Pourquoi recruter ?
Bien définir vos besoins en personnel permet d'identifier clairement les compétences nécessaires pour gérer vos ressources humaines de manière proactive. Cela aide à assurer une adéquation entre les compétences disponibles et les exigences du marché.
Embaucher du personnel ne répond pas toujours au même besoin. Vous pouvez, par exemple, embaucher parce que :
votre activité nécessite une expertise que vous-même ne possédez pas ;
vous ne pouvez pas assurer à vous seul la quantité de travail nécessaire (ou que vous souhaitez vous libérer du temps) ;
vous souhaitez augmenter votre offre et développer votre chiffre d'affaires.
En fonction de vos objectifs, vous calculerez les coûts de différentes façons. Dans les deux premiers cas, vous chercherez à ce que l'activité générée par l'embauche couvre juste vos dépenses. Alors que si vous visez une augmentation du chiffre d'affaires, vous calculerez vos besoins en veillant à ce que les gains soient supérieurs aux dépenses.
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Comment qualifier ses besoins en personnel ?
Tout d'abord, vous devez estimer les besoins en compétences. Plusieurs questions sont à se poser. Il faut que vous commenciez par cibler le profil du futur collaborateur.
Quelles sont les compétences et les qualifications que vous recherchez ?
Quelles sont les missions que vous souhaitez lui proposer ?
Aura-t-il des responsabilités au sein de votre entreprise ?
Une expérience ultérieure est-elle indispensable ?
Envisagez-vous de proposer une formation ?
Comment quantifier ses besoins en personnel ?
Quantifier ses besoins en personnel consiste à déterminer le nombre exact d'employés que vous devez recruter. L'évaluation du besoin en personnel se déroule en trois étapes :
Évaluation des ressources actuelles : Déterminez le nombre total d'heures que vos salariés peuvent consacrer à leurs tâches sur une période donnée.
Calcul du temps nécessaire pour accomplir toutes les missions : Évaluez combien de temps est requis pour réaliser efficacement toutes les tâches sur une période donnée.
Comparer ces deux temps et déterminer si un ajustement est nécessaire en termes d'heures de travail et de recrutement de personnel supplémentaire.
Bon à savoir
Selon la nature de votre activité, pensez à tenir compte de la saisonnalité !
Connaître le besoin en heures de travail permettra de connaître le nombre de personnes à recruter.
Exemple
Une boutique de vêtements emploie 5 vendeuses : 3 à temps plein (35 heures chacune) et 2 à mi-temps (20 heures chacune).
➡️ Volume d'heures disponibles par semaine : (3 × 35) + (2 × 20) = 175 heures
Pendant les soldes, le magasin a besoin de 210 heures de travail par semaine pour assurer les ventes et organiser la surface de vente.
➡️ Besoin supplémentaire en heures : 210 heures - 175 heures = 35 heures
Évaluer les coûts de l'embauche
Dès l'étape du recrutement, vous devrez publier des annonces ou faire appel à un cabinet de recrutement pour la définition du poste et du profil, la rédaction des annonces et même la sélection des candidats. Ces services peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, mais cela représente un coût.
Quand vous évaluez vos besoins en personnel, vous devrez estimer le coût de vos futurs employés. Faire ce travail vous aidera à déterminer si vos recettes peuvent couvrir ces dépenses et à ajuster, si nécessaire, votre stratégie d'embauche (taux horaire facturé au client, salaire versé, nombre d'heures travaillées, etc.).
Le coût total d'un employé comprend non seulement son salaire brut et les charges patronales associées, mais aussi divers coûts indirects liés à son environnement de travail et à son développement professionnel.
| Catégorie | Type de coût | Description | Estimation |
|---|---|---|---|
| Salaire brut | Coût direct | Rémunération de base de l'employé | 100 % du salaire brut |
| Charges patronales | Coût direct | Cotisations sociales payées par l'employeur | 40-45 % du salaire brut |
| Formation | Coût indirect | Coûts liés à la formation de l'employé | Variable |
| Matériel | Coût indirect | Ordinateur, téléphone, etc. | Variable |
| Fournitures | Coût indirect | Papeterie, consommables, etc. | Variable |
| Équipements | Coût indirect | Mobilier, outils spécifiques, etc. | Variable |
Bon à savoir
Des aides à l'embauche existent et peuvent vous faire bénéficier d'exonération et d'allégement de charges. L'Agence pour la création d’entreprises (APCE), par exemple, vous propose sur son site un panorama de ces aides et de leurs règles d'application.
Choisir la meilleure solution pour couvrir le besoin en personnel
Identifier l'évolution de votre besoin de main-d'œuvre dans le temps vous aidera à choisir le type de contrat que vous allez proposer à vos futurs employés. Avez-vous besoin d'une main-d'œuvre saisonnière ? Pour une période limitée ?
En fonction, vous disposez de plusieurs solutions pour combler le manque de personnel :
Proposer un contrat à durée indéterminée (CDI) ou un contrat à durée déterminée (CDD).
Proposer un contrat de professionnalisation.
Recruter le nombre d'alternants ou d'apprentis nécessaires.
Avoir recours aux heures supplémentaires.
Augmenter le temps de travail des salariés à temps partiel (heures complémentaires).
Prendre des stagiaires.
Envisager le recrutement temporaire de personnel supplémentaire.
Mettre en place ces solutions devra se faire dans le respect des règles du droit du travail.
Penser aux perspectives d'évolution pour anticiper ses besoins en personnel
Évaluer les besoins en personnel ne se limite pas à une vision à court terme. Vous devez également intégrer une perspective à long terme pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Vous devez planifier les recrutements futurs, mais aussi la gestion de carrière des employés actuels. Départs à la retraite, promotions, restructuration, etc., anticiper vos besoins en recrutement est la clé d'un pilotage opérationnel optimal. En faisant cela, vous êtes en mesure d'éviter les ruptures de compétence et de garantir une bonne transition lors de changements organisationnels majeurs.
La planification à long terme aide à ajuster les besoins en personnel avec les cycles de croissance de l'entreprise. Les effectifs peuvent ainsi s'adapter aux variations de la demande. Ici encore, pensez à utiliser la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une méthode qui permet d'anticiper les besoins en personnel en fonction des objectifs à long terme de l'entreprise. En mettant en place une GPEC, vous pouvez adapter les compétences, les emplois et les effectifs avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, identifier les écarts, et ainsi planifier des actions comme la formation, la mobilité interne ou le recrutement externe. Cet outil vous aide à être proactif face aux évolutions du marché et aux changements internes, comme une expansion ou une restructuration.
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