Quelles dépenses sont déductibles du résultat fiscal d’une entreprise ?
Les dépenses professionnelles d’une entreprise entrent dans sa comptabilité. Sous conditions, certaines de ces dépenses constituent des charges déductibles du résultat fiscal, et par conséquent du montant d’impôt dû. Cela fonctionne que l’imposition des bénéfices relève de l’impôt sur le revenu (IR) ou l’impôt sur les sociétés (IS).
Quelles sont les charges professionnelles déductibles pour un indépendant ?
Toutes les entreprises soumises à un régime fiscal réel peuvent déduire des charges. Peu importe la forme juridique :
entreprise individuelle (EI) ;
société unipersonnelle comme la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
société à plusieurs associés comme la société à responsabilité limitée (SARL) ou la société par actions simplifiée (SAS).
Par exception, les entreprises dotée d'un régime micro-fiscal comme les micro-entreprises ne peuvent déduire aucune charge. En réalité, elles bénéficient d’un abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires pour représenter leurs frais professionnels :
71 % pour une activité de vente et d’hébergement ;
50 % pour les prestations de services entrant dans les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), la location de meublés de tourisme classés et chambre d’hôtes ;
30 % pour la location de meublés de tourisme non classés ;
34 % pour les prestations de services entrant dans les bénéfices non commerciaux (BNC).
Bon à savoir
Il est donc inutile de chercher quelles sont les charges déductibles pour un micro-entrepreneur ! Il n’y a aucune optimisation possible pour ce régime, en BIC ou BNC.
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Les principales charges déductibles
Voici les principales charges déductibles pour une entreprise :
achat de matières premières (activité de production) ou de produits (activité de revente) ;
dépenses professionnelles liées à la vie quotidienne de l’entreprise : fournitures de bureau, frais de télécommunications, loyer, frais de matériel, etc. ;
frais d’actes et de contentieux (comme les honoraires) ;
frais d’études et frais de gestion ;
assurances professionnelles (obligatoires ou facultatives) ;
frais de publicité et de communication ;
formation professionnelle ;
cotisations versées à un syndicat ou à un ordre ;
intérêts des comptes courants d’associés pour une société ;
dépenses vestimentaires liées à l’exercice d’une profession (robe d’avocat, blouse de médecin).
Certains frais de société sont déductibles mais nécessitent des précisions comme les frais de repas et d’hébergement et les cadeaux d’affaires.
Les cadeaux d’affaires
L'administration n'interdit pas d’être généreux avec ses prospects ou clients. Ainsi, vous pouvez déduire des dépenses non excessives et cohérentes au titre de cadeaux.
Le cadeau d’affaires nécessite d’être raisonnable par rapport aux usages et au chiffre d’affaires de l’entreprise. Il n’existe aucun plafond mais au-delà d’un montant total de 3 000 €, l’entreprise doit les faire figurer sur un relevé des frais généraux.
Bon à savoir
La TVA est déductible jusqu’à 73 € TTC par cadeau d’affaires.
Les frais de repas
Le travailleur indépendant soumis à l'impôt sur le revenu (IR) peut déduire les frais supplémentaires de repas de son résultat, sous 3 conditions :
être une dépenses nécessaire (déplacement professionnel ou repas d’affaires) ;
pouvoir justifier l’éloignement entre le le lieu et le domicile (en termes de kilomètres ou de temps de trajet) ;
pouvoir justifier la dépense (facture de restaurant ou de traiteur).
La fraction déductible correspond à la différence entre le montant payé et le montant du forfait d’un repas pris à la maison (5,45 €), tout en étant plafonnée à 21,10 € en 2025.
Exemple
Un consultant freelance dépense 30 € comme frais de repas lors d’un déplacement après un rendez-vous chez un client. Il peut déduire 15,65 € (21,10 - 5,45) car cela excède le plafond.
Les frais de déplacement
Les frais de déplacement sont assez vastes et concernent notamment :
les frais de transport professionnels ;
les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail (déductibles jusqu’à 40 kilomètres en principe) ;
les frais liés à l’acquisition et à l’entretien des véhicules de société ;
les frais de véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel (pour la partie relative aux missions professionnelles).
En principe, les montants restent déductibles pour leur valeur réelle.
Pour simplifier les calculs, un barème pour frais de carburant existe. Vous devez ensuite multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le barème correspondant à la puissance de votre véhicule.
Exemple
Un véhicule de 6 chevaux au Super sans plomb permet de déduire 0,147 € par kilomètre.
Autre barème simplificateur, le barème kilométrique pour les déplacements professionnels des entreprises en BNC. Notez que les véhicules électriques bénéficient d’une déduction majorée de 20 %.
Bon à savoir
La TVA sur les frais de déplacements (avion, train, taxi, métro, hôtel, achat de véhicule de tourisme) n’est pas récupérable.
Quelles sont les conditions pour déduire des frais du résultat fiscal ?
Plusieurs conditions de déductibilité s'imposent pour éviter les abus. Les frais de société viennent réduire les impôts s'ils réunissent toutes ces conditions.
Une dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise
Les frais engagés dans l'intérêt direct de l'exploitation ou se rattacher à la gestion normale de l'entreprise sont déductibles. L’article 39 du Code général des impôts (CGI) précise la façon d’aboutir au bénéfice imposable et prévoit la déductibilité des frais généraux pour les BIC. L’article 93 du CGI fait de même pour les BNC.
Les dirigeants d’entreprises bénéficient d’une liberté de gestion. Toutefois, le bulletin officiel des impôts BOI-BIC-CHG-10-10 rappelle qu’en dépit de l'interdiction de s’immiscer dans les affaires d’une entreprise, l'administration a vocation à étudier si une dépense est engagée dans l’intérêt de la société.
En pratique, cela revient à exclure les dépenses personnelles, les dépenses somptuaires (ou luxueuses), les dépenses excessives.
Une dépense comptabilisée sur l’exercice
Règle comptable essentielle, la dépense doit être certaine dans son principe et dans son montant. Elle doit donc être comptabilisée dans l’exercice au cours duquel elle a été engagée.
Bon à savoir
Attention aux immobilisations ! Les frais liés à une immobilisation ou les dépenses supérieures à 500 € HT font l’objet d’une comptabilisation en immobilisation et non d’une charge déductible de l’exercice comptable en cours. Les frais de création d'entreprise relèvent des immobilisations incorporelles.
Une dépense justifiable
En principe, les frais sont déductibles pour leur montant réel.
Par exception, certains frais sont évalués de manière forfaitaire pour simplifier la comptabilité. L’exemple principal est le barème des frais kilométriques pour les dépenses de véhicules.
Dans tous les cas, la dépense doit pouvoir se justifier par un document écrit comme une facture ou un autre type de justificatif.
Une dépense raisonnable
Les dépenses somptuaires ou les frais excessifs constituent des charges non déductibles.
Enfin, certaines charges sont déductibles jusqu’à un certain plafond.
Il en est ainsi des :
frais de parrainage sans excès par rapport au chiffre d’affaires ;
rémunérations en cohérence avec le travail fourni ;
primes d’intéressement et participation des salariés au résultat de l’entreprise (respect des conditions : accord collectif et aléatoire).
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Comment optimiser ses frais professionnels ?
Dirigeant d’entreprise, assimilé salarié, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire de 10 % de votre salaire, au titre des frais professionnels.
Mais vous pouvez renoncer à cet avantage pour calculer la déduction de vos frais professionnels réels. Comme souvent, en matière fiscale, l’optimisation consiste à renoncer aux calculs les plus simples.
Comment enregistrer les charges déductibles ?
Tout frais professionnel doit être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise, au titre de son exercice. C’est relativement simple si la dépense provient d’un compte bancaire pro.
Si la dépense se réalise par un compte bancaire perso d’un salarié ou d’un dirigeant, il convient de passer en note de frais.
Le plus complexe concerne les frais mixtes, les dépenses relatives à des biens ou des services servant pour partie à votre vie professionnelle et pour partie à votre vie personnelle. Cela peut concerner le loyer de votre logement si vous n’avez pas de bureau, mais aussi les dépenses d’énergie, de télécommunications, d’assurance.
Vous devez évaluer la part relative à une mission professionnelle, celle-ci étant la seule déductible. Attention, si l'administration fiscale l’exige, vous avez l’obligation de justifier vos calculs.
Exemple
Vous louez 1500 € un appartement de 100 m2, doté d’un bureau de 10 m2 dans lequel vous exercez votre activité professionnelle. Chaque mois, vous vous remboursez 10 % du loyer, soit 150 €. En pratique, vous effectuez un virement de votre compte pro vers votre compte perso.
Un expert-comptable sait vous conseiller pour déduire les frais de société et les optimiser. Les frais de représentation et les frais d'hébergement sont particulièrement sensibles, avec des règles fiscales parfois imprécises.
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