Comprendre et émettre une facture d'acompte (Exemple)

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

La facture d’acompte est un document émis avant la réalisation d’une vente par un commerçant ou un prestataire. Elle prévoit le versement d’un acompte, c’est-à-dire d’une avance sur le prix des biens ou des services.

La perception de cette somme présente un double avantage pour le fournisseur.

1️⃣ Tout d’abord, elle sécurise le paiement du prix de la prestation concernée. En effet, il encaisse une partie du règlement avant son exécution.

2️⃣ Deuxièmement, l’acompte améliore la trésorerie de la société et réduit son besoin en fonds de roulement (BFR). En effet, il permet la perception anticipée d’une fraction de ses créances clients. Ces fonds peuvent notamment servir à la couverture des dépenses nécessaires à la réalisation de la prestation, ou à la production du bien vendu.

💡Ce versement préliminaire n’est pas non plus dénué d’intérêt pour le client. En effet, il engage le fournisseur à réaliser la prestation ou à livrer le bien concerné. Souvent réglé après la signature d’un devis ou d’un contrat, il sécurise donc l’exécution de la vente pour chaque partie.

Quand doit-on émettre une facture d’acompte ?

Le versement d’un acompte n’est jamais obligatoire, quelle que soit la nature de la prestation fournie. Néanmoins, il est fortement recommandé pour les commandes qui remplissent une ou plusieurs des conditions suivantes :

• Vous n’avez jamais travaillé pour le client en question.

• Vous avez déjà rencontré des difficultés pour obtenir le paiement de factures auprès de cet acheteur.

• Le montant de la transaction est particulièrement élevé.

• Vous avez besoin de liquidités pour couvrir les dépenses nécessaires à la réalisation de l’objet de la vente.

➡️ Plus globalement, on peut percevoir l’acompte comme un outil de gestion financière. Vous pouvez notamment l’actionner lorsque votre trésorerie est tendue.

Quelles mentions obligatoires doit-on inclure sur une facture d’acompte ?

Les éléments à y inclure sont assez proches de ceux qui doivent être intégrés dans une facture classique. Ainsi, vous devez renseigner :

• La mention « facture d’acompte » ;

• Les informations concernant le vendeur (dénomination sociale, montant du capital, numéro SIREN et adresse du siège social) ;

• Les informations sur l’acheteur (dénomination sociale, numéro SIREN et adresse du siège social) ;

• Le numéro de la facture ;

• Sa date d’émission ;

• La référence au devis, au contrat ou au bon de commande correspondant ;

• La désignation de la prestation ou du bien objet de la vente ;

• Le montant HT et TTC ;

• Le taux de TVA applicable.

Comment rédiger une facture d’acompte (exemple) ?

La présentation d’une facture est similaire, qu’elle prévoie un acompte ou qu’elle soit établie après l’achèvement de la prestation. La principale différence réside dans la mention « facture d’acompte », qui est généralement placée dans la partie supérieure du document.

👉Voici un exemple de facture d’acompte, que vous pouvez reprendre pour vos clients.

💡Si vous utilisez un tableur pour préparer vos factures de micro-entrepreneur, vous pouvez simplement reprendre votre template habituel en y ajoutant la mention « facture d’acompte ». Ainsi, vous conserverez une certaine cohérence dans la mise en forme des documents transmis à vos clients !

Que se passe-t-il à l’issue de la vente ?

Après la livraison ou l’achèvement de la prestation, vous devez établir la facture finale dans un délai raisonnable. Elle doit mentionner les acomptes versés, avec le numéro des pièces comptables correspondantes. Ces informations apparaissent dans le corps de la facture, en dessous de la désignation du bien ou du service fourni.

👉 Le montant de la vente est réduit des sommes déjà réglées, pour parvenir au solde à payer.

Comment traiter une facture d’acompte en comptabilité ?

L’établissement de la facture ne donne lieu à aucun enregistrement obligatoire.

En revanche, l’acompte doit être reporté en comptabilité au moment de son règlement. Vous ne devez pas attendre le début ou l’achèvement de la prestation concernée.

Enregistrements pour le fournisseur

Lorsque vous encaissez un acompte de l’un de vos clients, vous devez enregistrer l’écriture suivante pour le montant TTC :

• Débitez le compte 512 — Banque.

• Créditez le compte 4191 — Clients Avances et acomptes reçus sur commande.

💡Si votre facture est soumise à TVA, vous devez passer une deuxième écriture, pour le montant de la taxe perçue :

• Débitez le compte 44587 — TVA sur factures à établir.

• Créditez le compte 44571 — TVA collectée.

Au moment de la facturation finale, vous enregistrez le produit de la vente au crédit. En contrepartie, vous devez débiter le compte 4191 pour les sommes versées par anticipation. La différence correspond au solde de la créance, qui est reporté dans le compte 411 — Client.

Enregistrements pour le client

Si vous êtes le client qui reçoit une facture d’acompte, le fonctionnement est similaire. Néanmoins, vous constatez une dette, et non pas une créance.

Vous devez ainsi passer les écritures suivantes :

1️⃣ Enregistrement de l’acompte :

• Débitez le compte 4091 — Fournisseurs avances et acomptes versés sur commandes.

• Créditez le compte 512 — Banque.

2️⃣ Enregistrement de la TVA :

• Débitez le compte 4456 — TVA déductible.

• Créditez le compte 44586 — TVA sur factures non parvenues.

3️⃣ Enregistrement de la facture finale :

• Débitez le compte 44586 — TVA sur factures non parvenues (pour la TVA portant sur l’acompte).

• Débitez le compte 4456 — TVA déductible (pour le solde de la TVA non encore encaissé).

• Débitez le compte de classe 6 adapté (pour le prix HT du bien ou de la prestation).

• Créditez le compte 4091 — Fournisseurs avances et acomptes versés sur commandes (pour le montant de l’acompte TTC).

• Créditez le compte 401 — Fournisseurs (pour le solde restant à payer).

Que faire en cas d’annulation après une facture d’acompte ?

Pour lutter contre les fraudes, la loi interdit la suppression d’une facture, quelle que soit sa nature. Ainsi, vous ne pouvez pas vous contenter de détruire votre facture d’acompte, même si elle est devenue sans objet.

Pourtant, cette situation peut survenir dans différents cas de figure :

• La transaction n’aboutit finalement pas.

• Il existe un désaccord avec le client.

• Vous lui octroyez un geste commercial.

• La facture comporte une ou des erreurs.

💡Dans ce cas, vous pouvez néanmoins établir un avoir d’acompte. Il peut porter sur la totalité de la somme facturée, ou sur une partie seulement. Sa présentation est identique à celle d’un avoir classique.

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