Quels documents conserver et archiver ?

Il est important pour tout chef d'entreprise de conserver et d'archiver les documents essentiels de la vie de son entreprise pour être en mesure de les présenter lors d'une vérification (inspection du travail, Ursaaf, ou administration fiscale) ou encore pour prouver l'existence d’un droit ou d’une obligation.

Quels documents conserver ?

L'obligation de conservation des différents documents de votre entreprise (contrats de travail, bulletins de paie, statuts, rapports des gérants, déclarations fiscales et sociales …) est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce.

Les pièces comptables

Tous vos enregistrements comptables doivent préciser l'origine et le contenu de la pièce justificative. Ces documents doivent permettre de s'assurer de la fiabilité de la comptabilité en cas de contrôle. Par exemple, les bulletins de paie justifient de l'enregistrement comptable des charges de personnel (salaires, charges sociales, avantages en nature …), les factures attestent de la vente de biens ou de prestations de services, ou encore la quittance du bailleur justifie le paiement du loyer.

Soyez vigilant quant au contenu et aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est essentiel qu'y figurent la date, la nature, le montant de l'opération, ainsi que l'identification de votre client. Sachez qu'il existe des sanctions en cas de non conservation des documents liés à l’activité de l’entreprise.

Ainsi, le code pénal prévoit une amende de 45 000 euros ou une peine d'emprisonnement en cas de détérioration ou de destruction d'un registre ou d'un acte original émanant de l'autorité publique. Le Code général des impôts prévoit, quant à lui, une amende de 1 500 euros, en cas de destruction ou de refus de communication des documents soumis au droit de communication de l’administration.

Combien de temps ?

La durée de conservation à respecter est, en pratique, en adéquation avec les délais de prescription, c'est-à-dire les délais au-delà desquels les actions en revendication ne sont plus possibles. Il s'agit d'une durée minimale de conservation, vous avez tout intérêt à les conserver plus longtemps. Vous trouverez ci-dessous les délais de conservation des principaux documents.

Sous quelles formes ?

D'une manière générale, il est recommandé de réaliser l'archivage sur le support d'origine pour être en mesure de pouvoir restituer ces informations avec la plus grande fiabilité possible à l'occasion d’un contrôle.

Le livre des procédures fiscales prescrit les règles suivantes :

• Les factures d'achat, qui justifient d'un droit à déduction à la TVA, doivent être conservées sous leur forme originale ;

• Les autres justificatifs tels que les factures de ventes peuvent être conservés sous leur forme originale, sur microfilms ou bandes magnétiques, ou encore être photocopiés dès lors qu'ils sont une juste reproduction fidèle et durable des originaux.

• Les factures électroniques (créées avec une signature électronique avancée, ou au moyen d'un échange informatisé de données ou avec une piste d'audit fiable) doivent être conservées sous le format original sous lequel elles ont été transmises. Elles tiennent lieu de facture d'origine. À contrario, si vous conservez sur support papier des informations reçues par voie informatique, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité. En effet, l'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine.

Où stocker vos documents ?

• Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français dans un lieu immédiatement accessible à l'occasion d'une requête.

• Les factures transmises par voie électronique, doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d'un autre Etat membre de l'Union européenne ou d'un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.

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