Quelles sont les étapes pour faire une facture électronique ?
Étape n°1 : Vérifier que son entreprise est bien concernée par la facture électronique
Préalable indispensable, vous devez vous assurer que votre entreprise a l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques, ainsi que le calendrier de mise en place applicable.
En réalité, très peu d’entreprises échapperont à la facturation électronique puisqu’elles concernent toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France.
Peu importe votre régime de TVA, y compris si vous êtes en franchise en base de TVA comme les micro-entrepreneurs lors de la création de leur entreprise individuelle (EI). En effet, vous êtes alors assujetti à la TVA même si vous n’êtes pas redevable.
En pratique, la facture électronique ne concerne pas :
les opérations à destination des particuliers ;
les opérations d’export ou de livraison intracommunautaire ;
les opérations exonérées de TVA par nature (comme les professions médicales et paramédicales, d’enseignement et de formation continue, des secteurs immobiliers, financiers et bancaires).
Bon à savoir
Les opérations exonérées de facturation électronique feront l’objet d’un e-reporting auprès de l'administration fiscale.
Au niveau du calendrier de mise en place de la facturation électronique, la réforme initialement prévue pour 2024 bénéficie d’un report au 1er septembre 2026 pour la réception des factures électroniques par toutes les entreprises.
À cette date, les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre des factures électroniques. Les TPE et PME bénéficient d’une année supplémentaire pour l’émission de facture électronique obligatoire, soit au 1er septembre 2027.
Simplifiez votre comptabilité avec Propulse
Étape n°2 : Choisir son format de facture électronique
Il existe 3 formats de facture électronique :
Le format Factur-X combine un fichier PDF lisible par l’humain facilement et un fichier XML lisible par tout outil informatique. C’est la solution la plus accessible à mettre en place que les TPE et PME choisiront en général.
Le format Universal business language (UBL) est le format européen de référence, basé sur XML (Extensible markup language, un métalangage informatique de balisage générique). Il est particulièrement adopté par les sites e-commerce internationaux.
Le format Cross industry invoice (CII) est un format facilitant les échanges de données dans le monde, notamment entre industries.
Étape n°3 : Sélectionner son logiciel de facturation
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation et de devis, vérifiez qu’il sera compatible avec la facturation électronique. Certains logiciels ont fait le choix de devenir opérateur de dématérialisation (OD), d’autres de s’engager dans le processus de certification pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
L’entreprise doit compléter sa facture comme auparavant avec toutes les mentions obligatoires. Ensuite, c’est le PDP qui transforme cette facture en facture électronique, en y associant les données structurées, après vérification de la cohérence des informations fournies.
Étape n°4 : Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
La nouveauté de la facture électronique concerne l’obligation pour toute entreprise de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour émettre et recevoir des factures électroniques conformes. C’est également la PDP qui transmet les données à l'administration fiscale.
La PDP fait l’objet d’une immatriculation par l'administration fiscale, après étude de son dossier. La certification est valable 3 ans et est renouvelable. À ce jour, plus de 70 PDP font l’objet d’une immatriculation sous réserve.
Bon à savoir
Le 15 octobre 2024, le ministère de l’Économie a annoncé l’abandon du développement d’une plateforme nationale publique, le portail public de facturation (PPF). Cet outil gratuit devait reprendre les fonctionnalités de Chorus Pro, le service actuellement en place pour les fournisseurs d’entités publiques. Les entreprises françaises n’ont donc plus de doute et doivent choisir une PDP.
La plateforme de dématérialisation remplit plusieurs rôles :
intermédiaire entre l’entreprise et son client pour l’émission, la transmission et la réception de la facture électronique ;
transmetteur des données nécessaires à l'administration fiscale, notamment concernant la TVA sur la facture ;
transmetteur des données ne donnant pas lieu à une facture électronique (e-reporting) ;
transmetteur des informations de paiement.
Pour bien choisir votre PDP, étudiez vos besoins réels pour les fonctionnalités suivantes :
récupération automatique des factures en provenance de toutes sources ;
création de la facture directement sur la plateforme (ou via un OD, un logiciel de facturation ou tout support apte à transformer une facture en document PDF) ;
interopérabilité avec les outils de gestion et de comptabilité de l'entreprise ;
accessibilité spécifique par métier dans l’entreprise (dirigeant, directeur financier, expert-comptable) ;
gestion des comptes clients et fournisseurs ;
approbation et suivi des paiements.
Étape n°5 : Créer un modèle de facture conforme
Le schéma d’une facture électronique diffère désormais avec l’intervention d’un PDP entre l’émetteur et le destinataire.
Toutefois, la création d’une facture électronique conforme poursuit un processus similaire, notamment en respectant les mentions obligatoires.
Vous pouvez créer la facture directement sur la plateforme de dématérialisation ou adresser une facture en PDF à la plateforme. Cette dernière se charge alors d’extraire les données pour créer le pack de données structurées obligatoire.
Quelles mentions doivent apparaître sur une facture électronique ?
Il est important de bien comprendre la définition d’une facture électronique. Selon l’article 289 du Code général des impôts (CGI), la facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées.
Bon à savoir
La facture électronique n’est ni une facture scannée, ni une facture dématérialisée ou au format PDF !
La facture électronique conforme a donc la même valeur juridique qu’une facture papier, dès lors qu’elle est créée, transmise et archivée en respectant son intégrité, sa lisibilité et son authenticité.
Au niveau du contenu de la facture, rien de change : toutes les mentions obligatoires d’une facture restent impératives : identité de l’émetteur et du destinataire, date, détail, TVA, etc.
Depuis le 1er juillet 2024, plusieurs nouvelles mentions obligatoires sont nécessaires pour préparer la facturation électronique et l’échange de données avec l'administration fiscale :
le numéro SIREN de l’émetteur ;
l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du destinataire ;
la nature de la transaction (livraison de marchandises et/ou prestation de service) ;
la mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits” le cas échéant.
Quels logiciels permettent de créer une facture électronique ?
Vous comprenez désormais pourquoi le facturier papier est une espèce en voie de disparition. Un outil de facturation électronique est utile pour simplifier les processus de facturation en général. Le choix est vaste et la plupart des logiciels de facturation du marché pourront établir des factures électroniques conformes. C’est un point à vérifier sans attendre la date limite de septembre 2026 !
L’émission de factures électroniques ou e-invoicing contraint donc de s’équiper a minima. Votre seule obligation réside dans le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire, privée et donc payante. Elle permet de générer les données structurées rendues obligatoires par la facturation électronique.
Centralisez et automatisez votre comptabilité grâce à votre compte professionnel Propulse
