marche à suivre :

  • 1️⃣ Rendez-vous dans l'onglet « comptes ».

  • 2️⃣ Sélectionnez la transaction visée.

  • 3️⃣ Cliquez sur « ajouter un justificatif ».

  • 4️⃣ Choisissez entre « scanner une facture » ou « choisir une facture Propulse » ou bien importez directement le document depuis votre bibliothèque d’images.

  • 5️⃣ Ajoutez votre document.

  • 6️⃣ Modifier les informations de votre justificatif si besoin (TVA…). Attention : la TVA n’est pas toujours déductible pour certaines dépenses (exemple : les indemnités kilométriques).

Bon à savoir

Aucun justificatif n’est nécessaire pour effectuer un virement de votre compte pro vers un compte personnel.

Questions fréquentes

Article mis en ligne le 30 Octobre 2023