Cas d’usage de la facturation électronique : rôle, liste Afnor et illustrations

Qu’est-ce qu’un cas d’usage pour la facturation électronique ?

Un cas d’usage correspond à une situation de facturation précise, pour laquelle les entreprises doivent appliquer un traitement spécifique dans le cadre de la réforme de la facturation électronique (RFE). Leur cartographie vous permet de traduire des situations quotidiennes en procédures simples à mettre en œuvre pour assurer votre conformité avec la nouvelle règlementation.

La Commission de normalisation de l’Association française de normalisation (Afnor) propose une liste des cas d’usage sur son site Internet. Elle en dénombre 44 dans sa publication FE – XP Z12-014 datée du 30 juin 2026. Pour chacun d’eux, elle fournit un guide aux professionnels, afin de les aider à se conformer aux obligations instituées par la RFE.

Liste des 44 cas d’usage de la facturation électronique de l’Afnor

Voici la liste des cas d’usage dressée par l’Afnor dans sa publication du 30 juin 2026 (FE – XP Z12-014).

Focus sur les principaux cas d’usage de la facturation électronique

À travers sa liste de cas d’usage, l’Afnor cherche à traiter un éventail de situations le plus large possible. Certaines d’entre elles sont extrêmement rares, et ne s’appliqueront qu’à un petit nombre d’entreprises.

➡️ Dans cette partie, nous vous présentons plusieurs cas fréquents, avec les principales implications qu’ils entraînent dans le cadre de la réforme de l’e-invoicing.

Cas n° 1 - Multi-commandes / Multi-livraisons

Ce premier cas d’usage concerne la situation où une même facture couvre plusieurs commandes et/ou plusieurs livraisons. Il s’applique par exemple quand vous avez convenu d’un rythme de facturation mensuel avec vos clients.

Vous devez alors apporter des précisions pour chaque ligne de votre facture (bloc BG-25). Les informations à renseigner sont les suivantes.

• Le numéro de la commande.

• Le numéro de l’avis d’expédition et la ligne concernée.

• Le lieu de la livraison, si la facture en implique plusieurs.

Cas n° 2 - Facture déjà payée

Ce cas d’usage de la facturation électronique s’applique quand l’acheteur ou un tiers payeur a procédé au règlement du prix avant l’émission de la facture. Une telle situation peut avoir différentes explications.

• Le client a payé à la commande, sans qu’une facture d’acompte soit créée.

• Le vendeur dispose d’une dette envers l’acheteur, du fait d’un trop-perçu sur une transaction antérieure, par exemple.

🚨 Ce cas d’usage ne s’applique en revanche pas aux acomptes, que nous étudierons dans une prochaine partie.

La saisie d’une facture payée en amont requiert plusieurs points de vigilance. Vous devez ainsi :

• choisir « dépôt d’une facture déjà payée » pour le cadre de facturation (champ BT-23) ;

• inscrire le montant TTC de la vente dans le champ BT-113 - Montant payé ;

• fixer la date d’échéance à la date effective du règlement ;

• affecter le statut « encaissée » à la facture.

➡️ Par conséquent, le montant à payer (champ BT-115) doit être égal à 0 €.

Cas d’usage n° 5 et 6 - Notes de frais

Les notes de frais ont fait l’objet de la rédaction de deux cas d’usage.

• Le cas n° 5 vous concerne si le fournisseur a établi sa facture au nom de l’entreprise.

• Le cas n° 6 s'applique si votre collaborateur vous soumet un simple ticket de caisse ou une facture libellée à son nom.

Le vendeur émet une facture au nom de l’entreprise

Votre collaborateur (ou vous-même) doit fournir les données de facturation de votre entreprise au vendeur (numéro SIREN et adresse de facturation électronique).

➡️ Vous recevez ainsi directement sa facture sur votre plateforme agréée, comme pour un achat classique. Il vous suffit ensuite de rembourser votre salarié après transmission de sa note de frais.

💡 Pour le fournisseur, le salarié qui avance les frais doit être traité comme un tiers payeur lors de la saisie de la facture. Il doit se référer au cas d’usage n° 3 de l’Afnor.

Le vendeur émet un ticket de caisse ou une facture au nom du salarié

Dans cette situation, l’achat réalisé avec la carte personnelle de votre salarié échappe au système de la facturation électronique. Les conséquences sont les suivantes.

• Le vendeur considère la transaction comme une opération BtoC, qu’il déclare dans le cadre de l’e-reporting.

• Le collaborateur transmet une copie du justificatif obtenu à son employeur pour solliciter le remboursement de la dépense avancée.

🚨 L’entreprise ne dispose pas d’une facture qui lui est directement adressée, ce qui implique une vigilance accrue pour la déductibilité de la TVA. Elle peut néanmoins demander une facture électronique au vendeur en lui communiquant ses identifiants.

Cas d’usage n° 19b - Auto-facturation

L’auto-facturation correspond à la situation où l’acheteur se substitue au vendeur pour émettre la facture de la prestation de services réalisée ou des biens livrés. Pour cela, les deux parties ont dû établir un mandat de facturation au préalable.

Les flux de facturation sont inversés.

• La PA de l’acheteur est considérée comme plateforme d’émission, et doit transmettre les données relatives à la transaction à l’administration fiscale.

• La PA du vendeur reçoit la facture, puis la met à sa disposition.

Cas n° 20 et 21 - Gestion des acomptes

Le versement d’un acompte par l’acheteur implique obligatoirement l’émission d’une facture. La TVA est exigible à l’encaissement, quelle que soit la nature de la transaction (livraison de biens ou prestations de services). Dans un second temps, le vendeur émet une facture finale, qui doit reprendre le montant total de l’opération, en incluant l’acompte. Or, la TVA n’est exigible que sur le solde à payer.

👉 L’Afnor traite ces particularités par l’intermédiaire des cas d’usage n° 20 et 21. Dans un premier temps, la facture d’acompte est générée avec le code 386 – Facture d’acompte.

La facture de solde reprend ensuite l’intégralité des biens et services fournis, en retenant le cadre de facturation B4 / S4 / M4 – Facture définitive après acompte. Les champs BT-25 et BT-26 vous permettent de renseigner les références de la facture d’acompte.

Deux options sont possibles pour le traitement de la fraction du prix payée en amont.

• Reprendre les lignes de la facture d’acompte, en indiquant « -1 » en quantité.

• Reporter le montant déjà réglé en pied de facture. Cette seconde solution implique un retraitement manuel de la TVA.

💡 Pour connaître les modalités précises de ces deux traitements et éviter les erreurs, référez-vous aux cas d’usage n° 20 et 21 de l’Afnor.

Cas n° 22 - Facture payée avec escompte

Un escompte correspond à une réduction du prix d’achat qui peut être obtenue par le client en cas de paiement avant une date définie. Son octroi dépend de la date de règlement, et n’est donc pas connu au moment de l’émission de la facture.

Si l’escompte est finalement accordé, le traitement dépend du régime de TVA applicable à l’opération (sur les débits ou sur les encaissements).

Escompte et TVA sur les encaissements

L’application de la TVA sur les encaissements impose aux assujettis de communiquer certaines données sur les paiements qu’ils reçoivent. Ainsi, l’administration a connaissance de la somme effectivement perçue (avec prise en compte de l’escompte) par ce biais.

De son côté, l’acheteur peut mentionner l’escompte en complétant un second bloc MDG-43 au moment de la saisie de son paiement. Il renseigne alors les informations suivantes.

• Champ MDT-207 - Code du type de données : « ESC ».

• Champ MDT-215 - Montant : escompte appliqué, en euros.

Escompte et TVA sur les débits

Dans ce cas, la gestion est plus complexe, puisque la TVA est exigible dès la création de la facture. Deux options s’offrent au vendeur.

• Émettre un avoir pour matérialiser l’escompte accordé, après réception du paiement de l’acheteur.

• Corriger manuellement la TVA collectée sur la déclaration préremplie par l’administration fiscale.

Cas n° 36 - Opérations soumises au secret professionnel

L’application de la facturation électronique aux professions libérales a suscité certaines inquiétudes quant aux dangers qu’elle pourrait faire peser sur le secret professionnel qui s’impose à certaines activités (avocats, experts-comptables, etc.).

L’administration y a répondu en autorisant les professionnels concernés à retenir une mention générique dans le champ BT-153 - Nom de l’article, plutôt que le libellé précis de la prestation délivrée.

Comment utiliser les cas d’usage pour ses propres factures électroniques ?

Les cas d’usage publiés par l’Afnor peuvent constituer une ressource précieuse pour assurer votre conformité réglementaire, à condition d’adopter une approche rigoureuse.

Étape 1 : Identifiez les cas d’usage applicables à votre entreprise

Tous les cas d’usage présentés par l’Afnor ne s’appliquent pas à votre entreprise. Vous devez commencer par dresser la liste de ceux qui vous concernent réellement. Appliquez cette démarche à vos flux sortants (émission de factures électroniques), mais aussi à vos achats de biens et de prestation de services (réception d’e-factures).

Étape 2 : Listez vos besoins et évaluez votre plateforme agréée

La première étape doit vous aider à identifier les différentes procédures que vous devrez appliquer pour vous conformer à la réforme. Dans un second temps, assurez-vous que votre plateforme agréée (PA) possède les fonctionnalités requises pour traiter l’ensemble des situations auxquelles vous serez confrontés.

Étape 3 : Adaptez vos procédures internes et formez vos collaborateurs

Certains cas d’usage de la facturation électronique requièrent des traitements plus complexes que d’autres. Dans tous les cas, vous devez accompagner les différents acteurs de votre entreprise qui interviennent sur les processus de facturation concernés.

Pour cela, rédigez des procédures internes et communiquez-les aux collaborateurs impliqués. Vous devez aussi former vos équipes à l’utilisation du logiciel de facturation électronique choisi et les sensibiliser aux enjeux de la réforme.

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