Définition de la facture électronique
L’article 153 de la loi de finances pour 2020 pose le principe d’une transmission des données liées à la facturation à l'administration fiscale.
Une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire.
Une facture électronique obéit à 3 conditions :
un format spécifique, inviolable et traçable ;
les mentions obligatoires de toute facture ;
une transmission au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation privée partenaire de l’administration (PDP).
Une facture électronique correspond donc à un standard validé par l’administration pour faciliter un traitement automatique des données de facturation, sécuriser les transactions et garantir l’authenticité de la facture.
Bon à savoir
La mise en place s’avère plus complexe que prévue et la généralisation de la facture électronique fait l’objet d’un report de 2024 à 2026 par la loi de finances pour 2024.
Simplifiez votre comptabilité avec Propulse
Quelles différences entre une facture électronique et une facture classique ?
Cette définition montre bien que la facture électronique est bien plus qu’une simple facture papier numérisée ou une facture établie directement depuis son ordinateur avec un logiciel. La facture au format PDF envoyée par email n’est donc pas une facture électronique.
Pour autant, toute facture répond aux règles posées par l’article 289 du Code général des impôts (CGI) : opérations visées, délai de facturation, conservation, etc.
Différences entre facture électronique et facture numérisée
|
Différences |
Facture électronique |
Facture numérisée |
|---|---|---|
|
Contenu |
Mentions obligatoires |
|
|
Obligation |
Obligatoire entre entreprises assujetties à la TVA pour les opérations imposables à la TVA |
Obligatoire entre professionnels |
|
Format |
Spécifique et inviolable |
Tout format (papier, .pdf, document ou tableur) |
|
Mode de transmission |
Par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) |
Envoi par courrier ou email |
Pourquoi la facturation électronique se met en place ?
Plusieurs objectifs concomitants ont conduit à la mise en place de la facture électronique obligatoire :
lutter contre la fraude à la TVA ;
améliorer la connaissance en temps réel des activités des entreprises ;
simplifier les déclarations de TVA qui, à terme, seront pré-remplies ;
faciliter la dématérialisation des processus dans l’entreprise pour gagner en productivité.
Qui est concerné par la facture électronique ?
Quelles entreprises ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par la facturation électronique :
quel que soit le chiffre d’affaires réalisé ;
quel que soit leur statut juridique (société ou entreprise individuelle, même les micro-entreprises sont concernées par la facturation électronique) ;
quel que soit leur régime de TVA (y compris en franchise en base de TVA !).
Exemple
Un micro-entrepreneur devra réaliser des factures électroniques, même s’il est en franchise en base de TVA. Il est assujetti à la TVA mais non redevable, car exonéré.
Bon à savoir
Même les entreprises qui n’émettent pas de facture doivent s’intéresser à la facturation électronique puisqu’elles doivent être en mesure de recevoir les factures électroniques de leurs partenaires commerciaux et fournisseurs et de transmettre des données complémentaires à l'administration le cas échéant.
Quelles opérations ?
Les opérations donnant lieu à une facture électronique doivent répondre aux conditions suivantes :
donner lieu à une facturation (opérations entre entreprises) ;
intervenir entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA ;
relever des opérations soumises à la TVA en France.
Les opérations exonérées par nature de TVA ne donnent pas lieu à l’établissement d’une facture électronique. Ce sont les secteurs médicaux et paramédicaux, l’enseignement et la formation professionnelle continue, les secteurs de l’immobilier, de la finance, de l’assurance et de la banque.
Bon à savoir
Les données des factures électroniques sont transmises automatiquement à l'administration fiscale par le PDP. En revanche, les opérations non soumises à l’obligation de facturation électronique font l’objet d’un e-reporting à l’administration.
À quelle date ?
La mise en place de la facturation électronique se fera de manière progressive selon la taille des entreprises.
1ère phase.
Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PDP.
Les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également commencer à émettre des factures électroniques.
2ème phase.
Les micro-entreprises, TPE et PME auront à leur tour l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Quels sont les formats de factures électroniques acceptés ?
Une facture électronique conforme peut avoir 3 formats : UBL, CII ou format mixte. Ces formats sont tous conformes à la norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique.
La facture électronique UBL
La facture Universal business language (UBL) est un format de facture électronique basé sur XML (Extensible markup language, un métalangage informatique de balisage générique).
Soutenu par les pays scandinaves, il fournit un modèle de données standard compatibles avec de nombreux systèmes d’information. Il s’intègre parfaitement à un échange de données informatisé (EDI) fiscal.
La facture électronique CII
La facture Cross Industry Invoice (CII) ou facture inter-industries est une technologie facilitant les échanges de données entre partenaires dans le monde.
La facture X, un format mixte ou hybride
Un format hybride de facture électronique est aussi possible, à l’instar de Factur-X, le modèle franco-allemand en place depuis plusieurs années.
Une facture X contient en même temps un fichier PDF facilement accessible pour les clients et fournisseurs et des données au format XML. En outre, c’est le format le moins onéreux à mettre en place pour les entreprises.
Comment faire une facture électronique au bon format ?
Pour savoir comment faire une facture électronique, c’est simple : chaque entreprise sélectionne une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP. Elle peut être différente de celle de ses clients et fournisseurs. C’est la plateforme qui envoie la facture électronique à vos clients ou reçoit les factures de vos fournisseurs et vous la transmet. C’est aussi via cette plateforme que vous échangez les données avec l'administration.
Bon à savoir
Le projet initial prévoyait la création d’un portail public de facturation semblable à Chorus Pro. Le ministère de l’Économie a annoncé le 15 octobre 2024 abandonner ce projet. Notant que plus de 70 plateformes de dématérialisation sont déjà en place, l’État souhaite se concentrer sur d’autres missions comme la construction d’un annuaire de PDP et d’un concentrateur de données pour l'administration fiscale.
Comment choisir son format de facture électronique ?
En général, les petites et moyennes entreprises, travaillant uniquement sur le marché français, privilégient le format Factur-X.
Le format UBL est particulièrement adapté aux sites e-commerce internationaux tandis que le format CII fluidifie les échanges BtoB.
Comment pour toute solution technologique, étudiez vos besoins, anticipez l'évolution de l’entreprise et recueillez des retours d’expérience d’utilisateurs dans votre secteur d’activité.
Centralisez et automatisez votre comptabilité grâce à votre compte professionnel Propulse
