Frais de société et charges déductibles : tout savoir pour réduire vos impôts

Déduire ses frais professionnels est un levier important pour réduire le montant de ses impôts que l’on exerce en entreprise individuelle (EI ou micro-entreprise) ou en société (SAS,SA, SASU, SARL, EURL). Mais tous les frais ne sont pas déductibles : seules les dépenses réelles, justifiées et engagées dans l’intérêt direct de l’activité peuvent constituer des charges déductibles du résultat fiscal et venir diminuer le résultat imposable.

Les règles sont globalement les mêmes, sauf exceptions, qu'il s'agisse de l’impôt sur le revenu (IR) ou de l’impôt sur les sociétés (IS).

Voici les règles applicables et les dépenses que l’administration fiscale accepte effectivement en déduction.

Quels sont les statuts juridiques permettant une déduction sur l'impôt (Entreprise individuelle, SARL, SASU) ?

Toutes les entreprises soumises à un régime réel d'imposition peuvent déduire leurs charges, peu importe la forme juridique :

• Entreprise individuelle (EI) ;

• Société unipersonnelle comme la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;

• Société à plusieurs associés comme la société à responsabilité limitée (SARL) ou la société par actions simplifiée (SAS).

Par exception, les entreprises relevant d'un régime micro-fiscal  ne peuvent déduire aucune charge réelle. À la place, elles bénéficient d’un abattement forfaitaire sur leur CA censé représenter leurs frais professionnels :

• 71 % pour une activité commerciale et d’hébergement, hors locations de meublés touristiques soumises aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;

• 50 % pour une activité de prestation de services et de location de meublés touristiques classés et chambre d’hôtes (BIC) ;

• 30 % pour une activité de location de meublés de tourisme non classés (BIC) ;

• 34 % pour une activité libérale soumise aux bénéfices non commerciaux (BNC).

Quels sont les frais réels et charges que l'on peut déduire des impôts (liste) ?

En régime réel, un indépendant peut déduire de son résultat imposable toutes les dépenses engagées dans l’intérêt direct de l’exploitation, à condition qu’elles soient : nécessaires, justifiées, comptabilisées et d’un montant raisonnable.

Les principales charges déductibles

Voici les principales charges déductibles du résultat d'une entreprise :

• achat de matières premières (activité de production) ou de produits (activité de revente) ;

• dépenses professionnelles liées à la vie quotidienne de l’entreprise : fournitures de bureau, frais de télécommunications, loyer, frais de matériel ;

• frais d’études et frais de gestion ;

• assurances de dommages professionnelles (obligatoires ou facultatives) ;

• frais de publicité et de communication ;

• formation professionnelle du personnel salarié ;

• cotisations versées à un syndicat ou à un ordre professionnel ;

• intérêts des comptes courants d’associés pour une société dans la limite du plafond maximal applicable ;

• dépenses vestimentaires liées à l’exercice d’une profession (robe d’avocat, blouse de médecin).

Certains frais de société sont déductibles mais nécessitent des précisions, comme les frais de repas et d’hébergement et les cadeaux d’affaires.

Cas particulier des cadeaux d'affaires

L'administration n'interdit pas d’être généreux avec ses prospects ou clients. Ainsi, vous pouvez déduire des dépenses non excessives et effectuées dans l'intérêt direct de l'entreprise au titre de cadeaux.

Le cadeau d’affaires nécessite d’être raisonnable au regard de l'activité et du CA de l’entreprise. Il n’existe aucun plafond mais, au-delà de 3 000 € par an, l’entreprise doit les faire figurer sur un relevé des frais généraux.

Cas particulier des frais de repas

Le travailleur indépendant soumis à l'impôt sur le revenu (IR) peut déduire les frais supplémentaires de repas de son résultat, sous les 3 conditions suivantes :

• être une dépense nécessaire (déplacement professionnel, repas d’affaires ou encore résulter de l'exercice normal de la profession et être rendu nécessaire lorsque la distance entre le lieu de celle-ci et le domicile du contribuable l'empêche de le prendre à domicile) ;

• pouvoir justifier l’éloignement entre le lieu de travail et le domicile (en termes de kilomètres ou de temps de trajet, et ne pas être anormalement éloigné de ce dernier sauf exception) ;

• pouvoir justifier la dépense (facture de restaurant ou de traiteur).

La fraction déductible correspond à la différence entre le prix payé et la valeur d’un repas pris à domicile (5,50 € en 2026 suite à une évaluation forfaitaire), dans la limite d'un plafond annuel (21,40 € en 2026 suite à une évaluation forfaitaire).

Au-delà de ce montant, les frais de repas sont considérés comme excessifs et n'ouvrent droit qu'à une réduction de 15,90 €.

Cas particulier des frais de déplacement

La notion de frais de déplacement peut être utilisée dans différents contextes, pour désigner différents types de dépenses, par exemple :

• les frais de transport professionnels (train, avion, taxi, transports en commun) ;

• les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail (déductibles jusqu’à 40 kilomètres en principe) ;

• les frais liés à l’acquisition et à l’entretien des véhicules de société (amortissement ou loyers) ;

• les frais de véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel (pour la partie relative aux missions professionnelles : carburant, entretien, assurance).

Par principe, les frais de voyage et de déplacement ne sont déductibles que pour leur montant réel (10 %), et à la double condition qu'ils aient un caractère professionnel, et qu'ils soient suffisamment justifiés.

Par exception, les titulaires de BNC peuvent évaluer forfaitairement leurs frais de voiture et de deux roues. Pour ce faire, ils doivent multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le barème kilométrique (publié chaque année).

Notez que les véhicules électriques bénéficient d’une déduction majorée de 20 %.

Formule de calcul : d (distance) x 0,447 € = 20 000 x 0,447 € = 8 940 €

Autre barème simplificateur, le barème pour frais de carburant qui ne s'applique qu'aux véhicules ayant un usage mixte (professionnel et personnel). Pour pouvoir en bénéficier, vous devez être dans l'une des situations suivantes (et respecter les conditions applicables, selon le cas) :

• être salarié ;

• ou être titulaire de revenus non commerciaux ;

• ou être titulaire de revenus agricoles relevant du régime simplifié ;

• ou posséder une entreprise individuelle soumise aux BIC ayant opté pour la tenue d’une comptabilité super-simplifiée et user du véhicule dans le cadre d'une activité déclarée.

Ainsi, si vous avez utilisé votre véhicule pour vous rendre au travail et parcouru 10 000 km au cours de l'année 2025, vous pouvez déclarer des frais réels d'un montant de 1 390 €.

Formule de calcul : 0,139 € x km = 0,139 € x 10 000 = 1 390 €

Cas particulier des intérêts d’emprunt et comptes courants d’associés

Les intérêts d’emprunt et les intérêts versés sur les comptes courants d’associés font partie des charges financières que l’entreprise peut déduire de son résultat imposable, à condition qu’ils soient engagés dans l’intérêt direct de l’exploitation (financement d'une dépense professionnelle, dans l'intérêt de l'exploitation, ne pas être excessifs ou dépourvus de contrepartie réelle, respecter le plafond d'exercice applicable).

Cas particulier de certaines dépenses vestimentaires spécifiques

Les dépenses vestimentaires ne sont déductibles que dans des cas très précis. Le principe posé par l’administration fiscale est strict : les vêtements de ville, même utilisés exclusivement pour le travail, ne sont jamais déductibles. Seuls les vêtements strictement professionnels, imposés par la nature de l’activité, peuvent être comptabilisés en charges.

Qu'est-ce qu'une charge non déductible ?

Une charge est considérée comme non déductible lorsqu’elle :

• n’est pas engagée dans l’intérêt de l’entreprise : dépenses personnelles, dépenses somptuaires (luxueuses), dépenses sans lien direct avec l’activité ;

• n’est pas justifiée : absence de facture, justificatif incomplet, dépenses non traçables ;

• est excessive ou disproportionnée : dépenses trop élevées par rapport à l’activité ou au CA ;

• est expressément exclue par la loi : amendes, pénalités, sanctions fiscales, certaines dépenses somptuaires ;

• présente un caractère personnel : vêtements de ville, frais de loisirs, cadeaux non professionnels.

Quelles sont les conditions pour déduire des frais du résultat fiscal ?

Comme évoqué précédemment, plusieurs conditions de déductibilité s'imposent pour éviter les abus. Les frais de société viennent réduire les impôts s'ils réunissent toutes les conditions suivantes.

Dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise

Les frais engagés dans l'intérêt direct de l'exploitation c'est-à-dire rattachable à la gestion normale ou au développement de l'entreprise sont déductibles.

Les dirigeants d’entreprises bénéficient d’une liberté de gestion. Toutefois, il est rappelé qu’en dépit de l'interdiction de s’immiscer dans les affaires d’une entreprise, l'administration a vocation à étudier si une dépense est engagée dans l’intérêt de la société ou non.

En pratique, cela revient à exclure les dépenses personnelles, les dépenses somptuaires (ou luxueuses) et les dépenses excessives.

Dépense comptabilisée sur l’exercice

Règle comptable essentielle, la dépense doit être certaine dans son principe et dans son montant, dans le cas de la comptabilité d'engagement applicable aux BIC. Elle doit donc être comptabilisée dans l’exercice au cours duquel elle a été engagée, conformément au principe d'indépendance des exercices.

Par exemple, les frais de création d'entreprise relèvent des immobilisations incorporelles.

Dépense justifiable

En principe, les frais sont déductibles pour leur montant réel.

Par exception, certains frais sont évalués de manière forfaitaire pour simplifier la comptabilité. C'est le cas, notamment, du barème des frais kilométriques pour les dépenses de véhicules.

Dans tous les cas, la dépense doit pouvoir se justifier par un document écrit comme :

• une facture ;

• un contrat ;

• une note de frais ;

• un relevé bancaire.

L'essentiel est que la charge puisse être prouvée en cas de contrôle.

Dépense raisonnable

Les dépenses somptuaires ou les frais excessifs constituent des charges non déductibles. Ainsi, les dépenses disproportionnées par rapport à l’activité ou sans justification économique peuvent être réintégrées.

Par ailleurs, certaines charges sont déductibles jusqu’à un certain plafond.

Il en est ainsi des :

• frais de parrainage sans excès par rapport au CA ;

• rémunérations en cohérence avec le travail fourni ;

• primes d’intéressement et participation des salariés au résultat de l’entreprise (respect des conditions : accord collectif et aléatoire).

Comment optimiser ses frais professionnels ?

Optimiser ses frais professionnels consiste à déduire correctement toutes les dépenses réellement engagées pour l’activité, tout en évitant les erreurs qui pourraient entraîner un redressement fiscal :

• identifier toutes les dépenses réellement professionnelles ;

• gérer les dépenses mixtes (véhicule ou téléphone personnel utilisé dans le cadre du travail) ;

• choisir le mode de déduction qui convient le mieux à vos besoins (évaluation pour le montant réel ou évaluation forfaitaire, si elle est possible) ;

• anticiper les investissements (amortissement sur plusieurs années ou déduction immédiate sous conditions) ;

• éviter les dépenses non déductibles (dépenses somptuaires, par exemple) ;

• tenir une comptabilité rigoureuse (conservation de tous les justificatifs, classement clair).

Dirigeant de société assimilé salarié, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire de 10 % de votre salaire, au titre des frais professionnels.

La déduction couvre les dépenses courantes liées à l'emploi ou à la fonction telles que :

• les frais de restauration sur le lieu de travail ;

• les frais de déplacements du domicile au lieu de travail ;

• l'achat de documentation personnelle.

Mais vous pouvez renoncer à cet avantage pour calculer la déduction de vos frais professionnels réels.

La déduction forfaitaire de 10 % est-elle plafonnée ? Oui, le montant de la déduction forfaitaire perçu doit être au minimum de 509 € et au maximum de 14 555 € en 2026.

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Comment enregistrer les charges déductibles ?

Tout frais professionnel doit être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise, au titre de son exercice. C’est relativement simple si la dépense provient d’un compte bancaire professionnel.

Si la dépense se réalise par un compte bancaire personnel d’un salarié ou d’un dirigeant, il convient de passer en note de frais.

Le plus complexe concerne les frais mixtes, les dépenses relatives à des biens ou des services servant pour partie à votre vie professionnelle et pour partie à votre vie personnelle. Cela peut concerner le loyer de votre logement si vous n’avez pas de bureau, mais aussi les dépenses d’énergie, de télécommunications, d’assurance.

Vous devez évaluer la part relative à une mission professionnelle, celle-ci étant la seule déductible. Attention, si l'administration fiscale l’exige, vous avez l’obligation de justifier vos calculs.