Tutoriel Chorus Pro : Déposer et envoyer une facture
Voici un guide détaillé de l’utilisation de Chorus Pro pour le dépôt de factures.
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Quelles sont les étapes pour déposer une facture sur Chorus Pro ?
Le dépôt d’une nouvelle facture sur Chorus Pro implique de suivre plusieurs étapes.
Étape 1 : Préparation de votre facture avec votre logiciel habituel
Pour pouvoir déposer votre facture sur Chorus Pro, elle doit adopter un formalisme précis. En effet, le portail reprend automatiquement les données qu’il reconnaît sur les 3 premières pages de votre fichier.
👉 Pour gagner du temps, votre document doit donc respecter les conditions suivantes.
Être au format PDF texte (pas de scan) ou XML, avec ou sans signature électronique.
Être rédigé en noir sur fond blanc.
Intégrer l’ensemble des mentions obligatoires.
Annoncer les données de votre facture par des mots-clés clairs (exemple : « SIRET client » ou « Numéro commande »).
Laisser systématiquement un espace entre chaque mot-clé et la donnée liée.
Bon à savoir
Le format Factur-X (ou PDF/A3) fait aussi partie des types de documents acceptés.
Étape 2 : Connexion à votre compte Chorus Pro
Lorsque votre document est prêt à être déposé, vous pouvez vous connecter sur le portail, accessible à l’adresse portail.chorus-pro.gouv.fr. Vous devez simplement saisir vos identifiants Chorus Pro (adresse mail et mot de passe).
💡 Si vous ne disposez pas déjà d’un compte, vous devez en créer un. La plateforme vous invite alors à renseigner certaines informations relatives à votre entreprise et à l’utilisateur du compte. Vous devez également le paramétrer, en choisissant notamment le mode de traitement souhaité pour vos factures.
Bon à savoir
Avec le mode Portail, vous devez vous connecter sur la plateforme pour procéder au dépôt de vos factures. En utilisant le mode Services ou EDI, vous pouvez réaliser ces tâches sans avoir à quitter votre logiciel habituel. Cette possibilité nécessite un travail de paramétrage plus important.
Étape 3 : Dépôt de la facture sur Chorus Pro
Depuis la page d’accueil, vous devez suivre le chemin Facturation > Factures émises > Déposer factures. L’outil vous propose alors d’importer votre document en le téléchargeant. Il détecte automatiquement son format.
Vous devez aussi renseigner le cadre de facturation. Cette information permet d’identifier le profil du déposant, ainsi que la nature du document transmis. Vous pouvez notamment choisir parmi les possibilités suivantes.
A1 : Dépôt par un fournisseur d’une facture.
A2 : Dépôt d’une facture déjà payée (ex. : carte d’achat).
A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant.
👉 Dans la plupart des cas, vous sélectionnez l’option A1.
Après avoir renseigné la structure émettrice (votre entreprise), Chorus Pro utilise la reconnaissance automatique des caractères pour préremplir les données de votre facture électronique.
Bon à savoir
Dans le cadre du dépôt d’un fichier HTML, la procédure est beaucoup plus simple. Après avoir joint votre document, il vous suffit en principe de préciser sa « syntaxe » (UBL ou CII), puis de l’envoyer.
Étape 4 : Vérification des informations préremplies
Vous devez vérifier les champs complétés automatiquement, et les corriger si besoin. Si certaines informations n’ont pas été reconnues, il faut les renseigner.
Bon à savoir
Vous pouvez quitter le formulaire de dépôt d’une facture en cours de saisie, sans qu’il soit perdu. Vous pourrez alors le retrouver dans l’onglet Synthèse.
💡 Les données sont rassemblées au sein de plusieurs blocs.
|
Bloc de données |
Précisions |
|---|---|
|
Cadre de facturation |
Il résulte du choix opéré à l’étape 3. |
|
Références |
Il inclut plusieurs informations, telles que le numéro et la date de la facture, le numéro d’engagement, le taux de TVA et le mode de règlement. |
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Destinataire |
En renseignant le numéro de SIRET du destinataire, l’outil retrouve automatiquement ses informations. Cet identifiant figure en principe sur le bon de commande établi par votre client. |
|
Fournisseur |
Il s’agit de votre entreprise. Ces données sont normalement pré-remplies. |
|
Montants totaux |
Ce bloc intègre le montant HT, la TVA et le montant TTC. |
➡️ Après vous être assuré que l’ensemble des informations renseignées sont correctes, vous pouvez cliquer sur « Valider et envoyer ».
Bon à savoir
Vous pouvez transmettre une pièce jointe à votre client (bon de commande, bon de livraison, etc.), en même temps que votre facture. Pour cela, cliquez sur « Ajouter une pièce jointe » avant d’envoyer votre document.
Étape 5 : Envoi de votre facture avec Chorus Pro
Une dernière fenêtre de confirmation s’ouvre alors. Après une ultime vérification, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Valider et envoyer », en bas à droite de votre page. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander un certificat de dépôt.
Bon à savoir
Vous devez garder une copie de vos pièces comptables dans un espace de stockage sécurisé. En France, la durée de conservation des factures est de 10 ans.
Comment déposer un lot de factures sur Chorus Pro ?
Le portail vous permet aussi de déposer directement un lot de factures. Dans ce cadre, la procédure présentée précédemment diffère en plusieurs points.
💡 Tout d’abord, le fichier créé ne peut pas être un simple PDF. Vous devez choisir parmi les deux formats suivants.
PDF/A3 (Factur-X).
XML.
Attention
En outre, votre fichier doit obligatoirement être compressé au format .zip ou tar.gz.
Une fois votre document téléchargé, vous devez préciser sa syntaxe de dépôt. Plusieurs possibilités vous sont proposées selon le format de votre fichier.
La procédure de traitement des factures se déroule ensuite en deux étapes.
Étape 1 : vérification de la conformité du lot
Le portail mène une série de contrôles pour vérifier que le lot de factures est conforme et peut être lu. Il s’assure notamment que :
le fichier est vierge de virus ;
l’extension et la syntaxe renseignées correspondent bien au document déposé ;
sa taille ne dépasse pas la limite autorisée (30 Mo).
➡️ Au terme de ces opérations, un numéro est attribué au lot de factures et il est enregistré sur Chorus Pro.
Étape 2 : traitement individuel de chaque facture
L’outil va ensuite traiter individuellement chacune de vos factures. Si elles sont conformes, elles sont créées dans Chorus Pro, et vous pouvez les visualiser dans le menu Facturation > Factures émises.
Si le portail relève que certaines factures sont non conformes, il vous invite à les corriger. Vous devez alors procéder à un nouveau dépôt.
Bon à savoir
Chorus Pro génère un compte-rendu d’intégration, qui liste notamment les factures non conformes. Pour le consulter, rendez-vous dans le menu Raccordements > Suivi des flux.
Qui doit déposer ses factures sur Chorus Pro ?
Chorus Pro est un portail en ligne de facturation électronique destiné aux marchés publics.
💡 Depuis 2020, vous devez obligatoirement l’utiliser pour transmettre vos factures de vente aux structures suivantes.
L’État français.
Les collectivités territoriales.
Les établissements publics nationaux ou locaux.
Bon à savoir
Cette obligation s’applique à tous les fournisseurs d’organismes publics, y compris les micro-entrepreneurs.
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