Qu’est-ce qu’un journal d’achats en comptabilité ?
Ce document joue un rôle précieux dans le suivi comptable des achats de l’entreprise.
Journal d’achats : définition et rôle en comptabilité
Le journal d’achats est un registre comptable qui répertorie chronologiquement l’ensemble des achats réalisés par l’entreprise au cours d’une période définie, qui correspond généralement à un exercice comptable.
Chacune des opérations qui y est retranscrite est en principe justifiée par une facture émise par un fournisseur. Sa tenue régulière et rigoureuse renforce la traçabilité des dépenses.
💡 Le journal des achats est l’un des journaux auxiliaires, au même titre que le journal de banque et le journal des ventes, par exemple. Chacun de ces états permet de diviser le journal général de l’entreprise, en classant les différents flux enregistrés par type d’opération.
Quelles sont les opérations consignées dans le journal d’achats comptable ?
Le journal des achats enregistre un ensemble de dépenses hétéroclites. On y retrouve ainsi les éléments suivants :
les achats de matières premières (comptes 601) ;
les achats de marchandises (comptes 607) ;
les autres achats de biens utiles à l’activité (fournitures de bureau, produits d’entretien, emballages, etc.) ;
les frais généraux (prestations de services, classes 61 et 62) : honoraires, loyers, énergie, etc. ;
les achats d’immobilisations (classe 2).
Bon à savoir
L’entreprise peut aussi choisir de répartir ses transactions d’achats en plusieurs sous-ensembles pour optimiser son suivi comptable. Vous pouvez ainsi créer un journal des immobilisations et un journal des frais généraux, par exemple.
Quels sont les autres journaux comptables ?
La tenue d’une comptabilité implique d’affecter les opérations de l’entreprise au sein de différents journaux auxiliaires, en fonction de leur nature.
Le journal des achats.
Le journal des ventes enregistre l’ensemble des factures émises par l’entreprise.
Le journal de banque recense les transactions financières. En général, on crée un journal pour chaque compte bancaire.
Le journal de caisse répertorie les encaissements et décaissements d’espèces.
Le journal de paie rassemble les écritures relatives aux salaires et aux cotisations sociales.
Le journal des opérations diverses (OD) est dédié à la saisie des flux qui ne sont pas rattachables à d’autres journaux. Il permet par exemple d’enregistrer les charges constatées d’avance, les dotations aux amortissements ou les écritures de TVA.
Le journal des à-nouveaux est uniquement utilisé à l’ouverture d’un nouvel exercice comptable. Il reprend les soldes du bilan de clôture de la période précédente.
💡 L’entreprise peut adapter cette liste en fonction des spécificités de son activité et de ses besoins en matière d’analyse financière.
Simplifiez votre comptabilité avec Propulse
Qui doit tenir un journal d’achats ?
La nécessité de tenir un journal d’achats est liée à l’étendue de vos obligations comptables.
Un outil essentiel dans le cadre d’une comptabilité d’engagement
L’étendue des obligations comptables des entreprises dépend notamment de leur statut juridique. On distingue deux approches différentes.
La comptabilité de trésorerie n’enregistre que les transactions financières (encaissements et décaissements) en cours d’exercice. Les dettes et les créances sont seulement reportées dans les comptes à la clôture.
La comptabilité d’engagement inclut aussi les engagements de l’entreprise envers des tiers et les droits dont elle dispose sur ses débiteurs. Autrement dit, elle implique l'enregistrement des charges et produits dès la naissance juridique d’une dette ou d’une créance.
En comptabilité de trésorerie, vous n’enregistrez que vos encaissements et vos décaissements. Seul le journal de banque, et éventuellement le journal de caisse, sont utiles. Ainsi, le journal des achats et le journal des ventes ne concernent que les structures qui tiennent une comptabilité d’engagement.
Les structures qui doivent tenir un journal d’achat
Dans les faits, les structures suivantes appliquent obligatoirement les principes d’une comptabilité d’engagement. Elles doivent donc produire un ensemble complet de journaux auxiliaires, y compris un journal d’achats.
Les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).
Les entreprises redevables de l’impôt sur les sociétés (IS).
Les professions libérales qui exercent en société.
Les grandes associations.
Bon à savoir
Les entreprises individuelles doivent aussi tenir une comptabilité d’engagement si elles entrent dans une de ces catégories. En revanche, les auto-entreprises en sont dispensées, de par leur régime plus souple.
💡 Même si vous n’êtes pas soumis à l’obligation de comptabilité d’engagement, vous pouvez l’appliquer volontairement.
Cas particulier des auto-entrepreneurs : le registre des achats
Les micro-entreprises sont dispensées de la tenue d’une comptabilité complète. Elles doivent seulement établir un livre des recettes, et pour certaines d’entre elles un registre des achats.
La présentation de ce second document est proche de celle du journal des achats. Il liste l’ensemble des dépenses professionnelles de manière chronologique, en précisant notamment le type d’achat, le montant acquitté et le mode de règlement utilisé. Néanmoins, le fait générateur de l’enregistrement correspond au paiement, et non à la réception de la facture.
Bon à savoir
La tenue d’un registre des achats est obligatoire pour les commerçants et pour les auto-entrepreneurs qui fournissent des prestations d’hébergement. Dans les autres cas, elle peut être utile pour obtenir une vision claire de vos dépenses professionnelles et optimiser la gestion financière de votre activité.
Comment faire un journal d’achats en pratique ?
Le journal des achats se présente sous la forme d’un tableau à plusieurs colonnes.
Comment présenter un journal d’achats ?
Le journal des achats prend la forme d’un tableau dans lequel :
chaque ligne correspond à une ligne d’écriture issue du livre journal de l’entreprise ;
chaque colonne présente une caractéristique saisie lors de l'enregistrement.
Les informations extraites peuvent être plus ou moins complètes selon vos besoins. On y retrouve a minima les éléments suivants :
la date de la transaction d'achat ;
le numéro du justificatif comptable ;
le numéro du compte mouvementé ;
le libellé de l’opération, c’est-à-dire la nature de l’achat ;
le montant au débit ou au crédit.
Exemple
Le nom du fournisseur, la référence du paiement ou le mode de règlement peuvent aussi constituer des informations utiles dans vos journaux d’achats.
Quel outil utiliser pour construire un journal d’achats ?
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est presque incontournable pour les entreprises. Dans ce cadre, vous pouvez très simplement alimenter votre journal d’achats. Quand vous saisissez une nouvelle opération, il vous suffit d’indiquer le code du journal auxiliaire adéquat, et votre écriture y est automatiquement consignée.
Bon à savoir
Votre logiciel comptable vous permet en principe de générer votre journal des achats en quelques clics. Vous devez choisir la période à extraire (un exercice, un mois, etc.) et le format attendu (Excel ou PDF).
🚨 Tenir votre comptabilité sur Excel est fortement déconseillé. Si cette option peut sembler économique de prime abord, elle crée des risques importants. Une simple erreur dans vos formules peut conduire à une comptabilité complètement fausse. Par ailleurs, la construction et la mise à jour de vos feuilles de calcul demande un temps conséquent.
Exemple d’un journal d’achats en comptabilité
Le tableau ci-dessous présente un extrait d’un journal d’achats fictif.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
02/05/2026 | 607 | Achat de marchandises - Fournisseur Alpha | 1 000 | |
02/05/2026 | 44566 | TVA déductible (20 %) | 200 | |
02/05/2026 | 401 | Fournisseur Alpha | 1 200 | |
05/05/2026 | 604 | Achats d'études et prestations de services - Clean Office | 250 | |
05/05/2026 | 44566 | TVA déductible (20 %) | 50 | |
05/05/2026 | 401 | Clean Office | 300 | |
08/05/2026 | 6064 | Fournitures administratives - Papeterie Centrale | 180 | |
08/05/2026 | 44566 | TVA déductible (20 %) | 36 | |
08/05/2026 | 401 | Papeterie Centrale | 216 | |
12/05/2026 | 615 | Entretien et réparations - Tech Maintenance | 420 | |
12/05/2026 | 44566 | TVA déductible (20 %) | 84 | |
12/05/2026 | 401 | Tech Maintenance | 504 |
Comment enregistrer un achat en comptabilité ?
La facture d’un fournisseur implique le traitement de deux flux comptables distincts : l’achat et le paiement.
Étape 1 : Écriture comptable dans le journal d’achat
Vous commencez par enregistrer la facture de votre fournisseur à sa réception. Cette écriture implique en principe 3 comptes.
Le compte de charge adéquat (classe 6), selon le type d’achat (au débit).
Le compte de TVA déductible si l’opération est soumise à TVA (au débit).
Le compte de dette envers le fournisseur (au crédit).
Voici un exemple d’écriture à passer pour un achat de matières premières.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
xx/xx/xxxx | 601 | Achat de matières premières | Montant HT | |
xx/xx/xxxx | 44566 | TVA sur autres biens et services | TVA | |
xx/xx/xxxx | 401 | Fournisseurs | Montant TTC |
📆 Pour rappel, la première colonne permet d’indiquer la date de la facture.
Bon à savoir
Vous pouvez mouvementer plusieurs comptes de charges dans votre écriture, si la facture inclut différents types d’achat. Par exemple, l'enregistrement des frais de transport liés à un achat de marchandises peut être isolé dans le compte 6241 – Transport sur achats, pour permettre une analyse plus fine de vos dépenses professionnelles.
Cas particulier : Enregistrement dans le journal d’achats d’une immobilisation
Dans le cas d’un achat d’immobilisation, les comptes à utiliser diffèrent légèrement. Voici le schéma d’écritures à appliquer.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
xx/xx/xxxx | 2xxx | Immobilisations (à adapter selon la nature de l’achat) | Montant HT | |
xx/xx/xxxx | 44562 | TVA sur immobilisations | TVA | |
xx/xx/xxxx | 404 | Fournisseurs d’immobilisations | Montant TTC |
Étape 2 : Enregistrement du règlement dans le journal de banque
Par la suite, vous payez votre facture à la date d’échéance prévue. Ce second flux impacte vos comptes bancaires : vous devez utiliser un journal de banque. Il vous suffit de solder votre dette (compte 401 ou 404) par le compte 512 adéquat.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
xx/xx/xxxx | 401 | Fournisseurs | x | |
xx/xx/xxxx | 512 | Banques | x |
Bon à savoir
Dans le cas d’un règlement en espèces, vous devez plutôt utiliser un journal de caisse. Le compte à créditer est alors le 53 – Caisse.
Comment éviter les erreurs de saisie dans le journal des achats ?
Votre journal intègre une multitude de transactions d’achats. Dans ce cadre, une inattention ou une méconnaissance des règles peut entraîner des erreurs de saisie. Si vous ne les détectez pas à temps, elles peuvent avoir diverses conséquences, notamment sur le plan fiscal.
Le meilleur remède pour ne pas s’exposer à ces sanctions reste d’éviter les erreurs au moment de la saisie de vos achats. Voici quelques conseils qui devraient vous y aider.
Choisir un logiciel de comptabilité qui prend en charge l’enregistrement automatique des achats.
Former vos collaborateurs à l'application des normes comptables et à l’utilisation des outils numériques mis à leur disposition.
Mettre en place des procédures de contrôle pour repérer les erreurs de saisie (rapprochement bancaire, lettrage des comptes auxiliaires, etc.).
Corriger les erreurs comptables identifiées en suivant les recommandations du plan comptable général (PCG).
Avec toutes ces informations, la saisie des achats de biens et services ne devrait plus avoir de secrets pour vous ! La tenue de vos journaux comptables est assez simple, à condition de faire preuve d’un minimum de rigueur.
Centralisez et automatisez votre comptabilité grâce à votre compte professionnel Propulse
