Quelles sont les étapes pour faire une facture électronique ?
Émettre une facture électronique ne consiste pas à enregistrer un document en PDF puis à l'envoyer par e-mail. L'opération suppose de produire un fichier au format structuré et de le faire transiter par une plateforme agréée (PA), seul canal autorisé pour l'émission entre entreprises établies en France.
Au préalable, vous devez donc vérifier que vous avez bien l'obligation d'émettre des factures électroniques, choisir votre plateforme agréée, vérifier votre inscription à l'annuaire central et mettre en place vos processus.
Étape n°1 : Vérifier que votre entreprise a l'obligation d'émettre des factures électroniques
Préalable indispensable, vous devez vous assurer que votre entreprise a l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques, ainsi que le calendrier de mise en place applicable. Pour cela, référez-vous à la définition de la facture électronique selon l'article 289 du CGI.
Qui est concerné par la facturation électronique en France ?
La majorité des entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées par la réforme, au moins pour la réception de factures électroniques ou les obligations de e-reporting.
Et ce, peu importe votre régime de TVA, y compris si vous êtes en franchise en base de TVA comme les micro-entrepreneurs lors de la création de leur entreprise individuelle (EI). En effet, vous êtes alors assujetti à la TVA même si vous n’êtes pas redevable.
Peu importe votre forme juridique ou votre chiffre d'affaires. L'obligation d'émettre des factures électroniques n'est pas liée à un seuil.
En pratique, la facture électronique ne concerne pas :
les opérations à destination des particuliers ;
les opérations d’export ou de livraison intracommunautaire ;
les opérations exonérées de TVA par nature (comme les professions médicales et paramédicales, d’enseignement et de formation continue, des secteurs immobiliers, financiers et bancaires).
Bon à savoir
Les opérations exonérées de facturation électronique feront l’objet d’un e-reporting auprès de l'administration fiscale.
Quel calendrier pour l'émission des factures électroniques ?
Au niveau du calendrier de mise en place de la facturation électronique, la réforme initialement prévue pour 2024 bénéficie d’un report au 1er septembre 2026 pour la réception des factures électroniques par toutes les entreprises.
Émission de factures électroniques par les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 1er septembre 2026
Émission de factures électroniques par les TPE et PME (y compris les entrepreneurs individuels et micro-entrepreneurs assujettis) : 1er septembre 2027
Étape n°2 : Choisir son format de facture électronique
Il existe 3 formats de facture électronique :
Le format Factur-X combine un fichier PDF lisible par l’humain facilement et un fichier XML lisible par tout outil informatique. C’est la solution la plus accessible à mettre en place que les TPE et PME choisiront en général.
Le format Universal business language (UBL) est le format européen de référence, basé sur XML (Extensible markup language, un métalangage informatique de balisage générique). Il est particulièrement adopté par les sites e-commerce internationaux.
Le format Cross industry invoice (CII) est un format facilitant les échanges de données dans le monde, notamment entre industries.
Étape n°3 : Sélectionner son logiciel de facturation électronique
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation et de devis, vérifiez qu’il sera compatible avec la facturation électronique. Certains logiciels s’interfacent directement avec une PA.
L’entreprise doit compléter sa facture comme auparavant avec toutes les mentions obligatoires. Le logiciel de facturation et/ou la plateforme permettent de générer une facture électronique conforme contenant les données structurées attendues par l’administration.
Étape n°4 : Choisir une plateforme agréée
La nouveauté de la facture électronique concerne l’obligation pour toute entreprise de choisir une plateforme agréée (PA) pour émettre et recevoir des factures électroniques conformes. C’est également la PA qui transmet les données à l'administration fiscale.
Jusqu'en juillet 2025, les PA s'appelaient plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP.
La plateforme agréée fait l’objet d’une immatriculation par l'administration fiscale, après étude de son dossier. La certification est valable 3 ans et est renouvelable. La liste officielle des plateformes agréées est régulièrement mise à jour.
C’est la plateforme qui inscrit les entreprises clientes au sein de l’annuaire géré par l'administration. Vous pouvez simplement vérifier que votre entreprise apparaît bien avec sa PA.
Bon à savoir
Le 15 octobre 2024, le ministère de l’Économie a annoncé l’abandon du développement d’une plateforme nationale publique, le portail public de facturation (PPF). Cet outil gratuit devait reprendre les fonctionnalités de Chorus Pro, le service actuellement en place pour les fournisseurs d’entités publiques. Les entreprises françaises n’ont donc plus de doute et doivent choisir une PA.
Étape n°5 : Créer un modèle de facture conforme à la loi
Le schéma d’une facture électronique diffère désormais avec l’intervention d’une plateforme agréée entre l’émetteur et le destinataire, le fournisseur et le client.
Toutefois, la création d’une facture électronique conforme poursuit un processus similaire, notamment en respectant les mentions obligatoires.
La facture électronique conforme a donc la même valeur juridique qu’une facture papier, dès lors qu’elle est créée, transmise et archivée en respectant son intégrité, sa lisibilité et son authenticité.
Vous pouvez créer la facture directement sur la plateforme de dématérialisation ou adresser une facture en PDF à la plateforme. Cette dernière se charge alors d’extraire les données pour créer le pack de données structurées obligatoire.
Bon à savoir
La facture électronique n’est ni une facture scannée, ni une facture dématérialisée ou au format PDF !
Compte pro 100% en ligne qui s'occupe des devis et factures
Comment faire une facture électronique en pratique ?
1. Éditer la facture avec les mentions obligatoires
Les principales mentions obligatoires d’une facture restent identiques, mais la réforme ajoute de nouvelles données et des exigences techniques liées au format électronique structuré.
Depuis le 1er juillet 2024, plusieurs mentions complémentaires sont progressivement requises afin de préparer la généralisation de la facturation électronique :
le numéro SIREN de l’émetteur et du client ;
l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du destinataire ;
la nature de la transaction (livraison de marchandises et/ou prestation de service) ;
la mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits” le cas échéant.
2. Générer une facture au format structuré
L'émission d'une facture électronique impose un format lisible par machine. Votre logiciel ou votre plateforme agréée génère automatiquement ce fichier à partir des données saisies. Trois formats sont admis par la réforme : Factur-X, UBL et CII.
3. Transmettre la facture à sa plateforme agréée
C'est le cœur de l'émission. Vous ne transmettez plus la facture directement à votre client : vous la déposez ou la générez sur votre plateforme agréée, qui se charge de l'acheminer vers la plateforme du destinataire et de transmettre les données fiscales à l'administration.
Deux modes d'émission coexistent :
création directe de la facture sur la plateforme agréée ;
dépôt d'un fichier (y compris un PDF) que la plateforme convertit en format structuré et complète des données obligatoires.
Bon à savoir
De la même manière, la réception des factures électroniques s'effectue via votre plateforme, tout comme les obligations d'e-reporting et la transmission des données, soit directement, soit via votre solution de facturation.
4. Suivi de la facture après son émission grâce aux statuts
Une fois la facture transmise, votre plateforme agréée gère son cycle de vie au moyen de statuts. Ce suivi, nouveau par rapport aux factures papier, vous renseigne sur l'avancement de l'émission et de l'encaissement :
déposée : la facture est entrée dans le circuit ;
rejetée : un contrôle de conformité de la PA a échoué (à corriger et réémettre) ;
refusée : le client conteste la facture ;
encaissée : le paiement est enregistré.
Bon à savoir
Les délais de paiement des factures ne changent pas. Simplement les échanges de factures deviennent plus fluides et plus sécurisés.
Quels outils utiliser pour la dématérialisation des factures ?
Pour émettre, deux briques sont nécessaires : un outil de facturation capable de produire le format structuré et une plateforme agréée pour transmettre.
Un logiciel de facturation compatible : la plupart des logiciels du marché évoluent vers la facturation électronique. Vérifiez dès maintenant que le vôtre génère du Factur-X, UBL ou CII et qu'il se connecte à une PA.
Une plateforme agréée (PA) : c'est l'élément indispensable. Certains logiciels intègrent directement leur propre PA ; d'autres s'appuient sur un opérateur de dématérialisation (OD) relié à une PA.
Le logiciel de facturation n'est pas obligatoire
Vous n'êtes pas tenu d'utiliser un logiciel : vous pouvez créer la facture directement sur la plateforme agréée ou lui déposer un PDF. En revanche, le recours à une plateforme agréée, lui, est obligatoire.
Le traitement des factures, notamment par les experts-comptables, devrait à terme devenir plus simple et plus fluide.
Checklist
Mon logiciel de facturation génère un format structuré (Factur-X, UBL ou CII)
J'ai choisi une plateforme agréée immatriculée par la DGFiP
Je suis inscrit à l'annuaire central
Mes modèles de factures intègrent les nouvelles mentions (SIREN, nature de l'opération…)
J'ai testé une émission avant la date d'obligation
