3 modèles de relance de facture impayée par mail à copier-coller
Un bon mail de relance de facture impayée doit permettre au client de comprendre ce que vous attendez de lui en quelques secondes. Il doit rappeler le numéro de facture, le montant dû, la date d’échéance et les modalités de règlement, tout en restant professionnel. L’objectif n’est pas de créer un conflit, mais de résoudre rapidement un oubli ou un blocage administratif.
Voici des modèles de mails de relance que vous pouvez utiliser pour vos clients en retard de paiement. Adaptez-les simplement à votre situation en complétant les données entre crochets.
Attention
Ces mails sont des modèles. Vous devez les adapter à la situation à laquelle vous faites face, notamment à la relation qui vous lie à votre interlocuteur.
Par exemple, relancer un client fidèle qui en est à son premier retard requiert de la diplomatie. À l’inverse, vous pouvez vous permettre d’être plus ferme si l’impayé concerne un nouveau client.
Exemple d’un premier mail de relance de facture impayée
Voici un modèle de mail cordial pour rappeler l’arrivée à échéance de votre facture, après un simple oubli du client.
Exemple
Bonjour [Nom du client],
Nous vous rappelons que la facture n°[Numéro de facture] d’un montant de [Montant] et arrivée à échéance le [Date d’échéance] reste impayée à ce jour. Sans doute est-ce un oubli de votre part.
Vous trouverez cette facture en pièce jointe de ce mail, merci de procéder au paiement dans les meilleurs délais. Pour cela, vous pouvez [Modalités de paiement].
Je reste à disposition pour toute question supplémentaire.
Cordialement,
Signature.
Exemple d’un second mail de relance de facture impayée
Ce second modèle de relance est plus ferme. Vous pouvez l’utiliser si votre premier mail n’a pas reçu de réponse et que le paiement ne vous est toujours pas parvenu.
Exemple
Bonjour [Nom du client],
Nous faisons suite à notre dernier mail du XX/XX.
Sauf erreur de notre part, le règlement de la facture n°[Numéro de facture] d’un montant de [Montant] est toujours en attente.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement sous 7 jours, sans quoi des pénalités de retard seront appliquées. Pour payer votre dette, vous pouvez [Modalités de paiement].
Veuillez trouver à nouveau cette facture en pièce jointe.
Nous restons à votre disposition pour toute question.
Cordialement,
Signature.
Exemple d’un troisième mail de relance de facture impayée
Votre troisième relance pour facture impayée permet d’avertir votre client de l’émission prochaine d’une mise en demeure.
Exemple
Bonjour [Nom du client],
Nous vous informons que, malgré nos relances précédentes (donner les dates) et nos efforts pour vous joindre par téléphone, la facture n°[Numéro de facture] d’un montant de [Montant] reste impayée.
À défaut de règlement sous 48 heures, nous serons contraints d’engager une procédure de recouvrement et d’appliquer les pénalités prévues par la loi (article L441-10 du Code de commerce).
Merci de régulariser la situation dans les plus brefs délais, en [Modalités de paiement].
Cordialement,
Signature.
Attention
Vous n’avez pas le droit d’appliquer de pénalités de retard à des particuliers. Vous ne devez les mentionner dans votre mail de relance que si votre client est un professionnel.
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Quand envoyer une relance de facture impayée par mail ?
Un suivi régulier de vos créances est essentiel pour éviter les impayés et optimiser votre trésorerie. En cas de retard, vous devez relancer vos clients sans attendre pour favoriser un règlement rapide.
Pour vous aider dans cette démarche, voici un exemple de calendrier pour relancer vos factures par e-mail.
|
Étape |
Moment |
Objectif |
Tonalité |
|---|---|---|---|
|
Pré-relance |
Quelques jours avant l’échéance |
Prévenir un oubli |
Très cordial |
|
1re relance |
J+3 |
Obtenir un paiement rapide |
Cordial et factuel |
|
2e relance |
J+10 |
Faire réagir |
Plus direct |
|
3e relance |
J+20 |
Préparer les procédures judiciaires |
Ferme |
|
Mise en demeure |
J+30 ou plus tard, selon les échanges avec le client |
Formaliser le recouvrement |
Très formel |
💡 L’envoi d’un premier e-mail quelques jours avant la date convenue pour le règlement peut permettre de prévenir un éventuel oubli. Votre client est encore dans les temps : contentez-vous de lui rappeler que votre facture arrive bientôt à échéance.
Bon à savoir
Il n’existe pas de délai légal pour relancer un client en cas de facture impayée. Vous devez simplement respecter le délai de prescription de 5 ans applicable aux créances entre professionnels.
Comment rédiger une 1re relance de facture impayée par mail ?
Vous pouvez prévoir une première relance quelques jours après la date d’échéance de votre facture. Ne réagissez pas le jour même pour tenir compte des délais de virement bancaire (entre 1 et 3 jours ouvrés), dans l’hypothèse où votre débiteur aurait procédé au règlement à la dernière minute. Un premier mail à J+3 ou J+5 vous permet d’être réactif, sans vous montrer trop pressant.
Restez courtois dans votre message : votre client a peut-être tout simplement oublié de payer votre facture. Voici les bonnes pratiques à réunir lors de la rédaction de votre mail.
Checklist
Restez factuel et cordial.
Rappelez la date d’échéance et le numéro de la facture concernée.
Insérez un lien de paiement dans votre e-mail de relance, ou reprécisez les modalités de règlement proposées.
💡 Vous pouvez installer une extension (tracker) sur votre messagerie pour vous assurer que votre mail de relance de facture impayée a bien été ouvert. Gmail et Outlook intègrent des fonctionnalités similaires, mais le degré de fiabilité est incertain, notamment si le destinataire n’utilise pas la même application de messagerie que vous.
Bon à savoir
N’hésitez pas à coupler votre mail de relance avec un appel téléphonique. Une telle démarche vous aide à amorcer le dialogue et à comprendre les causes du retard. Elle favorise ainsi une résolution amiable rapide.
Comment formuler une 2e relance plus ferme ?
Si le client n’a pas répondu à votre première demande, ou n’a toujours pas réglé sa dette, vous pouvez envoyer une seconde relance de votre facture impayée par mail.
Contextualisez votre démarche en rappelant la date de votre mail initial.
Exemple
“Je fais suite à mon mail de relance de facture impayée du XX/XX.”
À ce stade, vous pouvez rappeler le délai légal de paiement (30 jours), ou celui que vous appliquez sur vos factures. Si votre client est un professionnel, vous pouvez aussi lui repréciser qu’il s’expose au versement :
de pénalités de retard calculées conformément à vos conditions générales de vente (CGV) ;
d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Bon à savoir
Pour plus de souplesse et pour tenir compte des délais de virement, vous pouvez ajouter la mention “Si vous avez déjà procédé au paiement, merci d’ignorer cet e-mail”.
Comment envoyer une dernière relance avant mise en demeure ?
Enfin, vous pouvez adresser une troisième relance par e-mail, qui est généralement la dernière. Vous pouvez alors vous montrer plus ferme, tout en restant courtois et cordial. Indiquez simplement à votre client qu’il s’agit de votre ultime relance avant d’engager une procédure de recouvrement.
En effet, la prochaine étape consiste en l’envoi d’une mise en demeure.
Attention
Une bonne gestion des mails de relance pour facture impayée implique d’éviter plusieurs erreurs.
Vous montrer trop ferme à la 1re relance.
Adopter un ton agressif.
Ne pas joindre la facture.
Ne pas proposer de solution simple de paiement.
Laisser passer trop de temps entre deux relances.
Que doit contenir un mail de relance de facture impayée ?
Votre mail de relance pour facture impayée doit contenir des éléments factuels. L’objectif est double.
Rappeler le dépassement du délai de règlement.
Faciliter le traitement de la facture pour le client.
Mentions incontournables d’un mail de relance pour facture impayée
Pour favoriser une résolution rapide, vous devez intégrer plusieurs informations dans votre mail.
Checklist
Le numéro de la facture.
Le montant TTC dû.
La date d’échéance.
Le rappel des modalités de paiement.
La facture en pièce jointe.
Le délai de régularisation accordé.
La mention de pénalités et de l’indemnité de recouvrement, si applicables.
Vos coordonnées de contact.
Objets de mails de relance pour facture impayée prêts à l’emploi
Nous recevons tous une multitude de notifications chaque jour, sur notre ordinateur comme sur notre smartphone. L’objet de votre mail doit donc être clair, afin de traduire son importance et d’inciter votre client à l’ouvrir au plus vite. Voici quelques exemples que vous pouvez utiliser.
|
Étape |
Exemples d’objet de mail |
|---|---|
|
Pré-relance |
|
|
1re relance |
|
|
2e relance |
|
|
3e relance |
|
Quelles suites donner si le client ne paie pas ?
Si votre client n’honore toujours pas sa facture après plusieurs relances, vous pouvez lui adresser une mise en demeure. Non contraignante, c’est la dernière étape avant d’entamer une action en justice.
💡 Vous devez l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Bon à savoir
L’envoi d’une mise en demeure par mail est possible. Pour être valable juridiquement, vous devez néanmoins être en mesure de démontrer que son destinataire l’a reçue, ce qui peut être compliqué. Pour plus de sécurité, vous pouvez opter pour une lettre recommandée électronique, qui a le même poids qu’une LRAR transmise par voie postale.
➡️ Si votre mise en demeure reste infructueuse, vous pouvez engager un recouvrement judiciaire. Plusieurs procédures existent : l’injonction de payer, le référé-provision ou l’assignation en paiement.
Bon à savoir
La loi prévoit une procédure simplifiée de recouvrement, activable pour une facture impayée d’un montant inférieur à 5 000 €. Elle vous permet de faire appel à un commissaire de justice qui vous aidera à parvenir à un accord avec le débiteur, sans devoir saisir le tribunal.
Pénalités de retard, indemnité forfaitaire et délais de paiement : cadre légal
La loi fixe des conditions spécifiques pour le règlement des dettes dues par des professionnels. Le délai de paiement légal d’une facture est ainsi de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation de services ou de la réception d’une marchandise. Les parties gardent toutefois la possibilité de convenir d’un délai différent.
👉 Accordez-vous avec le client sur les modalités de règlement, avant de commencer une prestation ou de livrer un produit. Le dialogue et l’écoute peuvent permettre de prévenir de futurs litiges sur vos factures.
Bon à savoir
Le délai maximum de paiement ne doit pas dépasser 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.
Toujours pour les factures entre professionnels, la loi prévoit deux types de pénalités au client en retard de règlement.
Des pénalités de retard : elles sont calculées sur le montant TTC, par l’application du taux fixé par vos CGV. La loi stipule qu’il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal, soit 7,86 % pour le premier semestre 2026.
Une indemnité forfaitaire de recouvrement fixée à 40 €.
Attention
Vous devez mentionner les intérêts de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement dans vos CGV pour pouvoir les appliquer.
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