Factur-X : Tout savoir sur le format de facturation électronique européen

En résumé :

  • Factur-X est un format de facture électronique hybride développé conjointement par la France et l’Allemagne.

  • Il est conforme à la norme sémantique européenne EN 16931 et à la nouvelle législation française sur la facturation électronique.

  • Il comprend un fichier PDF pour la lecture par les humains, et un fichier XML qui permet un traitement informatisé.

  • Il propose cinq profils de données différents pour s’adapter au mieux aux besoins de ses utilisateurs.

  • Factur-X sera inclus sur la plupart des logiciels agréés par l’administration fiscale (PDP et PPF).

Dans cet article

Facturation électronique

Présentation de Factur-X : Définition et contexte 

Factur-X est un format de facture électronique hybride, conforme à la nouvelle législation française.

Bon à savoir

La loi de finances 2024 a révisé le calendrier de la facturation électronique en France. Initialement prévue en 2024, l’obligation d’e-invoicing ne s’appliquera aux entreprises qu’à partir de 2026.

💡Cette réforme a pour but d’imposer l’utilisation de la facturation électronique pour l’ensemble des relations entre professionnels. Les factures devront alors comprendre un certain nombre de données structurées qui garantissent leur authenticité. Elles seront établies, échangées et conservées par voie dématérialisée, dans le respect de normes strictes.

Pour aider les entreprises à s’y préparer, la France et l’Allemagne ont conjointement créé le format Factur-X, qui permet de répondre à la norme sémantique européenne EN 16931. Ainsi, son utilisation assure aux professionnels qu’ils sont en conformité avec la nouvelle réglementation.

Bon à savoir

Certaines entreprises utilisent déjà la norme Factur-X depuis plusieurs années. En effet, la loi impose aux professionnels qui travaillent avec le secteur public d’émettre des factures électroniques.

Structure technique d’une facture Factur-X (PDF/A-3 + XML)

Factur-X est une norme de facture électronique dite mixte ou hybride, puisqu’elle rassemble plusieurs formats de fichiers, à savoir :

  • un PDF lisible par les humains et contenant l’ensemble des mentions obligatoires habituelles ;

  • un fichier XML qui abrite les données structurées nécessaires à sa compréhension par des outils informatiques.

Le fichier PDF adopte le format PDF/A-3, conçu pour l’archivage de troisième génération. Il garantit l’authenticité de l’origine du document, ainsi que l’intégrité de son contenu.

Quant au fichier Factur-X XML, il inclut un langage informatique qui permet notamment l’enregistrement automatique des pièces comptables.

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Plusieurs profils de données proposés

Toutes les entreprises n’ont pas besoin du même niveau de détail. Ainsi, Factur-X propose cinq profils de données différents, au choix :

Profil de données

Description

MINIMUM

Il rassemble les données minimales requises par la réglementation, y compris l’ensemble des mentions obligatoires d’une facture.

BASIC WITHOUT LINE

Ce profil inclut aussi des données qui permettent d’automatiser le traitement dans le système du client. Il précise notamment les références de la livraison et de la commande et le mode de paiement. Il doit ainsi rendre possible le report automatique des documents Factur-X dans la comptabilité.

BASIC

Il reprend les informations essentielles de chaque ligne de la facture (référence de l’article, quantité, prix unitaire, etc.).

EN 16931

Ce profil intègre l’ensemble des données prévues par la norme sémantique européenne EN 16931.

EXTENDED

Il est enrichi d’informations supplémentaires, qui permettent de répondre à des besoins spécifiques. Il est par exemple utile dans le cas d’une facture qui inclut plusieurs bons de livraison différents.

Bon à savoir

Chaque profil de données décrit reprend les informations incluses dans le précédent.

Comment créer une facture Factur-X ?

La plupart des logiciels proposent déjà le format Factur-X, en prévision de la réforme à venir. Dans le cadre de celle-ci, vous devrez néanmoins opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ces outils seront agréés par l’administration fiscale pour créer, transmettre et conserver des factures électroniques.

💡Vous pourrez aussi choisir d’utiliser le portail public de facturation (PPF), mis à disposition gratuitement.

Attention

Seules ces plateformes seront légalement aptes à assurer l’authenticité des factures.

Factur-X : Avantages pour les entreprises

Factur-X n’est pas le seul format que vous pouvez choisir. En effet, la réforme de la facturation électronique retient deux autres options :

  • Le format Universal Business Language (UBL).

  • Le format Cross Industry Invoice (CII).

⚠️ Néanmoins, UBL et CII ne contiennent pas de fichiers PDF. Ils ne peuvent donc être lus que par des outils informatiques.

Factur-X présente par ailleurs plusieurs avantages par rapport à ses concurrents.

Une solution qui a déjà fait ses preuves

Le lancement de Factur-X remonte à 2017. Il est donc déjà utilisé par de nombreux acteurs, notamment :

  • les prestataires travaillant pour le secteur public ;

  • les grandes entreprises, qui exploitent la facturation électronique pour automatiser certaines tâches administratives.

👉 Pour répondre à ces besoins, la plupart des éditeurs de logiciels ont déjà intégré ce format à leurs outils. Vous pouvez donc commencer à l’utiliser dès maintenant, et ainsi anticiper la réforme.

Un outil adaptable

Factur-X vous donne accès à cinq profils de données XML différents. Vous pouvez ainsi choisir celui qui est le plus adapté à votre entreprise.

Il propose par ailleurs 165 champs de données. Vous pouvez intégrer des informations complémentaires aux mentions obligatoires sur vos factures. Ces données peuvent être utiles à un secteur d’activité précis, ou à des transactions spécifiques.

De plus, Factur-X est la seule solution agréée qui permette une lecture humaine. Ainsi, rien ne vous empêche de l’utiliser aussi pour vos clients BtoC. Même s’ils ne sont pas dotés d’un logiciel de facturation électronique, ils pourront exploiter le PDF que vous leur transmettez.

Bon à savoir

Certaines opérations n’entrent pas dans le champ d’application de la facturation électronique obligatoire. C’est notamment le cas des ventes aux particuliers, mais aussi des transactions internationales et intracommunautaires.

Enfin, Factur-X a été conçu pour répondre aux normes européennes. Son utilisation permet donc d’anticiper une éventuelle harmonisation des réglementations au niveau communautaire.

💡 Imaginons que le champ d’application de la loi s'étende aux opérations réalisées entre des sociétés implantées dans des États membres différents. Factur-X ferait alors probablement partie des formats qui pourront être utilisés.

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