L’obligation de tenir une comptabilité en entreprise individuelle
L’entreprise individuelle (EI) est un statut juridique. L'obligation de tenir une comptabilité n'est pas une option pour l'entrepreneur individuel. Cette obligation est inscrite dans le Code de commerce et vise à garantir la transparence des opérations commerciales, à faciliter le contrôle fiscal et à permettre une meilleure gestion de l'entreprise.
Tous les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale sont soumis à cette obligation. Le type de comptabilité à tenir dépendra du régime fiscal et du chiffre d'affaires encaissé.
Les trois options sont :
le régime simplifié du micro-entrepreneur ;
le régime d’imposition réel simplifié, normal ou déclaration contrôlée (profession libérale) ;
l'imposition des bénéfices au titre de l’IR (impôt sur le revenu) ou option pour l’IS (impôt sur les sociétés).
Au-delà de la comptabilité, l’entrepreneur individuel a des obligations sociales (déclarations et paiement des cotisations sociales) et des obligations fiscales (déclarations et paiement des impôts sur les bénéfices, TVA, CFE, etc.).
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Obligations comptables d'une micro-entreprise
Les micro-entreprises bénéficient d'un régime fiscal et social simplifié, qui se traduit également par des obligations comptables allégées. La comptabilité en micro-entreprise se résume donc :
Au livre des recettes de l'auto-entrepreneur qui répertorie par ordre chronologique les encaissements avec la référence à la pièce justificative requise (facture).
À un registre des achats avec factures.
Toutes les pièces justificatives sont à conserver 10 ans.
Il n'a pas à tenir de comptabilité d'engagement. Ses obligations fiscales se résument à des déclarations Urssaf mensuelles ou trimestrielles. Puis, il reporte le montant de chiffre d’affaires sur sa déclaration de revenus n°2042.
Obligations comptables en entreprise individuelle au régime réel
Une entreprise individuelle a une activité commerçante ou artisanale, relevant des BIC. Elle relève du régime réel simplifié d’imposition si son chiffre d’affaires hors taxes est inférieur à :
840 000 € pour les activités de vente (les ventes de marchandises, de denrées à emporter ou à consommer sur place et les prestations d’hébergement) ;
254 000 € pour les prestations de services.
L’entreprise doit alors tenir une comptabilité d’engagement simplifiée. Il est même possible de tenir une comptabilité de trésorerie toute l’année puis de constater les dettes et les créances en fin d’exercice.
Au-delà de ces seuils ou sur option, l’entreprise relève du régime réel normal d’imposition et doit tenir une comptabilité d'engagement pendant tout l’exercice.
Ses obligations comptables concernent la tenue :
d’un grand livre qui regroupe toutes les opérations de recettes et de dépenses par compte ;
d’un livre journal qui regroupe les opérations de chaque compte bancaire par ordre chronologique ;
d’un inventaire annuel qui évalue actif et passif de l’entreprise une fois par an (stock de marchandises, trésorerie, immobilisations). Obligatoire pour tout commerçant.
En fin d’exercice, l'entrepreneur individuel doit arrêter les comptes annuels avec :
un bilan comptable ;
un compte de résultat de l’exercice ;
les annexes (dispense en cas de régime réel simplifié, présentation simplifiée pour les TPE et PME au régime réel normal).
L'entrepreneur adresse chaque année une liasse fiscale 2031 et 2033 comprenant ces éléments.
Obligations comptables pour l’entreprise libérale
L’entreprise individuelle relevant des BNC peut être soumise au régime de la déclaration contrôlée.
Tout au long de l’année, elle tient une comptabilité de trésorerie (recettes, dépenses), sauf si elle préfère une comptabilité d’engagement.
Les entreprises individuelles relevant du régime de la déclaration contrôlée doivent tenir :
un livre journal des recettes et dépenses ;
un grand livre ;
un registre des immobilisations et des amortissements répertoriant les achats et créations avec la date, la nature, le prix et les amortissements, ainsi que la date et le prix de cession.
L’inventaire est facultatif. L'établissement des comptes annuels fait aussi l’objet d’une dispense. Toutefois, une déclaration fiscale n°2035 est obligatoire. Puis, l’entrepreneur reporte le résultat sur sa déclaration de revenus n° 2042.
Comment faire sa comptabilité en entreprise individuelle ?
Quels sont les fichiers comptables nécessaires ?
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, celui-ci établit un FEC (fichier des écritures comptables). Il sera exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle.
En parallèle, l’entrepreneur individuel doit établir une facture à tout client professionnel (et à tout client particulier qui en fait la demande). La facturation électronique entrera en vigueur au 1er septembre 2027 pour les PME (y compris micro-entreprise), sauf nouveau report. Vos factures doivent être conformes et suivre les nouvelles règles.
Bon à savoir
Tous les justificatifs et factures sont à conserver pendant 10 ans, sur papier ou sur format numérique.
Comment tenir sa comptabilité en entreprise individuelle ?
Plusieurs solutions s’offrent à l'entrepreneur individuel, du papier à l’expert-comptable. Toutes n’ont pas la même efficacité ni le même coût !
Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable
Votre comptabilité est réalisée par un professionnel. Vous pouvez échanger périodiquement avec lui sur la gestion de l’entreprise et les optimisations possibles.
Toutefois, le coût d’un expert-comptable n’est pas négligeable pour une entreprise individuelle, surtout en phase de démarrage. De plus, des outils performants facilitent les missions de tenue de la comptabilité.
Vous pouvez donc réaliser votre comptabilité quotidienne par vous-même et sollicitez les conseils d’un expert-comptable ponctuellement ou en fin d’exercice.
Réaliser sa comptabilité sur un logiciel de comptabilité
Un logiciel en ligne constitue l’outil idéal pour la comptabilité d’une entreprise individuelle. Avec Propulse, vous disposez de tous les éléments bancaires, financiers et comptables en un seul endroit. Cela simplifie la synchronisation bancaire.
C’est idéal au quotidien. En fin d’année, vous pouvez exporter toutes vos lignes comptables pour les transmettre à votre expert-comptable qui se charge de votre déclaration fiscale ! C’est le bon combo efficacité / coût.
La gestion de l’entreprise individuelle impose de comprendre le détail d’un compte de résultat ou des soldes intermédiaires de gestion (SIG). Ce sont des indicateurs de performance essentiels pour assurer la croissance de l'entreprise.
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