Rappel du calendrier de la facturation électronique pour les PME
La loi de finances 2024 a différé le calendrier de la facturation électronique obligatoire, afin de laisser le temps à tous de s’adapter. Néanmoins, l’échéance approche rapidement, et la nouvelle réglementation s’appliquera bientôt à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. ⌛
Attention
La réforme de la facturation électronique concerne aussi les micro-entrepreneurs. Ils sont bien assujettis à la TVA, même s’ils sont souvent dispensés de l’appliquer sur leurs ventes en vertu du régime de franchise.
📅 Pour les PME et les micro-entrepreneurs, la mise en œuvre des nouvelles obligations va s’échelonner en deux temps.
Dès le 1er septembre 2026, ils devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
À compter du 1er septembre 2027, toutes les factures émises devront respecter ce nouveau format.
La transition vers la facture électronique pour les entreprises, c’est donc maintenant ! Vous avez intérêt à anticiper l’adoption de la réforme pour éviter toute erreur quand elle entrera en vigueur.
Bon à savoir
Cette réglementation touche aussi les départements d’outre-mer dans lesquels la TVA est applicable. La Guadeloupe, la Martinique et la Réunion sont donc concernées, au contraire de la Guyane, de Mayotte et de la Polynésie française.
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Qu’est-ce qu’une facture électronique et une facture PDF ?
La distinction entre facture électronique et PDF est encore floue pour beaucoup de professionnels. Avant de présenter leurs différences et les formats acceptés par l’administration, commençons par définir ces deux termes.
Facture électronique : définition
Une facture électronique est une facture émise, transmise et conservée sous une forme dématérialisée. Elle repose sur un socle de données structurées qui permettent sa lecture par les systèmes informatiques et est échangée selon des normes bien précises.
💡 Elle doit garantir 3 éléments incontournables.
L’authenticité de son origine : son émetteur est identifié.
L’intégrité de son contenu, qui ne doit pas pouvoir être modifié.
Sa lisibilité.
Pour répondre aux standards attendus par la réforme, une facture électronique doit par ailleurs :
respecter l’un des 3 formats obligatoires (Factur-X, UBL ou CII) ;
transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), agréée par l’État.
Bon à savoir
Le gouvernement avait prévu le lancement du portail public de facturation (PPF) avant l’application de la réforme. Cet outil devait permettre à toutes les entreprises qui le souhaitaient de générer gratuitement des factures électroniques. Les pouvoirs publics ont finalement abandonné ce projet en octobre 2024.
Facture PDF : définition
Une facture PDF est un document numérique que toute personne équipée d’un ordinateur peut facilement consulter. Elle a généralement été créée par un outil informatique (logiciel de comptabilité, Excel, etc.), avant d’être éditée en PDF.
📨 Transmissible par e-mail, ce format était jusqu’alors plébiscité par les professionnels pour l’envoi de leurs factures.
Quelles sont les différences entre une facture électronique et un PDF ?
À partir de 2026 ou 2027, les entreprises devront émettre, transmettre et conserver leurs factures sous une forme structurée, qui autorise leur lecture par les ordinateurs. Or, un fichier PDF classique ne permet pas de répondre à ces critères.
⚠️ On note plusieurs manquements dans ce format.
| Critères | 📄 Facture PDF classique | 💻 Facture électronique |
|---|---|---|
| Format | ⚠️ Document figé, lisible par l’humain uniquement | ✅ Données structurées (XML, UBL, Factur-X) lisibles par les logiciels |
| Lecture par ordinateur | ❌ Pas d’automatisation possible | ✅ Automatisation de la saisie comptable & pré-remplissage fiscal |
| Sécurisation | ⚠️ Facilement modifiable ou intercepté | ✅ Authentifiée & intégrité garantie (signature électronique) |
| Suivi / traçabilité | ❌ Impossible de savoir si reçu/traité | ✅ Suivi en temps réel (émise, reçue, acceptée, rejetée…) |
| Conformité légale (2026-2027) | ❌ Non conforme aux obligations | ✅ Conforme aux obligations légales et fiscales |
| Interopérabilité | ⚠️ Limitée, peu exploitable entre logiciels | ✅ Interopérable avec tous les systèmes certifiés |
| Archivage | ⚠️ Archivage manuel, sans garantie | ✅ Archivage électronique normé, inaltérable |
| Valeur probante | ⚠️ Moins reconnue juridiquement | ✅ Forte valeur probante (authenticité + traçabilité) |
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Une facture PDF est-elle conforme à la réforme de la facturation électronique ?
Une facture PDF classique ne répond pas aux exigences d’authenticité et d’intégrité de la réforme. Par ailleurs, si les PDF signés électroniquement ont longtemps été considérés comme des factures électroniques, ils ne seront plus acceptés à partir de 2027.
➡️ Vous devrez obligatoirement adopter l’un des formats autorisés par l’administration. Parmi eux, seul un permettra la lecture humaine : Factur-X, qui intègre un fichier XML dans un PDF. Il constitue ainsi en quelque sorte une facture électronique en PDF, qui respecte les garanties d’authenticité et d’intégrité imposées par la nouvelle réglementation.
Bon à savoir
La réforme prévoit par ailleurs de nouvelles mentions obligatoires sur les factures.
Elles devront indiquer le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison si elle est différente de celle de la facturation, ainsi que la nature des éléments fournis (prestations de services ou ventes de biens). Le cas échéant, l’émetteur devra aussi spécifier qu’il a opté pour le paiement de la TVA sur les débits.
Quels sont les formats acceptés pour une facture électronique ?
Après l’entrée en vigueur de la réforme, vos factures devront adopter l’un des 3 formats suivants.
Universal Business Language (UBL), un standard international basé sur un fichier XML.
Cross Industry Invoice (CII), qui utilise aussi sur un fichier XML. Il a été développé par l’UN/CEFACT, un organisme des Nations Unies qui œuvre pour la facilitation des procédures commerciales.
Factur-X, un format hybride qui combine des données structurées et un document lisible par les humains. Il exploite le format PDF/A-3 pour intégrer un fichier XML dans un PDF.
Bon à savoir
Certaines de vos opérations sont peut-être exclues du champ d’application de la facturation électronique. C’est par exemple le cas pour les activités BtoC et pour les ventes à des clients étrangers. Vous devez malgré tout déclarer les données relatives à ces transactions par l’intermédiaire du e-reporting.
Quels sont les avantages d’une facture électronique par rapport à une facture PDF ?
Si beaucoup de dirigeants d’entreprise considèrent aujourd’hui la réforme de la facturation électronique comme une contrainte, elle doit à terme leur apporter certains avantages.
Les objectifs de la réforme de la facturation électronique
Les pouvoirs publics ont défini 4 objectifs dans le cadre de la réforme de la facture électronique.
Lutter contre la fraude à la TVA.
Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation et à une diminution des délais de règlement.
Simplifier les obligations de TVA, avec à terme un pré-remplissage automatique des déclarations.
Améliorer la connaissance de l’activité des professionnels en temps réel, et notamment de leur chiffre d’affaires.
Les avantages de la facturation électronique pour les professionnels
La normalisation des factures électroniques doit apporter plusieurs avantages aux entreprises. Par rapport aux factures PDF, elles doivent permettre :
un suivi en temps réel de leur état d’avancement (transmise, réceptionnée, payée, etc.) ;
une amélioration de la trésorerie, grâce à une diminution des retards de règlement ;
une automatisation des process, qui offrira un gain de temps ;
une baisse des coûts de traitement, grâce à la réduction des interventions humaines ;
des échanges de pièces plus fluides avec le cabinet d’expertise comptable ;
la conservation de toutes les factures en un même espace.
💡 À terme, la réforme doit aussi favoriser la mise en place du pré-remplissage des déclarations de TVA. Pour les professionnels, cette évolution offrirait un double avantage.
Un gain de temps dans les tâches fiscales.
Une réduction du risque d’erreurs déclaratives.
Enfin, une facture électronique est plus sécurisée qu’une facture PDF, ce qui renforce son caractère probant. Son poids juridique est supérieur dans le cadre d’un litige.
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