Comment fonctionne concrètement la facturation électronique ?
Le principe tient en quatre étapes :
Vous établissez votre facture avec ses mentions obligatoires.
Votre plateforme agréée la transforme au format structuré comme Factur-X. Elle vérifie la cohérence des données (présence de virus, erreur de syntaxe, etc.).
La facture électronique transite vers la plateforme agréée de votre entreprise cliente par voie dématérialisée. Sa plateforme lui envoie la facture qu'il devra régler.
Certaines données (facturation, transactions, paiement) partent automatiquement vers l'administration fiscale, via le concentrateur de données de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP).
Exemple
Sophie fournit des prestations de services aux entreprises et facture 4 000 € à un client. Voici son parcours après la réforme de la facturation :
Elle saisit sa facture dans son logiciel habituel, avec les mêmes mentions obligatoires qu'auparavant (SIRET, montant, TVA, etc.).
Sa plateforme agréée convertit cette facture au format structuré adéquat (Factur-X par exemple).
La plateforme transmet la facture à la plateforme du client, qui la réceptionne directement dans son propre système.
Les données de la transaction remontent automatiquement à la DGFiP.
Sophie ne gère donc qu'une seule action nouvelle : passer par une plateforme. Le reste du système de facturation électronique est automatisé.
Bon à savoir
Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par mail. La facture PDF reste une image lisible par un humain, mais sans données structurées exploitables par un ordinateur. La facture électronique combine les deux : un fichier lisible et des données non lisibles.
Quel rôle joue la plateforme agréée dans la dématérialisation des factures ?
La plateforme agréée (PA) est la pièce maîtresse du système de facturation électronique. Toutes les factures entre entreprises françaises assujetties à la TVA doivent transiter par une plateforme validée par l'État.
C'est le nombre de plateformes agréées disponibles ! Vous avez le choix pour trouver la solution adaptée à votre activité.
Elle remplit trois fonctions clés :
convertir la facture au bon format, après avoir vérifié la cohérence des données ;
l'acheminer vers la plateforme du destinataire ;
transmettre les données fiscales à l'administration.
Pour bien choisir votre plateforme agréée, notez que chacune se différencie par des fonctionnalités complémentaires : génération de devis, archivage, gestion des paiements, interopérabilité comptable.
Retrouvez le schéma de facturation et le cycle de vie d'une facture électronique pour tout comprendre en deux visuels !
Bon à savoir
Le terme officiel a évolué : on parlait avant de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Désormais, le terme consacré est plateforme agréée.
Comment l'administration fiscale récupère-t-elle les données ?
L'un des objectifs majeurs de la réforme est de lutter contre la fraude à la TVA. À chaque facture émise, votre plateforme transmet certaines données (montant, TVA, nature de l'opération) directement à l'administration fiscale.
L'administration aura ainsi connaissance en temps réel de l'ensemble des flux de TVA, ce qui facilitera le pré-remplissage des déclarations de TVA.
Attention, le Gouvernement a abandonné en octobre 2024 le développement de son portail public de facturation (PPF) dans son rôle de plateforme gratuite d'émission et de réception. Conséquence directe : vous devez obligatoirement passer par un fournisseur privé, une plateforme agréée. Il n'existe donc pas de solution publique gratuite pour émettre vos factures électroniques.
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Comment bien se préparer au fonctionnement de la facturation électronique ?
La meilleure stratégie consiste à anticiper. Voici les actions à mener pour les PME et les entreprises individuelles (EI) dont les micro-entreprises.
Avez-vous l'obligation de faire des factures électroniques ?
Être assujetti à la TVA
C’est le premier point à comprendre. La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris celles en franchise en base. Peu importe leur taille, leur chiffre d’affaires, leur forme juridique ou leur régime d’imposition.
d'entreprises en France sont concernées par la réforme de la facturation
Facturer des entreprises (B2B)
L’obligation d’émettre une facture électronique concerne toute vente de biens ou de prestations de services à des professionnels (B2B).
Par exemple, les micro-entrepreneurs, les travailleurs indépendants et les professions libérales peuvent relever de l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques. Un micro-entrepreneur en franchise en base de TVA devra donc lui aussi établir des factures électroniques, même s'il ne facture pas de TVA à ses clients.
Et cela concerne aussi bien les entreprises publiques que privées. Pour le public, la plateforme d'e-facturation Chorus Pro était déjà en place.
Et l'E-reporting ?
La vente à des particuliers (B2C) ne donne pas lieu à une facturation électronique pour une entreprise. En revanche, ces transactions relèvent de l'e-reporting : vous transmettez les données à l'administration, via votre plateforme agréée, sans émettre de facture électronique au client particulier.
Ce sera aussi le cas pour certaines opérations exonérées comme les livraisons intracommunautaires.
Quels formats de factures sont autorisés ?
L'administration reconnaît trois formats pour l'e-facturation : Factur-X, UBL et CII.
|
Format électronique |
Type |
Particularité |
|---|---|---|
|
Factur-X |
Hybride (PDF + XML) |
Standard franco-allemand, lisible à la fois par l'humain et par la machine. Le plus courant en France. |
|
UBL |
XML structuré |
Universal Business Language, format international. |
|
CII |
XML structuré |
Cross Industry Invoice, format international. |
Pour la plupart des PME et entrepreneurs individuels, Factur-X est le format privilégié, car il conserve une lecture immédiate du document en PDF tout en intégrant les données structurées requises.
Que devez-vous faire avant le 1er septembre 2026 ?
Checklist
Checklist de préparation
Informez-vous sur la facturation électronique pour savoir si vous êtes concerné par l'e-facturation et/ou l'e-reporting.
Auditez vos processus actuels : comment émettez-vous, recevez-vous et archivez-vous vos factures aujourd'hui ?
Vérifiez votre logiciel de facturation : votre outil de facturation actuel appartient-il à la liste des plateformes agréées, ou travaillera-t-il avec une plateforme partenaire ?
Choisissez votre plateforme agréée avant septembre 2026.
Vérifiez la compatibilité de vos outils comptables avec les formats Factur-X, UBL ou CII.
Formez-vous au nouveau circuit, surtout si vous gérez votre facturation vous-même. Ne négligez pas l'obligation d'e-reporting pour certaines prestations de services et vente avec vos fournisseurs !
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, le plus simple est de vérifier qu'il constitue bien une solution compatible avec la facturation électronique. Certains éditeurs deviennent plateforme agréée quand d'autres optent pour un partenariat avec une plateforme agréée existante.
Le choix d'une plateforme n'est pas définitif. La réglementation prévoit la portabilité entre plateformes : vous devrez pouvoir changer, et l'ancien prestataire doit assurer un service minimum pendant au moins 12 mois.
Bon à savoir
Vous pouvez tester votre plateforme pendant la phase pilote de la facturation électronique du 27 février 2026 au 31 août 2026. Un bon moyen de tester vos opérations commerciales avant le grand rendez-vous du 1er septembre !
Le non-respect des obligations de facturation électronique génère des sanctions financières, renforcées par la loi de finances pour 2026. Tout manquement entraînera à terme l'application d'une amende.
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