Récapitulatif des principaux délais de conservation des documents d’entreprise
Le tableau ci-dessous résume les principaux délais à connaître.
|
Nature du document |
Durée d’archivage minimale |
|---|---|
|
Facture d’achat ou de vente |
10 ans |
|
Livres et registres comptables |
10 ans |
|
Comptes annuels |
10 ans |
|
Déclarations fiscales et avis d’imposition |
6 ans |
|
Statuts de la société |
5 ans, à compter de la radiation du RCS |
|
Procès-verbaux d’assemblée générale |
5 ans |
|
Contrats commerciaux |
Au moins 5 ans |
|
Documents bancaires |
5 ans |
|
Bulletins de salaire |
5 ans. La durée est plus longue pour des bulletins dématérialisés. |
|
Contrats de travail |
5 ans |
Quels sont les délais légaux de conservation des documents pour les entreprises ?
La durée de conservation des documents des entreprises varie selon la nature de ces pièces.
💡 En pratique, ils dépendent notamment des délais de prescription, au-delà desquels des actions judiciaires ne sont plus possibles.
Durée de conservation des documents comptables
L’entreprise doit conserver l’ensemble de ses pièces comptables pendant une durée minimale de 10 ans. Cette règle s’applique tout d’abord aux registres obligatoires (livre-journal et grand livre) et aux comptes annuels (bilan et compte de résultat).
Bon à savoir
Les micro-entrepreneurs sont soumis aux mêmes obligations pour leur livre des recettes et leur registre des achats.
Vous devez également garder les justificatifs de vos écritures, afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle. Cela concerne notamment :
les factures de vente et d’achat ;
les bons de commande ;
les bons de livraison.
Bon à savoir
Les factures que vous émettez doivent inclure l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la loi. Elles doivent notamment être numérotées et datées.
💡 Vos enregistrements comptables doivent permettre de retrouver la pièce justificative correspondante. Vous pouvez par exemple inscrire l’identifiant de la facture ou du bon de livraison dans le libellé de votre écriture. Pour un classement plus efficace, vous pouvez même attribuer un numéro interne à chaque justificatif.
Durée de conservation des documents fiscaux
En matière fiscale, le délai de conservation des documents d’entreprise est fixé à 6 ans, à compter :
de leur date d’émission ;
ou de la dernière opération mentionnée sur la déclaration.
Exemple
Les documents relatifs à l’imposition des revenus 2019 ont été émis en 2020. Néanmoins, les dernières opérations qu’ils mentionnent ont lieu en décembre 2019. Vous devez donc archiver ces pièces jusqu’à la fin de l’année 2025.
👉 Les éléments à conserver correspondent à vos déclarations fiscales et à vos avis d’imposition. Vous devez également garder les pièces qui vous ont permis de les compléter (justificatifs, fichiers de calcul, etc.).
Durée de conservation des documents sociaux
Les documents sociaux régissent le fonctionnement de votre société. Vous devez par exemple conserver ses statuts pendant toute sa vie, et dans les 5 années qui suivent sa radiation du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Vous devez aussi archiver les procès-verbaux d’assemblée générale ou de conseil d’administration pendant 5 ans. Ce délai court à partir de la date de la réunion. Par ailleurs, les feuilles de présence et les rapports du gérant présentés à ces organes doivent être conservés 3 ans.
Bon à savoir
Ces documents ne vous concernent pas si vous exercez sous la forme d’une entreprise individuelle. Seules les sociétés doivent rédiger des statuts et organiser des réunions entre leurs associés.
Durée de conservation des documents relatifs aux salariés
Si vous employez des salariés, vous devez établir et conserver un certain nombre de documents. Voici les principaux délais à connaître.
|
Nature du document |
Durée de conservation minimale |
|---|---|
|
Bulletins de paie |
5 ans |
|
Registres du personnel |
5 ans, à compter du départ du salarié |
|
Contrats de travail |
5 ans |
|
Documents relatifs aux primes et autres avantages |
5 ans |
|
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
|
Déclarations d’accident du travail |
3 ans |
Attention
Des règles particulières s’appliquent aux bulletins de paie dématérialisés. Vous devez les maintenir à la disposition de votre salarié :
soit pendant les 50 ans qui suivent leur émission ;
soit jusqu’à son départ à la retraite et les 6 années suivantes.
Les autres documents à conserver
L’entreprise doit par ailleurs conserver un certain nombre d’autres documents civils et commerciaux.
👉 Voici les principaux délais à connaître.
|
Nature du document |
Durée de conservation minimale |
|---|---|
|
Contrats commerciaux |
5 ans |
|
Contrats conclus sous forme électronique avec un particulier |
10 ans, à compter de la livraison ou de la réalisation de la prestation |
|
Documents bancaires (relevés de compte, talons de chèque, etc.) |
5 ans |
|
Actes d’achat ou de vente de biens immobiliers |
30 ans |
|
Polices d’assurance |
2 ans, à compter du terme de la couverture |
|
Documents relatifs à la propriété intellectuelle (marque, brevet, etc.) |
5 ans, à compter de la fin de la protection |
Simplifiez votre comptabilité avec Propulse
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des délais d’archivage ?
La loi française prévoit donc des délais pour détruire les documents des entreprises. Néanmoins, elle ne définit pas de sanction générale en cas de manquement à ces obligations.
Des pénalités peuvent toutefois s’appliquer, notamment en matière fiscale. Ainsi, le Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € si vous ne présentez pas certains justificatifs lors d’un contrôle de l’administration.
Par ailleurs, la destruction ou la dissimulation volontaire de pièces comptables constituent des délits pénaux. Si vous vous en rendez coupable, vous encourez jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.
Quelles sont les obligations légales pour l’archivage des entreprises ?
La loi impose le respect de certaines normes pour la conservation de vos documents professionnels.
Faut-il conserver l’original ou une copie de vos documents ?
D’une manière générale, il est recommandé de procéder à l’archivage du document original, afin de pouvoir restituer ses informations avec la plus grande fiabilité possible.
Attention
Si vous décidez de garder une copie, elle doit être fidèle et durable (indélébile) au document original. Si vous la présentez dans le cadre d’un litige, les juges pourront reconnaître ou non sa valeur probante.
Conditions de l’archivage papier
Si vous optez pour cette solution, vous devez choisir un espace dédié, sécurisé et protégé des effets de l’humidité. Il peut se trouver dans vos locaux professionnels, ou dans ceux d’un prestataire spécialisé dans l’archivage des documents d’entreprise.
Bon à savoir
Cet espace doit impérativement se situer sur le territoire français, dans un lieu facilement accessible sur requête de l’administration.
Conditions de l’archivage numérique
Vous pouvez aussi opter pour la dématérialisation de vos archives. Cette solution présente plusieurs avantages.
Réduire l’espace physique nécessaire à l’entreposage de vos documents.
Les protéger contre les risques de destruction, et notamment d’incendie.
Retrouver plus facilement vos différents justificatifs.
Bon à savoir
Vos documents comptables doivent être conservés sur un serveur situé sur le territoire français. Dans le cas contraire, vous devez en informer l’administration fiscale.
L’article A102 B du Livre des procédures fiscales prévoit les conditions de cette dématérialisation. Tout document numérisé notamment :
être fidèle à l’original ;
être conservé sous format PDF, assorti d’une signature électronique conforme au référentiel en vigueur ;
être horodaté.
➡️ La procédure d’archivage de vos documents doit être suffisamment sécurisée pour leur conférer une valeur probante. Si vous optez pour une solution numérique, vous devriez donc privilégier un outil certifié, tel qu’un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED).
Bon à savoir
L’émission de factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises dès septembre 2027. Les plateformes utilisées devront alors permettre l’archivage sécurisé de vos factures.
Comment détruire les documents d’entreprise ?
Au terme du délai de conservation de vos documents d’entreprise, plusieurs possibilités s’offrent à vous.
Conserver vous-même les justificatifs périmés, sous forme papier ou numérique.
Externaliser leur entreposage en sollicitant un prestataire qui propose des solutions de gestion des archives professionnelles.
Détruire ces documents.
👉 Si vous retenez la dernière option, vous pouvez recourir aux services d’une société spécialisée. Elle se chargera de broyer vos documents, puis de les recycler.
Vous vous assurez ainsi qu’ils sont détruits de manière sécurisée, sans prendre le risque qu’ils ne parviennent entre les mains de personnes mal intentionnées.
Centralisez et automatisez votre comptabilité grâce à votre compte professionnel Propulse
