Comment faire une facture ? (Modèle gratuit à télécharger)
Comptabilité
10 Octobre 2024
Facture échue : Que faire et comment la gérer ?
4 min. de lecture
Mis à jour le 10 Octobre 2024
Sommaire
Compte pro 100% en ligne qui s'occupe des devis et factures
En résumé
Une facture échue est une facture dont le paiement n’est pas parvenu à la date limite accordée.
L’entreprise doit relancer le client dès que la facture est échue pour éviter tout impayé. La bonne gestion de sa trésorerie en dépend.
Pour éviter d’avoir des factures échues impayées, l’entreprise doit se montrer vigilante et se doter d’outils de facturation simples avec alertes au premier retard.
Ensuite, un processus précis de relance est à mettre en place dans l’entreprise pour obtenir rapidement le paiement des factures échues, sans remettre en cause la relation commerciale avec le client.
Qu'est-ce qu'une facture échue ?
Définition
Une facture échue est une facture non payée, dont le délai de paiement arrive à son terme.
Que signifie paiement à terme échu ? Paiement à échoir ? Le paiement à terme échu indique que le client doit payer a posteriori la prestation ou la vente. C’est le cas des salaires par exemple : l'employé travaille et est payé en fin de mois pour la période réalisée.
Par opposition, le paiement à échoir indique que client et fournisseur se mettent d’accord l’émission d’une facture avant la réalisation de la prestation ou de la vente. Cette option existe en cas de risques forts d’impayés ou d’achat important en amont de la vente.
Enjeux
La surveillance des factures échues est importante pour toute entreprise, de manière régulière. Une facture à terme échue devient une facture impayée. La trésorerie de l’entreprise s’en trouve affectée, tout comme les relations commerciales avec le client. Il est temps de relancer votre client sans attendre.
Quels sont les délais légaux pour payer une facture ?
Rappelons que la facturation est obligatoire entre professionnels. Parmi les mentions obligatoires d'une facture figure le délai de paiement (ou la date de paiement prévue).
Entre professionnels, l’article L 441-10 du code de commerce prévoit un délai de paiement de 30 jours par défaut. Il peut toutefois passer à 45 jours fin de mois pour les factures périodiques, voire 60 jours.
En réalité, les professionnels se mettent d’accord sur le calcul du délai de paiement : paiement comptant ou paiement à 30 jours, voire plus dans certains secteurs d’activité.
Il est donc important de bien indiquer dans vos conditions générales de vente et sur vos devis, documents commerciaux et factures le délai de paiement accordé. Cette obligation d’information sur le délai de paiement des factures est impératif pour réclamer ensuite le paiement d’une facture échue.
Bon à savoir
Les délais de paiement d’une facture figurent dans toute facture, que celle-ci soit émise par le fournisseur ou que ce soit une facture créée par le client sur mandat, que ce soit une facture électronique ou une facture papier.
Quelles solutions pour recouvrer une facture échue ?
La gestion des factures échues doit occuper l’esprit d’un entrepreneur. C’est la clé d’une saine gestion et d’une trésorerie optimisée.
Comment gérer les dates d’échéance des factures ?
La plupart des outils et logiciels de facturation offrent un suivi des factures émises.
Vous pouvez utiliser votre compte professionnel Propulse by CA pour créer une facture. Vous pourrez ensuite en suivre le paiement directement depuis l’application de votre compte bancaire. Une alerte vous informe de toute facture échue non payée. La facture échue passe alors en facture en retard.
Il est temps de relancer le paiement de la facture sans plus attendre. Attendre n’est jamais la bonne solution pour votre trésorerie.
Ces systèmes simples permettent de suivre une facture de micro-entrepreneur aussi facilement qu’une facture de PME, sans multiplier les logiciels et outils.
Comment relancer un client pour une facture échue ?
Un simple appel au service comptable de votre client ou un simple email de relance automatisé ou personnalisé constitue la première relance amiable. Elle ne met pas en péril votre relation commerciale. Très souvent, elle suffit à déclencher le paiement d'une facture échue.
A défaut de réponse positive ou de paiement, il convient de réagir rapidement avec un courrier formel de relance de facture échue. Un délai de réponse court est nécessaire puisque la facture est déjà échue. Il ne s’agit pas de redonner 30 jours à votre client.
Une véritable mise en demeure rappelle la date de paiement prévue, le montant à payer et donne en général une semaine, avant d‘engager des poursuites judiciaires.
Toute entreprise peut également faire appel à une société de recouvrement pour gérer ses factures impayées ou à de l’affacturage.
Bon à savoir
La sélection des bons et mauvais payeurs fait partie de la vie de l’entreprise. Certains clients abusent des délais de paiement et attendent systématiquement une mise en demeure pour payer. Vous pouvez alors avoir intérêt à chercher d’autres clients pour les remplacer.
Comment obtenir le paiement d’une facture échue ?
Vos échanges avec vos clients doivent vous permettre d’obtenir des raisons ou des justifications du retard de paiement : simple oubli, difficulté passagère de trésorerie, désaccord sur le montant ou le bien-fondé de la facture, etc.
En fonction des réponses apportées et de la relation avec chaque client, vous pouvez mettre en place un échéancier de paiement sur lequel s’engage le débiteur.
Il est également possible de sous-traiter le paiement de la facture à une société d’affacturage ou un service de recouvrement. La relation commerciale s’en trouve généralement affectée.
En cas de désaccord sur la facture, que ce soit sur son montant ou sur son objet, plusieurs solutions sont envisageables :
si un devis a été signé, aucune contestation n’est possible sur le montant
si le client conteste la qualité de la prestation délivrée ou du produit livré, écoutez ses arguments et gérer un geste commercial éventuellement ou alors ce genre de dossier finit au tribunal
Existe-t-il des pénalités légales pour une facture échue ?
Les pénalités de retard
Parmi les mentions obligatoires de la facture figurent les pénalités de retard. Les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain d’une facture échue. Nul besoin d’émettre un rappel, elles sont dues de plein droit, sans besoin d’une décision judiciaire.
En cas de discordance entre la date de paiement figurant sur la facture et celle des CGV, ce sont les mentions de la facture qui l’emportent.
Le taux des pénalités de retard dépend du taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE), qui change tous les semestres. On ajoute 10 % au taux de la BCE. Par exemple, pour le second semestre 2024, le taux des pénalités de retard est de 14,5 %.
Les parties sont libres de prévoir un autre taux. Toutefois il ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (soit 14,76 % au second trimestre 2024).
Bon à savoir
Le taux des pénalités de retard s'applique sur le montant TTC de la facture impayée.
Exemple de calcul des pénalités de retard sur une facture échue :
Intérêt de retard = montant de la facture impayée X taux d'intérêt X nombre de jours de retard / 365
L’indemnité forfaitaire de recouvrement
En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’applique également. D’un montant de 40 €, elle doit figurer dans les CGV et sur la facture. L’entreprise peut prévoir une indemnisation supplémentaire sur justificatifs dans ses documents commerciaux. L’indemnité forfaitaire de recouvrement n’est pas soumise à la TVA et est due même en cas de paiement partiel de la facture échue.
Comment éviter d’avoir des factures échues ?
Premier point : facturez rapidement vos clients. Dès la livraison des biens vendus, dès la fin de la prestation, émettez la facture. Ainsi, un délai de facturation court évite d’impacter votre trésorerie.
Deuxième point : équipez votre entreprise d’outils simples et efficaces. Un logiciel de facturation avec alerte dès que la facture est échue et envoi d’emails de relance personnalisés sur un simple clic facilite la gestion. Mieux encore, avec votre compte pro Propulse by CA, vous pouvez gérer vos factures et devis directement depuis votre application mobile.
Troisième point : mettez en place des processus de recouvrement et de gestion des impayés précis. Par exemple :
un email de relance automatisé le lendemain de l’échéance de la facture,
un appel ou un courrier de relance 8 jours plus tard,
une mise en demeure après une semaine,
la transmission du dossier à une société de recouvrement en fin de mois, etc.
Cette procédure doit être formalisée avec les dates, les acteurs dans l’entreprise (qui fait quoi, qui alerte qui, à quel moment, etc.).
Quatrième point : décidez de la manière de gérer une facture impayée : action judiciaire ou société de recouvrement.
Surveiller les factures échues évitent des déconvenues et du stress. Rassurez-vous, le paiement se passe sans accroc la plupart du temps.
Questions les plus posées
Article mis en ligne le 10 Octobre 2024
Voir aussi
