Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Les mentions obligatoires pour toutes les factures
La facture est une pièce comptable et un élément de preuve juridique. Vous devez donc respecter les règles de fond et de forme applicables dans votre situation.
Certaines mentions obligatoires de la facture demeurent les mêmes pour toute facture. Parmi les éléments à inclure figurent le numéro de la facture, la date d'émission, l'adresse de facturation, le numéro d'identification à la TVA.
Peu importe votre métier ou votre statut juridique, les mentions obligatoires d’une facture seront les mêmes pour une facture de freelance que pour une PME.
Peu importe également votre comptabilité d'entreprise ou votre régime fiscal. Dès lors que vous êtes soumis à l’obligation d’émettre une facture, celle-ci doit être conforme à la législation en vigueur.
Les mentions spécifiques à certaines factures
Pour autant, il n’existe pas un modèle de facture universel… Ce serait trop simple. En effet, certaines spécificités impliquent de posséder plusieurs modèles de facture différents, notamment :
un modèle de devis en amont ;
un modèle de facture d’acompte ;
un modèle de facture classique ;
un modèle de facture d’avoir en cas de trop payé du client ou d’erreur en sa faveur.
En revanche, la facture à établir ne nécessite pas de modèle puisqu’il s’agit d'une écriture comptable à passer en fin d’exercice !
La gestion de la TVA sur les factures
Vous êtes assujetti à la TVA ? Vos factures comportent le prix HT (Hors Taxes), le taux de TVA applicable (taux normal de 20 % ou un taux réduit), le montant de TVA dû et le prix TTC (Toutes Taxes Comprises).
Dans certains cas, vous n’avez pas à facturer de TVA :
Les factures d'une micro-entreprise (auto-entrepreneur) en franchise de TVA doivent faire apparaître la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Vous effectuez des livraisons intracommunautaires de biens, la mention « exonération de TVA, article 262 ter I du CGI » doit figurer sur vos factures.
Cela impose à toute entreprise de se doter de plusieurs modèles de factures ou de pouvoir adapter son modèle de facture à chaque cas.
Exemple
Une entreprise qui exporte des produits fera aussi bien des livraisons intracommunautaires que des livraisons en dehors de l’Europe ou en France. Par conséquent, elle établira des factures avec et sans TVA, avec des mentions différentes.
Existe-t-il des modèles de factures gratuits ?
Vous trouverez sur le web de nombreux modèles de factures gratuits. Mais est-ce la meilleure solution pour votre entreprise ?
S’il existe des mentions obligatoires, notez que le forme et le format de la facture sont libres. Vous pouvez donc adopter un modèle de facture sur un antique facturier papier ou un modèle de facture format Excel ou format Word. À partir d'un modèle de facture en ligne, vous imprimez ou envoyez par email toutes vos factures.
Les modèles de facture en ligne pose toutefois plusieurs problèmes majeurs :
L’image de votre entreprise : adresser une facture issue d’un facturier papier en 2024 pourrait impacter l’image de votre entreprise. D’autant plus qu’il existe de nombreux outils en ligne pour générer une facture conforme et moderne.
Le risque de non-conformité : adopter un modèle de facture sous Word ou sous Excel peut générer des erreurs dans la numérotation unique de la facturation, dans le calcul de TVA ou lorsque la législation évolue. En outre, comment être certain que le modèle téléchargé répond parfaitement à votre situation et à vos besoins ?
Bon à savoir
Il est donc préférable de confier à des professionnels la gestion de vos factures. Les règles de facturation évoluent constamment. Un exemple ? Quatre nouvelles mentions devaient figurer sur les factures au 1er juillet 2024… et elles viennent d'être reportées en 2026 ou 2027 selon la taille de l’entreprise. Un entrepreneur ne peut plus suivre toute l'actualité juridique !
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Modèle de facture à télécharger gratuitement
Pour les personnes qui souhaitent tout de même trouver un modèle de facture gratuit nous proposons ce modèle vierge en PDF.
Comment personnaliser un modèle de facture ?
Quel que soit le modèle de facture, il est possible d’ajouter votre logo et la charte graphique de votre entreprise (couleur et police de caractères de votre site et de vos éléments de communication). C’est important pour donner une image professionnelle de votre entreprise à ses clients, quelle que soit sa taille.
Vous pouvez également ajouter des mentions facultatives complémentaires comme le taux des pénalités de retard ou votre site web. Attention d’être parfaitement sûr de la légalité des modifications apportées à un modèle de facture !
En outre, la plupart des logiciels de facturation proposent des éléments de personnalisation, plus ou moins performants. C’est la sécurité assurée car les éléments obligatoires sont inamovibles.
Quel est le meilleur format pour une facture : Word, Excel ou PDF ?
Pour modifier facilement un modèle de facture, il est préférable d’opter pour une facture sous Word ou une facture sous Excel. Si vous possédez la suite logicielle Adobe, vous pouvez également modifier aisément les factures en PDF.
Pour adresser une facture à un client, le format PDF s’avère moins risqué : aucune perte de lisibilité, aucune transformation.
Pour établir votre facturation, un logiciel de facture en ligne est plus sûr qu’un modèle de facture sous Word ou sous Excel, d’autant plus si vous ignorez à quelle date il a été créé.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation pour indépendant ?
Un logiciel de facturation facilite le quotidien d’un indépendant. Il permet à tout freelance ou tout consultant d’établir rapidement ses factures, sans risque d’oubli ni d’erreur. Les factures sont ainsi conformes aux règles en vigueur sans avoir besoin d’assurer une veille juridique.
Avec un logiciel de facturation et de devis ou encore un logiciel de comptabilité et de gestion, vous complétez les informations légales une seule fois et le système génère des factures simplement !
Bon à savoir
Pensez à conserver vos factures pendant 10 ans ! Un outil de facturation conserve pour vous toutes les factures. Toutefois, n’oubliez pas de les télécharger et de les archiver surtout au moment de changer de système.
Utilisé l’outil de factures intégré au compte pro Propulse by CA
Propulse by CA vous propose un outil de facturation intégré à votre compte professionnel ! C’est le moyen le plus simple pour piloter votre entreprise sans multiplier les outils et les processus chronophages.
Avec Propulse, vous pouvez créez des factures conformes et professionnelles en 30 secondes. Vous pouvez également personnaliser vos factures aux couleurs de votre entreprise, sans aucun coût additionnel !
Autre avantage majeur : vous diminuez le risque d’impayés ! La réconciliation des paiements et des factures se fait en un clic, depuis votre tableau de bord bancaire.
De plus, l’outil de facturation Propulse est simple à prendre en main. Vous configurez vos paramètres une seule fois :
Informations légales concernant votre entreprise : SIRET, numéro de TVA intracommunautaire ;
Personnalisation de la facture avec votre logo et votre charte graphique ;
Assujettissement à la TVA ;
Conditions générales : validité, délai de paiement, etc.
Puis vous allez établir une facture en ligne conforme en ajoutant le client ou en le créant. Ajoutez la prestation ou la vente avec son descriptif, la quantité et le prix unitaire. Un numéro unique de facture apparaît et, une fois validée, la facture à télécharger n’a plus qu’à être envoyée à votre client ! C’est simple, sécurisé et parfaitement conforme.
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