Gestion des mandats de prélèvement SEPA : fonctionnement et bonnes pratiques

Qu'est-ce qu'un mandat SEPA ?

Définition et rôle du mandat de prélèvement SEPA

Le mandat de prélèvement SEPA est le document par lequel un débiteur (le client) autorise un créancier (le fournisseur) à prélever de l’argent sur son compte. Autrement dit, il est indispensable pour que le fournisseur puisse obtenir le paiement de ses factures par ce biais. En l’absence d’un mandat, il ne peut pas collecter lui-même ses créances sur le compte de son client.

Le mandat SEPA formalise donc une autorisation de prélèvement, qui peut être soit :

• ponctuelle, c'est-à-dire qui ne couvre qu’un paiement unique ;

• récurrente, c'est-à-dire accordée pour une série de règlements, sans que le montant soit défini à l’avance, et sans qu'il ne soit utile de prévoir une durée déterminée.

Quels sont les différents types de mandats de prélèvements SEPA ?

Mandat de prélèvement SEPA Core

Le mandat de prélèvement SEPA Core est une autorisation donnée par un client particulier à un créancier professionnel, l'autorisant à prélever les sommes dues au titre de factures, d'abonnements ou de services.

Pour être valide, un mandat SEPA Core doit comporter certaines mentions obligatoires :

• le titre « mandat de prélèvement SEPA » ;

• les coordonnées du créancier (nom ou dénomination sociale, adresse) ;

• l’identité du débiteur ;

• les identifiants bancaires du débiteur (IBAN professionnel et parfois BIC) ;

• le numéro d'identifiant du créancier SEPA (ICS) remis à chaque bénéficiaire de prélèvements SEPA ;

• la référence unique du mandat (RUM) qui est un numéro unique attribué au mandat SEPA ;

• la date et la signature ou la validation électronique du débiteur ;

• les mentions contractuelles (clauses spécifiques au mandat de prélèvement SEPA Core).

Mandat de prélèvement SEPA interentreprises ou B2B

Le mandat de prélèvement SEPA interentreprises ou B2B (Business-to-Business) est une autorisation donnée par un débiteur professionnel à un créancier professionnel, afin de permettre le prélèvement de sommes sur son compte bancaire dans le cadre de transactions entre entreprises.

Pour être valide, le mandat SEPA B2B doit comporter les mêmes mentions obligatoires que le mandat de prélèvement SEPA Core. Seules les mentions contractuelles changent.

Pourquoi le créancier doit-il créer un mandat SEPA ?

S'il revient au créancier de créer un mandat SEPA, celui-ci profite ensuite aussi bien au créancier qu'au débiteur.

Ainsi il permet :

• d'obtenir et de prouver que le débiteur a autorisé le créancier à prélever son compte ;

• l’exécution des prélèvements : sans mandat valide, le créancier ne peut pas lancer légalement de prélèvement SEPA ;

• de sécuriser les paiements : il réduit les risques de fraude grâce à l'identification possible de l’origine d’un prélèvement avec la RUM et l’ICS ;

• de faciliter les paiements récurrents du débiteur : un seul mandat peut permettre plusieurs prélèvements dans le temps ;

• d'automatiser la gestion financière de l'entreprise : ils peuvent être intégrés dans des logiciels de gestion comptable, et par conséquent permettre le suivi des autorisations, la gestion des rejets, voire même les modifications.

Comment gérer un mandat de prélèvement SEPA ?

Conserver les données et stocker le mandat de prélèvement SEPA

Tous les mandats signés sur papier doivent être conservés de façon sécurisée par le créancier, sous leur format original ou numérisé (à condition que le procédé utilisé garantisse leur valeur probatoire conformément aux règles nationales en vigueur).

Pour les mandats établis électroniquement, leurs données doivent être stockées intactes par le créancier et doivent être protégées contre toute modification non autorisée.

Mettre à jour et modifier le mandat SEPA

Au cours de sa durée de vie, un mandat SEPA peut nécessiter des mises à jour. Il incombe au créancier d'en modifier les informations dès lors qu'un changement intervient, par exemple en cas de nouvel IBAN, de changement d'adresse ou de nouvelles coordonnées communiquées par le débiteur.

Les modifications doivent ensuite être enregistrées et conservées.

Contrôler régulièrement la validité du mandat SEPA

Il est également nécessaire d'effectuer des contrôles réguliers afin de s'assurer de la validité des mandats SEPA dont vous disposez en tant que créancier, par exemple en identifiant les mandats devenus inactifs, révoqués ou susceptibles de devenir caducs.

Cela permet notamment :

• de limiter les risques de rejet de prélèvement ;

• et d'identifier les mandats inactifs.

Que se passe-t-il en cas de révocation d'un mandat SEPA ?

Le mandat SEPA peut être révoqué à tout moment par le débiteur. L'autorisation donnée au créancier de prélever des sommes sur son compte prend fin.

En revanche, les obligations de paiement du débiteur ne disparaissent pas. Si la révocation met fin au mode de paiement par prélèvement, elle n'efface pas pour autant la dette éventuelle. Le débiteur devra régler les sommes dues par un autre moyen (virement, carte bancaire, chèque).

La création d'un nouveau mandat est nécessaire si le débiteur souhaite recommencer à autoriser des prélèvements SEPA au profit du même créancier.

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