Faut-il changer de logiciel pour la réforme de la facturation électronique ?
La réforme de l’e-invoicing peut impliquer un changement de logiciel de facturation. Pour déterminer si vous êtes soumis à cette obligation, vous devez savoir si votre application actuelle s’est mise en conformité avec les exigences de la nouvelle réglementation.
L’obligation légale d’utiliser une plateforme agréée
La réforme de la facturation électronique (RFE) vous oblige à vous doter d’un logiciel d’e-invoicing. L’administration fiscale établit ainsi une liste de plateformes agréées, qui sont les seules habilitées à émettre des factures conformes à la nouvelle réglementation.
👉 En réalité, vous avez deux options.
Choisir directement une plateforme agréée (PA).
Utiliser un opérateur de dématérialisation (OD), qui n’a pas été approuvé par l’administration, mais qui s’appuie sur une PA pour proposer une solution compatible avec la RFE.
💡 Les PA s'engagent à respecter les normes en vigueur. Elles doivent notamment utiliser l'un des trois formats structurés de factures autorisés par la loi (Factur-X, CII et UBL).
Bon à savoir
La RFE s’adresse à tous les acteurs économiques assujettis à la TVA en France, ce qui inclut les entreprises au régime de franchise. Les micro-entrepreneurs doivent aussi se conformer à la facturation électronique.
Un changement contraint si votre logiciel n'est pas agréé
Pour déterminer si vous pouvez conserver votre logiciel de facturation après l’entrée en vigueur de la réforme, vous devez d’abord vous demander s’il figure sur la liste des PA. Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous pour savoir s’il a noué un partenariat avec une plateforme agréée pour proposer une solution compatible.
Bon à savoir
Les opérateurs de dématérialisation peuvent afficher un label « Solution compatible » sur leurs supports de communication, notamment sur leur site internet.
👉 Il existe alors deux possibilités.
Votre logiciel est une PA ou un OD : vous pouvez le conserver. Néanmoins, rien ne vous empêche d’en changer malgré tout.
Votre outil ne fait pas partie des solutions compatibles : vous devez vous mettre en quête d’un nouveau logiciel de facturation qui assurera votre conformité avec la réforme.
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Calendrier de la réforme de la facturation électronique (micro-entreprise, TPE et PME)
Pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, l’entrée en vigueur de vos nouvelles obligations intervient en deux temps.
Le 1er septembre 2026 : l’e-invoicing s’applique à vos achats. Concrètement, vous devez utiliser un logiciel qui vous permet de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs, s’ils en émettent.
Le 1er septembre 2027 : la réforme s’étend à vos ventes. Vous devez émettre des factures électroniques pour vos clients B2B et communiquer vos données de transaction pour vos ventes à des particuliers ou à des opérateurs étrangers (e-reporting).
➡️ Même si l’essentiel des obligations ne vous concerne qu’en 2027, vous devez vous doter d’une plateforme agréée dès le 1er septembre 2026.
Peut-on changer de logiciel de facturation électronique ?
Le choix d’une plateforme agréée ne vous engage pas à vie. Si vous souhaitez transférer vos processus de facturation vers un nouvel outil, vous pouvez changer de logiciel à tout moment.
Vous pouvez mettre en œuvre cette démarche pour répondre à des motivations variées :
votre application de facturation a perdu son statut de PA ou son partenariat avec une PA : elle n’est plus une solution conforme à la RFE ;
votre activité s’est développée et votre logiciel ne répond plus à vos besoins ;
vous souhaitez bénéficier de nouvelles fonctionnalités ;
vous recherchez un outil moins cher.
Dans ces situations, vous pouvez consulter les conditions de résiliation de votre offre actuelle et vous mettre en quête d’une nouvelle application de facturation.
Bon à savoir
Certains moments sont plus propices que d’autres pour mettre en œuvre un changement de logiciel de facturation électronique : au début d’un nouvel exercice comptable, au cours d’une période creuse pour votre activité, etc.
Comment changer de logiciel de facturation électronique ?
Réussir votre changement de logiciel de facturation électronique implique de suivre plusieurs étapes.
Étape 1 : Définir vos besoins en matière d’e-invoicing
Pour commencer, vous devez définir vos besoins, qui vous aideront ensuite à lister les critères de choix de votre nouvel outil. Partez de la raison qui vous pousse à rechercher un autre logiciel, par exemple :
un prix trop élevé ;
une utilisation trop complexe ;
la nécessité de bénéficier de fonctionnalités non prises en charge par votre application actuelle ;
un service client difficile à joindre.
Quelle que soit la motivation de votre changement de logiciel de facturation électronique, votre nouvel outil doit permettre d’y répondre. Plus largement, cette transition doit être l’occasion de vous interroger sur les fonctionnalités ou critères dont vous aimeriez bénéficier.
Bon à savoir
Vous pouvez hiérarchiser vos besoins en les distinguant selon leur niveau d’importance. Vous pouvez par exemple effectuer ce travail sous la forme d'un tableau, qui vous fournira un outil visuel auquel vous référer au cours de vos recherches de logiciel.
Étape 2 : Choisir son nouvel outil de dématérialisation des factures
Vous devez ensuite vous mettre en quête de votre nouveau logiciel de facturation électronique. Que votre changement soit contraint ou voulu, profitez-en pour sélectionner l’application qui répond le mieux à vos besoins.
Les critères de choix de votre solution de facturation en ligne
Vous pouvez prendre différents critères en considération au moment de choisir votre logiciel de facturation électronique.
Les fonctionnalités incluses (signature électronique des devis, conversion des devis en factures en un clic, liens de paiement sur les factures, etc.).
Les éventuelles solutions additionnelles : comptabilité, compte pro, etc.
Les limites de la formule étudiée.
La simplicité d’utilisation.
L’existence de ressources ou de formation pour favoriser une adoption fluide.
La qualité du support technique.
Le prix de l’abonnement.
Bien sûr, la conformité légale constitue un critère non négociable. Votre nouveau logiciel doit impérativement figurer parmi les PA ou les solutions compatibles avec la réforme.
Bon à savoir
Consultez également les conditions des formules supérieures proposées par l’éditeur si vous anticipez une croissance de votre activité. Vous pourrez ainsi changer d’offre en conservant le même logiciel si vos besoins évoluent.
Arbitrage entre plateforme de facturation électronique gratuite ou payante
Parmi les critères présentés, l’un d’entre eux est important pour de nombreux entrepreneurs : le coût de votre application de facturation électronique. Vous avez accès à deux types de solutions :
les formules gratuites, qui intègrent généralement des limitations majeures, relatives au nombre de documents que vous pouvez produire ou à des fonctionnalités non disponibles ;
les offres payantes, plus complètes. Souvent, les éditeurs proposent plusieurs formules, le prix augmentant avec l’étendue des services inclus.
Bon à savoir
Vous pouvez consulter nos comparatifs :
des plateformes de facturation électronique gratuites ;
N’hésitez pas à vous appuyer sur ces ressources pour débuter vos recherches !
Étape 3 : Former vos équipes à l’usage du nouveau logiciel
La formation de vos équipes joue un rôle important dans le succès de l’adoption de votre nouvel outil. Vos collaborateurs doivent appréhender son fonctionnement et apprendre à utiliser l’ensemble des fonctionnalités qui pourraient leur être profitables.
Pour mettre en œuvre cette démarche, vous pouvez vous appuyer sur les supports mis à disposition par l’éditeur du logiciel : sessions de formation, vidéos YouTube, guide pratique, livre blanc, foire aux questions, etc.
Étape 4 : Transfert des données et phase de test
Vous entrez maintenant dans l’ultime phase de la transition vers votre nouvel outil.
En parallèle de la formation de vos équipes, commencez à transférer les données de votre ancien logiciel vers votre nouvelle application. Les éléments à conserver incluent a minima les factures et devis émis et reçus, et les données de vos clients (adresses, délais de paiement, etc.).
Bon à savoir
La loi fixe une durée de conservation minimale de 10 ans pour les factures.
Vous pouvez ensuite prévoir une phase de test, au cours de laquelle vous allez utiliser votre logiciel seulement pour une partie de vos flux de facturation. L’idée est d’adresser les éventuels problèmes que vous pourriez relever avant de déployer votre outil à l’échelle de l’entreprise.
Bon à savoir
La direction générale des finances publiques (DGFiP) autorise l’utilisation simultanée de plusieurs plateformes agréées, notamment dans le cadre d’une migration d’un logiciel à l’autre.
Étape 5 : Commencer à émettre des factures électroniques avec votre nouvelle plateforme
Une fois la phase de test achevée et les éventuels blocages résolus, vous pouvez utiliser le logiciel choisi pour traiter l’ensemble de vos flux de facturation entrants et sortants. N’hésitez pas à informer vos clients de cette transition, afin qu’ils ne soient pas étonnés de voir que vos documents commerciaux adoptent une nouvelle présentation.
Étape 6 : Résilier votre ancien abonnement
Une fois que vous avez déployé votre nouvelle solution de facturation au sein de votre organisation, il vous reste une dernière tâche à accomplir. Résiliez l’abonnement de votre ancien logiciel, afin de ne pas payer pour un outil que vous n’utilisez plus.
Bon à savoir
En principe, l’éditeur de votre logiciel décrit les modalités de la résiliation sur son site Internet ou sur un autre support adapté. Cette option est souvent possible par l’intermédiaire d’un bouton dédié dans l’onglet « Abonnement » (ou équivalent) de votre espace personnel.
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