Rédiger une facture pour un micro-entrepreneur

Vous avez créé votre micro-entreprise et on vous demande d’émettre votre première facture ? Attention ! En tant que document juridique attestant de la vente d’un produit ou d’un service à un client, la facture doit comporter certaines mentions et respecter quelques règles puisqu’elle fait partie des obligations comptables de l’auto-entrepreneur. Quelles sont-elles ? Comment créer une facture quand on est auto-entrepreneur ? Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur un modèle de la facture quand on est auto-entrepreneur ? On vous dit tout et on vous fournit même un modèle de facture !

Qu’est-ce qu’une facture auto-entrepreneur ?

La facture consiste en un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Elle constate la vente de vos produits ou services à vos clients et présente différents intérêts :

• Juridique : Elle apporte une force probatoire entre vous et vos clients.

• Commerciale : Elle conditionne les éléments de la vente de vos prestations ou de vos produits.

• Comptable : Elle justifie une vente.

• Fiscale : Elle établit le montant de la TVA à reverser à l’Etat.

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La facture est-elle obligatoire en auto-entreprise ?

L’article L441-3 du Code de commerce stipule l’obligation de produire une facture lors de toutes ventes ou prestations de services entre professionnels. En cas de manquement à l’obligation de facturation entre professionnels, vous vous exposez à une amende pénale de 75 000 € ! Ainsi, son caractère obligatoire dépend de la qualité de votre client. Si vous vendez vos services ou vos produits à d’autres professionnels, qu’ils soient auto-entrepreneur ou sous un autre statut juridique, vous devrez donc lui fournir une facture auto-entrepreneur.

☝ Dans le cas d’une vente de marchandise ou d’une prestation de service à un particulier, la facture garde un caractère facultatif à l’exception de certains cas :

• Ventes à distance (vente en ligne ou par correspondance),

• Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,

• Vente de prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25€ TTC,

• Réalisation de travaux immobiliers (assortis ou non de ventes de matériaux ou de marchandises).

Quels sont les différents types de factures auto-entrepreneur ?

Différents types de factures sont les factures dites « normales », les factures d’acomptes et les factures d’avoirs.

Les factures peuvent aussi être appelées notes d’honoraires, notes, reçus ou encore tickets de caisse.

On emploie généralement le terme de facture à l’occasion des ventes et prestations de services entre professionnels.

Lorsqu’il s’agit d’une vente ou d’une prestation de service auprès d’un particulier, on emploie généralement le terme « note » ou « ticket de caisse ».

☝ Aucune distinction majeure entre ces différents documents n’est à noter puisque les notes doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures mais n’ont pas la force légale indispensable. Dans le même sens, un ticket de caisse ne peut être considéré comme une facture car il ne comporte pas toutes les mentions obligatoires d’une facture comme les informations du client.

La facture d’acompte

La facture d’acompte sert à constater un - ou plusieurs - paiement partiel d’une facture initiale. Elle est régie par l’article 289 du Code des Impôts et donc dépend de la même que celle applicable aux factures classiques, notamment concernant le formalisme et les mentions obligatoires.

☝ Attention ! L’acompte n’ouvre pas droit à rétractation contrairement aux versements d’arrhes qui y ouvrent droit. En ce sens, ils sont assimilables à une réservation et sont donc perdus en cas d’annulation (sauf dispositions contractuelles contraires).

La facture d’avoir

La réglementation applicable est identique aux factures classiques. La seule différence majeure est que la facture d’avoir aura un montant négatif puisqu’elle constate un remboursement client ou une remise accordée a posteriori.

En effet, la suppression d’une facture est purement et simplement interdite par la loi parce que la numérotation des factures est nécessairement ininterrompue. En cas d’annulation ou de rectification d’une facture initiale, vous devrez produire une facture d’avoir ou constater une remise accordée a posteriori à un client. Ce dernier document doit faire apparaître le numéro de la facture initiale.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture auto-entrepreneur ?

La loi impose de respecter un certain formalisme par l’insertion de mentions obligatoires qui diffèrent selon l’activité exercée, l’éventuelle redevance de la TVA (voir notre article sur l'exonération auto-entrepreneur), la qualité et le lieu du client (professionnel ou non).

☝ Pour être conforme, la facture doit :

• Être rédigée en français,

• Être établie en 2 exemplaires (l’original est conservé par le client),

• Comporter des mentions obligatoires,

• Être numérotée selon une séquence chronologique continue,

• Être éditée par support papier ou électronique.

• Être conservées pendant 10 ans en application de l’article L123-22 du Code de Commerce.

-> Les mentions obligatoires des factures auto-entrepreneur adressées aux particuliers :

1# L’identité de l’auto-entrepreneur et ses informations professionnelles

Si vous utilisez un nom commercial, vous devez indiquer vos noms et prénoms puisqu’ils sont l’identification de votre entreprise. Vous pouvez apposer en plus votre nom commercial.

Vous devez également indiquer :

• L’adresse du siège de votre auto-entreprise ;

• Le numéro SIREN suivi :

Pour les commerçants inscrits au Registre du Commerce et des Sociétés : RCS + la ville où se trouve le greffe d’immatriculation (ex : 112 432 728 RCS Rennes)

Les artisans inscrits au Répertoire des Métiers : RM + le département du lieu d’immatriculation (ex : 123 456 732 RM 35)

Les professions libérales inscrites à l’URSSAF : URSSAF + le département du lieu d’immatriculation (ex : 123 456 789 URSSAF 35)

Vous devrez également indiquer votre n° de TVA intracommunautaire si vous faites des ventes à un client résidant à l’étranger.

2# Les informations de facturation

• La date d’émission de la facture ;

• La date de la vente ou de la prestation de service ;

• Le numéro de la facture selon une séquence chronologique continue ;

• Le numéro du bon de commande.

3# L’identité du client

Vous devez indiquer le nom de votre client et son adresse (sauf si opposition faite par ce dernier). Si l’adresse de facturation est différente de l’adresse de livraison, il faudra indiquer sur vos factures les deux adresses postales.

4# La description des produits et services

• La désignation du produit ou de la prestation

• Le décompte détaillé de chaque produit ou service : quantité, unité et prix

• Le prix catalogue (ou prix unitaire HT) : le prix pour 1 quantité hors TVA ou le taux horaire pour les prestations de services

5# Le prix

• Les majorations éventuelles du prix ;

• Les taux de TVA applicables et le montant total de TVA correspondant (si vous êtes redevable de la TVA) ;

• Les éventuelles remises de prix accordées à la date de la vente ;

• La somme totale à payer HT (et TTC si vous êtes redevable de la TVA).

6# Les autres mentions obligatoires

• La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (sauf si vous êtes dans cette situation) ;

• La mention « Autoliquidation » si vous êtes dans cette situation ;

• La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Les mentions obligatoires supplémentaires sur les factures auto-entrepreneur adressées aux professionnels

Toutes ces mentions obligatoires pour les particuliers sont également à reprendre sur vos factures adressées aux professionnels sont les suivantes :

• L’adresse de l’entreprise : obligatoire contrairement aux factures adressées aux particuliers (si l’adresse de facturation est différente de l’adresse de livraison, il faudra indiquer les 2 adresses sur votre facture) ;

• Le numéro de TVA du client professionnel s’il est redevable (hors micro-entreprises en franchise en base de TVA).

La date ou le délai de paiement :

• La date à laquelle le paiement doit intervenir ;

• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (si aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé alors indiquez « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé ») ;

• Le taux des pénalités de retard : il s’agit de la pénalité qui sera exigible en cas de retard de paiement sans qu’un rappel soit nécessaire ;

• La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

☝ Voici un exemple de rédaction des mentions obligatoires à indiquer concernant les pénalités de retard :

« Tout retard de paiement pourra donner lieu à des pénalités de retard exigibles sans rappel, au taux de 10% de la facture totale par mois de retard (conformément à l’article 53 de la Loi dite NRE), ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de 40€ (conformément à l’article D441-5 du Code de commerce). Aucun escompte consenti pour règlement anticipé ».

Quelles sont les sanctions en cas de manquement aux obligations de facturation ?

Attention, ne prenez pas les règles de facturation à la légère !

En effet, rappelez-vous que les sanctions en cas de manquement à ces obligations sont une amende fiscale de 15 € par mention manquante sur chaque facture et en une amende pénale de 75 000 € en cas de défaut de facturation, de factures de complaisances ou de factures fictives.

Pour éviter de tels désagréments, vous pouvez toujours utiliser un modèle de facture mis à disposition sur le site de l’URSSAF pour être certain de respecter le formalisme associé !

Chaque facture émise implique la redevance de charges. Elles sont fonction du montant émis et vous devez déclarer mensuellement ou trimestriellement votre chiffre d’affaires sur le site de l’URSSAF.

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