Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La définition d’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, avec des données structurées. On utilise également le terme e-invoicing.
Cette obligation provient de l’article 153 de la loi de finances pour 2020 n°2019-1479 du 28 décembre 2019, modifiée par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 n°2022-1157 du 16 août 2022.
Elle répond à plusieurs objectifs :
faciliter le contrôle de la TVA ;
mieux détecter les fraudes ;
moderniser la gestion de la facturation ;
réduire les délais de paiement.
Qui est concerné par la facture électronique ?
L’obligation de facturation électronique concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Il n’existe aucun seuil de chiffre d’affaires ou d’effectif, aucun statut juridique particulier. Peu importe que l’entreprise soit redevable ou non de la TVA (par exemple, sous le régime de la franchise en base de TVA).
Un assujetti à la TVA est une personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante une activité économique à titre habituel. Seules les activités exonérées de TVA permettent donc d’échapper à la facturation électronique (opérations des articles 261 à 261 € du Code général des impôts).
Un micro-entrepreneur devra-t-il faire des factures électroniques ?
Le micro-entrepreneur peut être assujetti à la TVA, même s’il choisit le régime de franchise en base de TVA. Les micro-entreprises sont obligées de faire des factures électroniques sauf à exercer des activités non assujetties à la TVA.
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Quelles opérations concerne la facturation électronique ?
Toutes les ventes de biens et les prestations de services entre entreprises assujetties à la TVA sur le territoire national donnent lieu à une facture électronique. Les opérations concernent les échanges entre professionnels (BtoB). Aussi, la vente aux particuliers, qui ne sont pas assujettis à la TVA, ne donne pas lieu à une facturation électronique.
L’entreprise doit mettre en place la facturation électronique même si elle n’a pas l’obligation d’émettre des factures électroniques car elle doit être en mesure de les recevoir, donc de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Qu’est-ce que l’e-reporting ?
L’e-reporting concerne l’envoi de données à l'administration fiscale pour les opérations ne relevant pas de la facturation électronique. Ainsi, les entreprises assujetties à la TVA ont l’obligation de transmettre les données des transactions ne relevant pas de la facturation électronique. En pratique, cela concerne les opérations avec des clients particuliers (BtoC) ou avec des clients étrangers (entreprises ou particuliers). L’envoi de ces données s’effectue via une PDP auprès de l'administration fiscale.
Quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises envoient leurs factures aux acteurs publics au format électronique via Chorus Pro.
La généralisation de la facture électronique se fait selon un calendrier progressif, retardé par l’article 91 de la loi de finances pour 2024 n°2023-1322 du 29 décembre 2023.
Date de généralisation de la facturation électronique.
L’obligation de réception des factures électroniques est obligatoire pour toute entreprise dès le 1er septembre 2026.
L’obligation d’émettre des factures électroniques et de transmettre les données liées à l’e-reporting est obligatoire au :
1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) y compris les micro-entreprises.
Comment émettre une facture électronique ?
La question que se pose toute entreprise est comment faire une facture électronique ? Chaque entreprise choisit une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), puis son logiciel de facturation adresse les éléments nécessaires à la PDP. La plateforme crée la facture électronique, l’envoie à votre destinataire, reçoit les factures électroniques de vos fournisseurs et transmet les données obligatoires à l'administration fiscale.
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?
Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un prestataire privé obligatoire dans le schéma de la facturation électronique. Chaque entreprise doit donc choisir un PDP, parmi ceux accrédités par l'administration, qui publie la liste des PDP à jour.
Le choix s’effectue en fonction des besoins de l’entreprise, de l'interface avec ses propres outils et des options proposées par la PDP.
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Qu’est-ce que le portail public de facturation (PPF) ?
Le gouvernement projetait de développer un portail public de facturation (PPF) sur le modèle de Chorus Pro. Toutefois, face au nombre de plateformes de dématérialisation partenaires qui ont demandé une accréditation et aux coûts de développement et de maintenance, le ministère de l’Économie a annoncé le 15 octobre 2024 abandonner ce projet.
Notant que plus de 70 plateformes de dématérialisation sont déjà en place, l’État souhaite se concentrer sur d’autres missions comme la construction d’un annuaire de PDP et d’un concentrateur de données pour l'administration fiscale.
Les entreprises n’ont donc pas d’autres choix que d’opter pour une plateforme privée pour émettre et recevoir leurs factures électroniques.
Quels sont les formats acceptés pour une facture électronique ?
Il existe 3 formats de facture électronique :
La factur-X est un format hybride entre une facture PDF lisible par l’humain et un jeu de données structurées au format XML. C’est le modèle le plus simple pour les petites et moyennes entreprises.
La facture UBL (Universal business language) se compose d’un fichier XML standard, parfaitement adapté aux échanges de données informatisés (EDI) des systèmes informatiques. Ce format intéressera les sites e-commerce à vocation internationale.
La facture CII (Cross industry Invoice) ou facture inter-industries facilite les échanges internationaux. Ce format est dédié aux grandes entreprises industrielles et internationales.
Quelle est la différence entre une facture PDF et une vraie facture électronique ?
Une facture PDF est une facture numérisée d’une facture papier ou une facture numérique émise par un logiciel de facturation, un document de traitement de texte ou un tableur. Une facture électronique comporte les mêmes mentions obligatoires. Toutefois, elle comporte également des données structurées associées dans un format spécifique garantissant l’intégrité et l’inviolabilité de la facture. En outre, la facture électronique se transmet par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). La facture électronique n’est donc pas une facture envoyée sous un format électronique, par email.
Quel logiciel utiliser pour émettre des factures électroniques ?
La plupart des logiciels de facturation appartiennent à une PDP ou travaillent en symbiose avec elles. Pour les entreprises, il n’y aura donc pas de changement complet de système informatique. Certains outils de facturation optent pour devenir un opérateur de dématérialisation (OD) qui émet les factures et les données dans un format accessible pour les PDP.
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Comment conserver une facture électronique ?
Les factures sont à conserver pendant une durée de 10 ans de manière générale. Pour les factures électroniques, l’administration fiscale accorde une durée de conservation limitée à 6 ans. Aujourd'hui, il semble préférable de les conserver 10 ans.
Ensuite, l’article 289 du Code Général des Impôts prévoit que l’archivage des factures électroniques respecte 3 principes : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. La plupart des PDP prévoient un système d’archivage des factures électroniques.
