Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour la facturation électronique ?
Un cahier des charges est un document qui fixe le cadre d’un projet en définissant son périmètre, ses objectifs et ses contraintes techniques et réglementaires. Il s’adapte très bien à la transition vers la facturation électronique que les entreprises doivent amorcer en 2026.
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Critère |
Pour le passage à la facturation électronique |
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Périmètre |
Tous les flux de facturation de l’entreprise |
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Contraintes |
Légales : les dispositions de la réforme de la facturation électronique Techniques : la compatibilité avec vos autres logiciels |
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Objectif |
À définir selon les besoins de votre entreprise |
Avec l’entrée en vigueur de la réforme, l’émission d’un simple PDF pour facturer vos clients ne sera plus acceptée par l’administration. Vous devez donc adopter de nouveaux outils technologiques pour vous conformer à cette réglementation.
💡 La rédaction d’un cahier des charges permet notamment de définir les critères de choix de votre logiciel de facturation.
Bon à savoir
Pour bien comprendre la notion d’e-invoicing, vous pouvez consulter notre article sur les différences entre une facture électronique et une facture PDF.
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Pourquoi établir un cahier des charges pour la dématérialisation des factures ?
L’application de la loi sur l’e-invoicing requiert une préparation rigoureuse pour garantir une transition réussie. Dans ce cadre, la rédaction d’un cahier des charges est incontournable.
La réforme de la facturation électronique : un changement majeur
La loi sur la facturation électronique entraîne un bouleversement de l’ensemble des process liés à la facturation. Que vous releviez de l’e-invoicing ou de l’e-reporting, la réforme impacte différents services de votre entreprise : achats, facturation, comptabilité, trésorerie, etc.
Ces différents pôles devront changer leurs habitudes et apprendre à utiliser de nouveaux outils. Une bonne préparation de cette transition est essentielle, et le choix de votre logiciel de facturation électronique va jouer un rôle central. Il doit évidemment vous permettre de vous conformer aux nouvelles exigences légales, mais aussi de maximiser les avantages liés au passage à l’e-invoicing.
Automatisation de tâches manuelles répétitives.
Gain de temps.
Réduction du risque d’erreurs.
Opportunités d’automatisation (comptabilité, paiements aux fournisseurs, relances des clients, déclarations fiscales, etc.).
➡️ Vous devez donc choisir un logiciel adapté aux spécificités et aux besoins de votre entreprise.
Bon à savoir
L’administration fiscale autorise deux types de logiciels de facturation électronique.
Les plateformes agréées (PA), qui ont reçu une certification de la Direction générale des finances publiques (DGFiP).
Les opérateurs de dématérialisation (OD, aussi appelés « solutions compatibles »), qui collaborent avec une PA pour fournir un outil conforme à la nouvelle réglementation.
Le cahier des charges : un passage obligé pour une transition réussie
Votre plateforme de facturation électronique constitue le maillon central de votre passage à l’e-invoicing. Cet outil doit vous accompagner sur le long terme, en simplifiant la gestion administrative de votre entreprise à plusieurs niveaux.
Sélectionner un logiciel adapté à vos besoins et à vos contraintes apparaît donc essentiel. Le cahier des charges vous aide précisément dans cette démarche, en identifiant les caractéristiques que la solution choisie doit réunir. Il définit aussi la nature de vos obligations et les tâches que vous souhaitez automatiser (comptabilisation, relances, déclenchement des règlements, etc.).
➡️ En formalisant ces différents éléments dans un document de référence, vous vous assurez de préparer au mieux votre entreprise pour la réforme, tout en réduisant les angles morts.
Cahier des charges de la facturation électronique : guide pratique
On vous propose un guide pratique en 6 étapes clés, pour vous aider à préparer et à exploiter votre cahier des charges de la facturation électronique.
Étape 1 : Identifier vos obligations pour la dématérialisation des factures
La réforme de la facturation électronique crée plusieurs nouvelles obligations pour les entreprises assujetties à la TVA.
La réception de factures électroniques des fournisseurs et prestataires.
L’émission de factures électroniques pour les clients BtoB français.
L’e-reporting pour les ventes aux particuliers et à des professionnels étrangers. Cette procédure implique de communiquer des données sur vos transactions et paiements à l’administration fiscale.
L’intégration de 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures.
À ce stade, vous devez identifier si vos ventes relèvent de l’e-reporting ou de l’e-invoicing, en fonction de la nature de votre chiffre d’affaires (BtoB ou BtoC, export, etc.). Votre futur logiciel doit permettre de répondre à vos obligations efficacement, tout en tenant compte des spécificités de vos processus de facturation.
Bon à savoir
Nos différents articles vous aideront à définir le périmètre précis de vos nouvelles obligations, en fonction de la taille et du secteur d'activité de votre entreprise. Vous trouverez par exemple de nombreuses réponses dans notre FAQ sur la facturation électronique.
Étape 2 : Maîtriser le calendrier de la facturation électronique
Une fois que vous connaissez vos obligations, vous devez identifier les dates de leur entrée en vigueur pour votre structure.
Le calendrier de la facturation électronique dépend de la taille de votre entreprise.
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Taille de l’entreprise |
Réception de factures électroniques |
Émission de factures électroniques / e-reporting |
|---|---|---|
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Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) |
1er septembre 2026 |
1er septembre 2026 |
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PME, TPE et micro-entreprises |
1er septembre 2026 |
1er septembre 2027 |
Dans tous les cas, vous devez vous doter d’une plateforme d’e-invoicing avant le 1er septembre 2026. Cet outil est indispensable pour recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.
💡 Pour plus de détails, vous pouvez consulter le guide adapté à la taille de votre entreprise.
La facturation électronique pour les micro-entrepreneurs.
La facturation électronique dans une TPE.
La facturation électronique dans une PME.
📆 En parallèle, dressez le calendrier de mise en œuvre des différentes étapes de votre projet. Vous devez notamment planifier les échéances suivantes, en amont de la date d’entrée en vigueur de vos nouvelles obligations.
Choix du logiciel.
Phase pilote (test sur un nombre restreint d'opérations).
Déploiement de la facturation électronique à l’échelle de l’entreprise.
Étape 3 : Définir vos besoins et votre budget
Idéalement, votre logiciel ne doit pas seulement répondre à un objectif de conformité réglementaire. Il doit aussi fluidifier et sécuriser les flux de facturation de votre entreprise, en allégeant au maximum votre charge administrative.
Vous devez donc définir vos besoins, en vous posant notamment les questions suivantes.
Checklist
Combien de factures dois-je émettre chaque mois ?
De quel niveau de personnalisation ai-je besoin (couleurs ou logo de l’entreprise) ?
Une fonction de signature électronique des devis serait-elle utile ?
L’intégration de liens de paiement sur mes factures favoriserait-elle leur règlement rapide ?
Ai-je besoin de connecter mon outil de facturation à mon logiciel comptable ou à mon compte pro pour automatiser certains traitements (écritures, pointage des règlements, etc.) ?
À ce stade, définissez aussi le budget à allouer à votre solution de facturation. Le coût de votre logiciel est à comparer avec les économies qu’il pourrait permettre (gain de temps, amélioration des délais de paiement clients, etc.).
Étape 4 : Réaliser un audit de votre logiciel actuel
Vous devez ensuite déterminer si votre logiciel de facturation actuel vous permet de répondre :
aux besoins identifiés ;
et aux exigences de la réforme.
👉 Commencez par vous demander s’il fait partie des solutions compatibles avec la réglementation. Autrement dit, figure-t-il dans la liste des plateformes agréées, ou est-il un opérateur de dématérialisation ? Si oui, vous pouvez dresser l’inventaire de ses atouts et de ses limites.
Étape 5 : Hiérarchiser les fonctionnalités recherchées
Sur la base de vos besoins et de l’évaluation de votre outil de facturation actuel, vous devez dresser une liste des fonctionnalités à réunir. Pour chacune, indiquez si elle est obligatoire, ou seulement souhaitée. Vous pouvez vous appuyer sur la grille d’analyse suivante, en adaptant la première colonne en fonction des besoins que vous avez identifiés.
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Fonctionnalité |
Obligatoire |
Facultative |
|---|---|---|
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Émission et réception de factures électroniques |
X |
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Personnalisation avancée des documents (logo) |
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Signature électronique des devis |
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Liens de paiement sur les factures |
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Relances clients automatiques |
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Connexion au compte bancaire pour le pointage automatique des règlements |
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Enregistrement automatique des achats et ventes |
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Pré-remplissage des déclarations de TVA |
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Service client par téléphone |
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Plusieurs solutions susceptibles de répondre à vos attentes, et comparez-les. Pour cela, appuyez-vous sur les besoins définis au cours des étapes précédentes et sur votre hiérarchisation des fonctionnalités recherchées.
Vous pouvez reprendre votre grille d’analyse, en l’adaptant pour pouvoir comparer les différents logiciels étudiés en un clin d’œil.
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Fonctionnalité |
Obligatoire |
Solution 1 |
Solution 2 |
Solution 3 |
|---|---|---|---|---|
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Émission et réception de factures électroniques |
Oui/Non |
X |
X |
X |
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Personnalisation avancée des documents (logo) |
Oui/Non |
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Signature électronique des devis |
Oui/Non |
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Liens de paiement sur les factures |
Oui/Non |
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Relances clients automatiques |
Oui/Non |
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Connexion au compte bancaire pour le pointage automatique des règlements |
Oui/Non |
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Enregistrement automatique des achats et ventes |
Oui/Non |
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Service client par téléphone |
Oui/Non |
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Bon à savoir
Vous pouvez utiliser la liste des plateformes agréées tenue par la DGFiP pour identifier des solutions compatibles avec la réforme.
Une fois votre outil choisi, vous devez passer à son paramétrage, à sa connexion avec vos outils internes (application de comptabilité, logiciel de gestion commerciale, etc.) et à la formation de vos équipes à son utilisation. De nombreux éditeurs de logiciels vous proposent de vous accompagner dans ces démarches.
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