La transmission des factures par voie électronique est admise pour tout type d'opérations, sous réserve de l'acceptation du destinataire. Les factures créées, transmises, reçues et archivées sous forme électronique tiennent lieu de facture d'origine.
Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue par une facture électronique. En effet, elle est considérée comme une facture papier sauf pour les factures émises jusqu'au 31 décembre 2014 avec une signature électronique et conservées par l'émetteur sous format papier et électronique. La tolérance est prolongée jusqu'au 1er janvier 2019 pour les PME et jusqu'au 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises..
L'émetteur et le récepteur de la facture devront assurer l'authenticité de l'origine (identité de l'émetteur), l’intégrité du contenu (facture d’origine non modifiée), et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Ces conditions peuvent être assurées au choix :
Au moyen d'une signature électronique fondée sur un certificat qualité et créée par un dispositif sécurisé de création de signature ;
Par l'utilisation d'échange de données informatisées répondant aux normes prévues par le code général des impôts ;
Ou, par toute autre solution technique sous réserve de mettre en place des contrôles documentés et permanents permettant une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de bien ou prestation de services qui en est le fondement.
Les factures papier émises (de vente) peuvent être conservées sur support informatique en respectant les conditions mentionnées à l'article A. 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales (LPF) aux fins de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation.
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