Comment fonctionne le schéma de facturation électronique ?
Un schéma d’une facture électronique vaut mille discours… mais mérite quelques explications complémentaires.
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Quel est un exemple de schéma de facturation électronique ?
Voici un exemple pour bien comprendre les flux de la facture électronique.
Léa, graphiste en entreprise individuelle (EI), facture 1 200 € à Martin, gérant d'une PME.
Léa saisit sa facture dans son outil de facturation, qui la dépose sur sa plateforme agréée.
La plateforme de Léa convertit la facture au format Factur-X et interroge l'annuaire de l'État pour trouver la plateforme de Martin.
La facture est transmise à la plateforme de Martin, qui la met à la disposition de celui-ci.
En parallèle, les données fiscales (montant, TVA) remontent à la DGFiP.
À chaque étape, un statut se met à jour : Léa et Martin suivent l'avancement en temps réel.
Guide des intervenants dans le schéma d’une facture électronique
Fournisseur et acheteur
L’émetteur et le destinataire de la facture électronique restent identiques à la situation connue de toute entreprise. Un fournisseur ou émetteur vend un produit ou un service à un client ou destinataire et lui adresse sa facture pour être payé. Le vendeur facture l’acheteur, c’est simple !
Bon à savoir
Le calendrier de la facture électronique débute le 1er septembre 2026 pour la réception. À cette date, les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre des factures électroniques. Les TPE et PME disposent d’une année supplémentaire pour l’émission des factures électroniques, soit le 1er septembre 2027.
Plateforme agréée (PA), ex plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
La plateforme de dématérialisation partenaire est un organisme privé immatriculé par l'État. En 2026, le Gouvernement a adopté le terme simplifié de plateforme agréée (PA) pour les désigner.
La PA ou PDP joue plusieurs rôles dans le schéma d’une facture électronique :
être l’intermédiaire entre le fournisseur et le client pour émettre, transmettre et recevoir la facture électronique ;
convertir la facture électronique au format désiré par le destinataire, tout en respectant l'intégrité des données, leur lisibilité et leur authenticité ;
extraire et transmettre les données structurées à l'administration fiscale ;
transmettre les données de paiement.
Bon à savoir
En complément de l’e-invoicing, la PDP assure l’ e-reporting : la transmission des informations à l’administration fiscale qui ne font pas l’objet d’une facturation électronique.
Chaque entreprise choisit sa plateforme. Aussi, dans le schéma de facturation, deux plateformes interviennent : la plateforme du fournisseur et la plateforme du client. Toutes les entreprises assujetties à la TVA et concernées par l’obligation de facturation électronique doivent donc avoir choisi leur plateforme agréée avant le 1er septembre 2026 pour recevoir les factures. Pour ce faire, un e-mail valide de votre entreprise est impératif.
Pour choisir votre PA, étudiez les fonctionnalités utiles pour votre gestion comptable quotidienne, en fonction de votre activité économique, de votre propre logiciel de facturation et de vos besoins.
Bon à savoir
Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation (OD) ? L’entreprise pourra continuer à facturer via un logiciel ou un système sans que celui-ci ne soit une plateforme agréée. Il s’agit alors d’un opérateur de dématérialisation, qui travaillera avec une PA.
Les acteurs publics
L’un des objectifs de la facturation électronique est de faciliter la transmission des données à l’administration fiscale. Celle-ci pourra ainsi mieux lutter contre la fraude à la TVA.
Aussi, la plateforme du fournisseur transmettra certaines données de facturation et de transaction à l'administration fiscale.
Le portail public de facturation (PPF) devait avoir initialement 3 rôles :
plateforme d’émission et de réception gratuite ;
annuaire central des entreprises destinataires ;
concentrateur de données.
Le 15 octobre 2024, le ministère de l’Économie a annoncé l’abandon du développement du PPF pour son premier rôle. Il s’appuie sur le nombre important de plateformes privées en cours d’immatriculation. Les pouvoirs publics se concentrent sur les rôles d’annuaire des entreprises et de concentrateur de données entre les plateformes et l'administration fiscale.
L’annuaire des destinataires est indispensable pour les échanges entre plateformes. La plateforme de dématérialisation du fournisseur doit connaître celle du client facilement. Cet annuaire répertorie tous les assujettis à la TVA pour revoir les factures électroniques.
Bon à savoir
La facturation des acteurs publics se prolonge sur Chorus-Pro.
Quel est le cycle de vie d'une facture électronique ?
Autre nouveauté importante dans la facturation électronique : le cycle de vie de la facture.
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Source : impots.gouv.fr
Le cycle de vie d’une facture électronique permet à chaque acteur de connaître l’état d’avancement du traitement de la facture.
La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a clarifié sa doctrine : le socle officiel repose sur 4 statuts obligatoires (Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée), complétés de statuts recommandés et de statuts libres propres à chaque éditeur. Votre plateforme en affichera généralement entre 15 et 20.
Quels sont les 4 statuts obligatoires d'une facture électronique ?
|
Statut |
Signification |
Action à déclencher |
|---|---|---|
|
Déposée |
La facture est déposée sur la plateforme agréée de l'émetteur. C'est le point de départ du cycle. |
Aucune. |
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Rejetée |
Rejet technique par une plateforme (format invalide, mention manquante, destinataire introuvable). |
Corriger et redéposer la facture. |
|
Refusée |
Refus commercial par le destinataire (transaction inconnue, fraude). |
Émettre un avoir, une facture rectificative. |
|
Encaissée |
Le paiement a été reçu (obligatoire en TVA sur les encaissements). |
Sert au pré-remplissage de la déclaration de TVA. |
Les termes "rejetée" et "refusée" sont des statuts définitifs ! Une facture qui atteint l'un de ces deux statuts est fiscalement morte et doit être annulée puis réémise intégralement.
Bon à savoir
Un litige commercial avec un client ou un fournisseur, comme un désaccord sur le montant ou la prestation, ne justifie pas le statut "Refusée". Il faut alors utiliser un statut recommandé comme "en litige".
La mise à jour des statuts s’effectue manuellement par le fournisseur ou le client en se connectant à la plateforme, ou automatiquement selon les fonctionnalités de la plateforme.
La traçabilité des transactions et des opérations est continuelle pendant tout le cycle de la facture électronique.
Dossier de spécifications externes de la facturation : quelles sont les données et le format transmis à l'administration ?
Le processus d’une facture électronique nécessite la transmission de données structurées à l'administration.
L’article 41 septies D de l’annexe IV du Code général des impôts (CGI) énumère les données de facture attendues par l'administration, en application de l’article 289 du CGI.
Ces données de facture concernent notamment :
numéro SIREN du fournisseur ;
pays du siège du fournisseur ;
numéro SIREN du client ;
pays du siège du client ;
catégorie de l’opération : livraison de biens (LB) ou prestation de services (PS) ;
date de la facture ;
numéro de la facture ;
montant HT (mentionné distinctement) par taux de TVA ;
montant et taux de TVA ;
montant total hors taxes (HT) ;
montant total de TVA de la facture ;
devise de la facture.
Ces données structurées sont transmises et traitées en temps réel par l'administration fiscale, ce que ne permettrait pas une simple facture PDF.
Quelle est la structure d'une facture électronique ?
Avant tout, chacun doit comprendre la définition d’une facture électronique. Ce n’est pas une simple facture PDF ou une facture numérisée.
Elle intègre des données structurées pour assurer sa lisibilité, son authenticité et son inviolabilité. Pour cela, 3 formats de facture électronique sont possibles :
Factur-X : le format le plus adapté aux TPE et PME, car constitué d’une facture PDF lisible par l'humain et de données structurées XML lisibles par les machines ;
UBL (Universal business language), modèle de données standard compatible avec de nombreux systèmes d’information ;
CII (Cross Industry Invoice) facilite l’échange de données entre industries du monde entier.
Chaque plateforme doit émettre et recevoir des factures électroniques selon les 3 formats.
Les flux de facture électronique concernent donc les échanges de données informatisées entre les acteurs.
Bon à savoir
La PA est l'acteur principal de la réforme de la facturation en France. D'autres pays européens ont fait le choix d'une plateforme publique gratuite.
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