Qu'est-ce qu'un budget des encaissements ?
Définition
Le budget des encaissements est un document financier prévisionnel, qui s’intéresse aux rentrées d’argent dans l’entreprise ou flux de trésorerie entrants, sur une période donnée.
À ce titre, il appartient au budget de trésorerie, avec son pendant le budget des décaissements, qui prévoit les sorties d’argent ou flux de trésorerie sortants.
Anticiper les encaissements s’avère indispensable pour prévoir les décaissements. Une parfaite vision d’ensemble des flux de trésorerie mois par mois est un gage de bonne gestion pour l'entrepreneur.
Le budget des encaissements est tout simplement une prévision de votre compte pro.
Rôle au sein d’un business plan
La prévision des encaissements au sein d’un plan de trésorerie permet de piloter le cash-flow en tenant compte des décalages entre les flux.
Ces décalages peuvent s’avérer une composante essentielle de la trésorerie selon les activités.
Exemple
Un site e-commerce encaisse immédiatement le prix des ventes et n’a pas de souci d’encaissement. En cas d’échec de paiement, la commande n’aboutit pas.
Une entreprise de BTP achète son matériel et ses matériaux, avant d’encaisser le prix convenu auprès de son client. D’où l’importance de prévoir le versement d’un ou plusieurs acomptes.
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Pourquoi est-il important de prévoir ses encaissements ?
Prévoir les encaissements aux bonnes dates dans un tableau prévisionnel et calculer le solde mois après mois assure une bonne gestion de la trésorerie. C'est primordial pour toute entreprise pour plusieurs raisons.
Éviter une trésorerie à flux tendu et devoir recourir à des solutions de financement onéreuses (découvert bancaire, prêt à court terme).
Anticiper son besoin en fonds de roulement (BFR) ;
Contrôler les entrées d'argent pour prévoir les difficultés de paiement des clients.
Obtenir de meilleures négociations avec les banques ou les investisseurs pour obtenir un plan de financement, en montrant une gestion financière rigoureuse.
Prévoir les prochains investissements avec une prise de décision au bon moment, dans son bilan prévisionnel.
Le déséquilibre persistant entre les flux de trésorerie entrants et sortants peut conduire à la cessation des paiements de l’entreprise. C’est un indicateur essentiel, y compris en période de croissance rapide du chiffre d’affaires, lorsque le décalage des paiements est important.
Comment construire un budget d’encaissement ?
Quels éléments intégrer dans ses encaissements ?
Plusieurs étapes s'imposent. Commencez par le recensement des encaissements : n'oubliez aucune source de revenus de l’entreprise.
En premier lieu, le paiement de vos clients immédiatement ou à un terme convenu. Dans le cadre d’un budget prévisionnel, ces encaissements se réalisent en parallèle avec le chiffre d’affaires espéré. Aussi, il doit être cohérent avec le compte de résultat prévisionnel.
D’autres sources de flux de trésorerie entrants existent :
le remboursement d’un prêt accordé ;
l’obtention d’un crédit ou d’un financement à court terme ;
les subventions ou autres aides ;
les apports en compte courant d’associés ;
le remboursement d’une assurance ou d’un crédit d’impôt ;
les dommages et intérêts obtenus lors d'un litige ;
le prix de cession d’une immobilisation ;
les intérêts de vos placements financiers.
Pour chaque élément, vous devez définir le montant et la date de paiement ! C’est essentiel surtout si votre entreprise fonctionne sur un rythme saisonnier.
Bon à savoir
Comme tout compte de trésorerie, le budget des encaissements s'établit toutes taxes comprises (TTC) et non pas hors taxes (HT). Si vous prenez les ventes à partir du compte de résultat prévisionnel, pensez à ajouter la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Quels outils utiliser pour gérer ses encaissements ?
Du simple tableur aux logiciels de gestion, il existe tout un panel d’outils. Idéalement, sélectionnez un outil complet, au fonctionnement simple et évolutif en fonction de la croissance de l’entreprise.
Vous devez pouvoir établir plusieurs hypothèses pour vos encaissements (médiane, pessimiste et optimiste), comme pour un business plan. C’est préférable dans toutes les prévisions financières.
Ensuite, votre trésorerie réelle doit venir se superposer facilement pour comparer les différences entre le prévisionnel et la réalité.
Si votre entreprise présente des flux de trésorerie complexes et diversifiés, le recours à des outils sophistiqués est précieux. Ce sera le cas si vous avez de nombreuses sources de revenus différentes, avec des délais de paiement variables.
La méthode de calcul impose de maîtriser les flux financiers liés à la TVA sur les encaissements de la période donnée.
Comment utiliser le budget des encaissements ?
Au moment de la création d’entreprise
Lors de la création d’entreprise, le manque de données historiques complique la réalisation d’un budget de trésorerie fiable. Pour établir les aspects financiers de votre business plan, soyez prudent et réaliste.
Le prévisionnel financier rassure vos partenaires et investisseurs. L’anticipation des flux de trésorerie démontre votre connaissance de la gestion. Un bon point pour les convaincre !
Quels sont les indicateurs clés à suivre dans un budget d'encaissements ?
Comme tout outil prévisionnel, le budget des encaissements sert au dirigeant d’entreprise dans sa gestion quotidienne. Le suivi régulier, au minimum chaque mois, des flux entrants et des flux sortants s’impose dans la routine de l’entrepreneur.
Inutile d’établir des tableaux de trésorerie si vous ne les regardez plus ensuite ! Un outil de suivi de la trésorerie est un tableau de bord précieux dont l'analyse permet de détecter rapidement tout problème dans l'état de la trésorerie et s'assurer de la bonne santé financière de l'entreprise.
Le solde de trésorerie nette d’une période est un indicateur clé. Il se calcule à partir du solde de trésorerie en début de période, en ajoutant les encaissements et en ôtant les décaissements.
Si votre solde de trésorerie nette devient négatif, cela signifie que l’entreprise ne peut payer les sommes engagées (loyers, salaires, cotisations sociales, factures fournisseurs, etc.). Si ce solde est positif, c’est le signe d’une bonne gestion financière des flux de trésorerie.
Comment améliorer la gestion de sa trésorerie ?
Le budget des encaissements vous donne une vision du solde de votre compte pro théorique. Dès qu’un écart entre budget et réalité se fait sentir, il faut agir pour redresser sa trésorerie et anticiper les difficultés. Optimiser sa gestion de trésorerie passe par plusieurs options :
relancer les clients en retard de paiement de leurs factures ;
mettre en place des acomptes systématiques ;
négocier des délais de paiement avec ses fournisseurs ;
obtenir des solutions de financement à court terme ;
conserver une trésorerie de réserve.
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