Comment justifier ses frais kilométriques aux impôts ?

Indemnités kilométriques : définition

Qu’est-ce que c’est ? 

L'indemnité kilométrique est un outil de simplification proposé par l’État pour éviter les complexités liées aux déplacements professionnels avec un véhicule personnel :

• Premier problème : vous pouvez utiliser une voiture personnelle qui reste dans votre patrimoine personnel ou qui relève du patrimoine professionnel de l’entreprise individuelle.

• Deuxième problème : les frais de déplacement constituent alors une charge mixte pour laquelle vous devez décider et justifier du pourcentage d’usage professionnel.

• Troisième problème : avec les frais réels, vous collectez chaque dépense liée au véhicule et devez appliquer ce pourcentage.

• Quatrième problème : c’est une source de fraude potentielle importante, dont le contrôle mobiliserait de nombreux agents de l'administration fiscale.

Pour résoudre tous ces problèmes, les indemnités kilométriques (IK) se substituent au calcul des frais réels de véhicules. Elles représentent un forfait de dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Les indemnités kilométriques couvrent ainsi :

• l’usure du véhicule (et donc son amortissement) ;

• le loyer éventuel ;

• le carburant ou les dépenses de recharge ;

• l’assurance auto ;

• l’entretien ;

• les pneumatiques.

Ce forfait prend la forme d’un barème kilométrique, par puissance de véhicule et par distance parcourue.

Attention ce barème ne prend pas en compte :

• les frais de garage ou frais de stationnement au sens large (parcmètres, parking de plus ou moins longue durée) ;

• les frais de péage d’autoroute,

• les intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle.

Vous pouvez alors ajouter ces frais si vous êtes en mesure de les justifier précisément.

Quelle différence entre indemnités kilométriques et frais réels ?

La principale différence est la simplicité ! Avec le barème kilométrique, vous devez simplement justifier le nombre de kilomètres parcourus pour votre activité professionnelle et multiplier par le montant forfaitaire adéquat. Avec la déduction des frais pour un montant réel, vous devez justifier chaque dépense liée à l’usage professionnel de la voiture. En termes de gestion, le système est beaucoup plus lourd.

Qui peut opter pour le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique est en place pour :

• Les salariés et les fonctionnaires peuvent opter pour les frais réels en lieu et place de l’abattement de 10 % sur leurs traitements et salaires. Ils déduisent alors les frais de déplacement professionnel selon le barème kilométrique.

• Les travailleurs indépendants peuvent utiliser les indemnités kilométriques dès lors qu’ils utilisent un véhicule personnel dans le cadre de trajets professionnels.

Comment optimiser ses frais de déplacement : indemnité kilométrique ou frais réel ? 

Comment choisir entre frais réels et régime micro‑fiscal ?

C’est le premier choix général à faire quand on crée son entreprise en étant indépendant. En effet, la question des charges déductibles et donc des frais kilométriques se posent exclusivement pour les entreprises soumises à un régime réel d’imposition.

Les micro-entrepreneurs optent pour le régime micro-fiscal : dégagés d’obligations comptables, ils n’ont pas à calculer un résultat imposable et ne peuvent donc pas déduire de frais professionnels. Les impôts se règlent soit avec le versement forfaitaire libératoire, soit en indiquant le chiffre d’affaires encaissé qui se voit appliquer un abattement forfaitaire (pour représenter les charges).

Dans quels cas préférer les frais réels aux indemnités kilométriques ? 

Pour de nombreux indépendants, le barème kilométrique est plus intéressant que les frais réels, en particulier lorsque le véhicule appartient au patrimoine personnel de l’entrepreneur.

Et ceci pour une raison simple : les indemnités kilométriques tiennent compte de l'amortissement du véhicule estimé sur 5 ans. Or, ce montant important n’est pas possible aux frais réels si le véhicule n’est pas inscrit au patrimoine de l’entreprise. Et cette inscription rend imposable une éventuelle plus-value lors de la revente…

Pour faire simple, conservez votre voiture dans votre patrimoine personnel et profitez des indemnités kilométriques. C’est la meilleure solution pour la plupart des indépendants. C’est seulement si vous effectuez un très grand nombre de kilomètres professionnels que vous pouvez avoir intérêt à opter pour les frais réels.

Une autre situation joue en faveur des frais réels : si vous subissez un dommage non indemnisé par l’assurance auto obligatoire. Le montant des réparations peut alors générer un intérêt pour une déclaration des frais réels.

Comment déclarer ses frais kilométriques ? 

Comment calculer l’indemnité kilométrique pour un indépendant avec le barème kilométrique ? 

Chaque année, l'administration fiscale met à jour un barème kilométrique actualisé en fonction des coûts du carburant et de l’entretien. Il existe pour les automobiles, les cyclomoteurs et autres deux-roues.

Pour promouvoir l’usage du vélo, l’indemnité kilométrique est fixée à 0,25 € / kilomètre parcouru.

Barème kilométrique 2025 pour automobile thermique, hydrogène ou hybride

d = distance parcourue en kilomètres

Barème kilométrique 2025 pour véhicule 100 % électrique : majoration de 20 %

Quels éléments faut-il pour justifier ses déplacements professionnels ?

Le droit d’utiliser le véhicule 

Le barème kilométrique fonctionne pour un véhicule dont l’entrepreneur est propriétaire ou son conjoint ou un membre de son foyer fiscal.

En cas de prêt de véhicule, vous devez justifier la prise en charge de la quote-part des frais couverts par le barème pour un usage professionnel du véhicule.

Le kilométrage parcouru

Le justificatif des kilomètres parcourus nécessite un peu d’organisation. conservez toutes les preuves comme les relevés de missions, les rendez-vous professionnels, les déplacements et les feuilles de route.

Aux déplacements professionnels, vous ajoutez les trajets domicile-travail dans la limite de 40 km par trajet. Le tarif est alors de 0,15 € par km pour un travailleur indépendant. Au-delà de 40 km, vous devez justifier l’éloignement par des circonstances particulières liées à votre activité ou des convenances personnelles ou familiales (emploi du conjoint, scolarisation des enfants, prix du logement à proximité, etc.).

Sous quelle forme déclarer les frais kilométriques ?

Dans votre déclaration d’impôt, si vous êtes un travailleur indépendant, vous n’avez pas à opter pour les frais réels en lieu et place de l’abattement de 10 % auquel vous ne pouvez prétendre.

En revanche, vous devez opter pour les indemnités kilométriques, pour ne pas avoir à calculer les frais réels professionnels. Conservez les justificatifs en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Pour les professionnels indépendants, les indemnités kilométriques constituent une charge déductible du résultat fiscal de l’entreprise.

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