Comment relancer une facture impayée par mail ?

Comment relancer pour une facture impayée par e-mail ? 

Il peut arriver qu’un client ou un débiteur, ne paye pas une facture dans les délais légaux. Il incombe à l’entreprise (le créancier) de relancer son client pour la facture non payée.

Voici un exemple de procédure pour relancer une facture par e-mail :

1️⃣ S’accorder avec le client sur les délais de paiement, avant de commencer une prestation ou de livrer un produit.

Cela permet en plus, d’éviter un désaccord sur facture.

2️⃣ Envoyer un e-mail quelques jours avant l’échéance de la facture, pour prévenir un éventuel oubli.

Exemple : la facture est due au 31/10, envoyer un e-mail de pré-relance le 25/10.

3️⃣ Relancer par e-mail après la date d'échéance d’une facture.

Exemple : J+1, J+7 et J+15 (la dernière relance avant mise en demeure).

4️⃣ Mise en demeure de payer à J+30.

Comment formuler une première relance pour une facture impayée ?

Il convient de rester courtois lors d’une première relance (y compris pour les suivantes). Le client peut avoir oublié de payer la facture, cela arrive.

• Restez factuel et cordial ;

• Rappelez la date d’échéance de la facture et le numéro de la facture concernée ;

• Vous pouvez accompagner votre e-mail d’un appel téléphonique à votre client pour obtenir une réponse rapide.

• Pour faciliter le paiement de la facture, proposez un lien de paiement directement dans l’e-mail (grâce à une app comme Gocardless, par exemple).

Que faire si ma relance pour facture impayée n’aboutit pas ?

Envoyer une seconde relance de facture impayée par mail

Si malgré tout le client n’a pas répondu ou n’a toujours pas réglé la facture, vous pouvez envoyer une seconde relance de facture impayée par e-mail (un e-mail de suivi de facture en retard).

Indiquez qu’il s’agit de la seconde relance et rappelez la date de la première relance.

Par exemple : “Je fais suite à mon e-mail de relance de facture impayée du XX/XX.”

Vous pouvez rappeler le délai légal de paiement d’une facture ainsi que les pénalités de retard de paiement.

• Les pénalités se calculent par jour de retard, selon un taux établi par la Banque centrale européenne.

• S’ajoute aux pénalités de facture impayée, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

Envoyer une troisième relance de facture impayée par mail

Enfin, vous pouvez envoyer une troisième et dernière relance par e-mail. Vous êtes alors plus ferme et indiquez au client qu’il s’agit de la dernière relance avant d’engager une procédure judiciaire.

Si votre client n’honore toujours pas la facture, vous pouvez lui envoyer une lettre de mise en demeure avec accusé de réception (lettre papier), puis engager une procédure simplifiée de recouvrement.

Cette procédure s’applique pour une facture impayée d’un montant inférieur à 5 000 €. Un juge établit une injonction de payer, que vous transmettez à votre client. Celui-ci doit alors s'exécuter et payer la facture.

Quel est le délai légal pour relancer une facture impayée ?

Il n’y a pas de délai légal pour relancer un client en cas de facture impayée.

Cependant, la loi fixe les délais de paiement d’une facture sous 30 jours à compter de l'exécution de la prestation de services ou de la réception d’une marchandise (article L441-10 du Code de commerce).

Vous pouvez donc relancer votre client passé ce délai et jusqu’à 5 ans, pour les factures entre professionnels (passé ce délai de prescription, vous ne pouvez plus demander le recouvrement à la justice).

Il est possible de négocier le délai de règlement d’une facture, avant de conclure la mission ou la vente d’un produit.

Le délai maximum de paiement ne doit pas dépasser 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.

Comment relancer poliment le paiement d’une facture par e-mail ? 

Il convient de rester professionnel pour conserver une bonne relation client, protéger votre réputation et éviter le recouvrement (y compris si vous ne travaillez plus avec ce client).

Voici quelques conseils pour relancer une facture impayée :

• Soyez poli mais ferme, de votre première relance à la dernière relance avant procédure ;

• Privilégiez la relance à l’amiable autant que possible : 2 à 3 relances, avant d’engager une procédure.

• Selon la relation que vous avez avec votre client, vous pouvez utiliser une pointe d’ironie et d’humour. Cela peut être apprécié, mais attention à bien doser et à ne pas tomber dans un registre trop familier.

Que doit contenir un e-mail de relance pour facture impayée ? 

La première relance pour une facture non payée contient des éléments factuels. Son objectif est de prévenir que le délai de paiement a été dépassé.

Elle facilite le traitement de la facture pour le client et l’invite à payer la facture dans un court délai.

Vous pouvez ajouter la mention “si le paiement a déjà été effectué, merci d’ignorer cet e-mail”.

Les secondes et troisièmes relances par e-mail se veulent plus directes. Elles rappellent l’échéance du paiement et invitent à l’honorer dans les plus brefs délais. Ces relances avertissent d’une future procédure judiciaire en cas de facture impayée.

Exemple d’e-mail de relance de facture impayée

Exemple d’un premier mail de relance de facture impayée

Bonjour,

Nous vous rappelons que la facture n°[numéro] d’un montant de X reste impayée à ce jour. Sans doute est-ce un oubli de votre part. 

Vous trouverez cette facture en pièce jointe de ce mail, merci de procéder au paiement dans les meilleurs délais. 

Je reste à disposition pour toute question supplémentaire. 

Cordialement, 

Signature.

Exemple d’un second mail de relance de facture impayée

Bonjour,

Nous faisons suite à notre dernier mail du XX/XX. 

Sauf erreur de notre part, le règlement de la facture n°[numéro] d’un montant de X est toujours en attente. 

Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement sous 7 jours, sans quoi des pénalités de retard seront appliquées. 

Veuillez trouver à nouveau cette facture en pièce jointe. 

Nous restons à votre disposition pour toute question. 

Cordialement,

Signature.

Exemple d’un second mail de relance de facture impayée

/Bonjour,

Nous vous informons que, malgré nos relances précédentes (donner les dates) et nos efforts pour vous joindre par téléphone, la facture n°[numéro] d’un montant de X reste impayée. 

À défaut de règlement sous 48 heures, nous serons contraints d'engager une procédure de recouvrement et d'appliquer les pénalités prévues par la loi (article L441-16 du Code de commerce).

Merci de régulariser la situation dans les plus brefs délais.

Cordialement,

Signature.

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