Comment tenir sa comptabilité en micro-entreprise ? (Guide)

En quoi consiste la comptabilité du micro-entrepreneur ?

Choisir de créer une micro-entreprise, c’est choisir la facilité de création autant que de gestion d’une entreprise. En conséquence, la tenue de sa comptabilité est simple. Devenir micro-entrepreneur implique d’adopter le régime micro-social et micro-fiscal.

Des aides disponibles facilitent la création de votre entreprise.

Avec le régime micro-social, vous réglez vos cotisations sociales sans aucun calcul ! L’Urssaf prélève un pourcentage du chiffre d'affaires d'un micro-entrepreneur hors taxes (HT) encaissé chaque mois ou chaque trimestre. Ce pourcentage est fonction de votre activité.

Tout micro-entrepreneur doit déclarer ses impôts. Au niveau fiscal, il bénéficie d’une franchise de TVA en micro-entreprise (taxe sur la valeur ajoutée). En clair, si votre chiffre d’affaires se situe en dessous de certains plafonds, vous n’êtes pas redevable de la TVA et ne la facturez pas à vos clients. Voilà qui limite grandement vos calculs comptables !

En outre, vous devrez vous acquitter de la cotisation foncière des entreprises, même en l’absence de locaux professionnels, dès la seconde année d’activité.

Vous n’entendrez pas parler de bilan, d’annexes comptables ou encore de compte de résultat en micro-entreprise. Pourtant, il arrive que des tiers (banques, administrations) vous demandent un bilan comptable de micro-entrepreneur.

Ce bilan présente les actifs (les possessions) et le passif (les dettes) d’une entreprise. L’attestation de chiffre d’affaires délivrée par l’Urssaf prouve vos résultats de manière officielle. Elle permet de justifier vos revenus mais aussi de mieux piloter une activité qui se développe.

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Quelles sont les obligations comptables d’un micro-entrepreneur ?

Tenir un livre des recettes

Le livre des recettes est un document qui conserve la trace de toutes les ventes réalisées par la micro-entreprise.

👉 Il doit comporter les 6 catégories suivantes :

• La date d’encaissement ;

• La nature des recettes ;

• L’origine des recettes (nom du client) ;

• Le montant des recettes ;

• Le numéro de la facture correspondante ;

• Le mode de règlement (espèce, virement).

Vous pouvez tenir ce livre des recettes sur papier (c’est aussi possible dans un cahier !), sur Excel ou encore à l’aide d’un logiciel comptable. Le document doit être non modifiable et indiquer les recettes dans l’ordre chronologique.

Le micro-entrepreneur doit le tenir au jour le jour. C’est de toute façon le minimum pour piloter son activité !

📔 L’administration met à votre disposition un modèle de livre des recettes et de registre des achats en micro-entreprise.

Tenir un registre des achats

Le micro-entrepreneur doit également conserver une trace des achats professionnels effectués pour sa micro-entreprise.

Néanmoins, le registre des achats n’est obligatoire que pour les activités d’achat-vente de marchandises, de fourniture de denrées à consommer sur place ou à emporter et pour la fourniture d’hébergement.

👉 Il doit contenir les 6 catégories suivantes :

• la date de l’achat ;

• le montant de l’achat ;

• la nature de l’achat ;

• le nom du fournisseur ou du grossiste ;

• la facture émise par le vendeur ;

• le mode de règlement.

Tout comme le livre des recettes, le registre des achats ne doit pas être modifié et se tenir dans l’ordre chronologique des achats.

Ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité

En micro-entreprise, vous avez l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité dès lors que vous dépassez les 10 000 € de chiffre d’affaires pendant 2 années consécutives.

Il s’agit d’un compte bancaire dédié à votre activité. Ainsi, il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte professionnel. Toutefois, cela permet d’accéder à de nombreux services très utiles !

Il est recommandé d’ouvrir un compte bancaire dès le début de votre activité. Posséder un compte dédié à son activité permet de séparer ses finances personnelles de ses finances professionnelles. Vous pourrez ainsi mieux gérer vos dépenses et éviterez les erreurs.

Le comptabilité de la micro-entreprise s’en trouve simplifiée : toutes les dépenses et toutes les recettes apparaissent sur un seul compte bancaire !

Émettre des factures et devis

Dernière des obligations comptables pour la plupart des micro-entreprises : le micro-entrepreneur a l’obligation d’émettre des factures pour chaque bien ou produit qu’il vend. Cette obligation s’applique :

• entre professionnels ;

• pour la vente à un particulier qui en fait la demande ;

• pour la vente à un particulier au-dessus de 25 € ;

• pour les ventes en ligne.

👉 Les factures doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• La date d’émission de la facture ;

• Le numéro de facture ;

• L’identité de l’acheteur ;

• L’identité du vendeur (dénomination sociale, numéro de SIRET, forme juridique EI, etc.) ;

• La date de la vente ;

• Le détail des produits ou des prestations vendus (quantité, prix unitaire…) ;

• Le montant total à payer ;

• Le numéro de TVA, le taux de TVA applicable ou la mention « TVA non applicable » ;

• Les éventuelles réductions du prix ;

• Les informations sur le paiement (date du règlement, pénalités de retard, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et conditions d’escompte).

En général, proposer un devis reste facultatif (sauf pour certaines prestations) mais nous vous recommandons de faire accepter un devis avant toute prestation avec un nouveau client. Il permet de cadrer le périmètre de la future transaction avec votre client et de la sécuriser. Il doit également contenir certaines mentions obligatoires pour être valable.

Déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF

Dernière obligation et non des moindres : la déclaration en micro-entreprise à l’Urssaf.

Tous les mois ou tous les trimestres, le micro-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires encaissé à l’URSSAF.

Nos conseils pour gérer votre comptabilité en micro-entrepreneur

Comment bien gérer sa comptabilité de micro-entrepreneur ?

Bien piloter sa comptabilité, c’est avant tout bien s’organiser.

Nos 3 conseils :

• Soyez rigoureux et régulier : chaque mois, vous prévoyez un créneau pour envoyer vos factures et entrer vos dépenses.

• Sécurisez votre comptabilité : pensez à conserver tous les justificatifs en lieu sûr. N’hésitez pas à effectuer des copies des documents pour avoir des doubles en cas de perte. Aujourd'hui, la plupart des documents sont conservés en .pdf et une sauvegarde externe de votre disque dur (dans le Cloud) est une bonne pratique.

• Choisissez un logiciel adapté : vous n’êtes pas obligé de prendre un logiciel de comptabilité en micro-entreprise. Vous pouvez très bien faire votre comptabilité sur un tableur (comme Excel) ou sur un cahier. Toutefois, un logiciel vous facilitera la vie surtout si vous tenez votre comptabilité seul. Optez pour un logiciel adapté au régime de la micro-entreprise mais aussi à la nature de votre activité et à vos besoins (gestion d’un stock, gestion de la TVA en cas de dépassement des seuils, etc.).

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