Comment devenir wedding planner ?

Focus sur le métier de wedding-planner

Né aux États-Unis, le métier de wedding planner se développe de plus en plus en France depuis une dizaine d’années. La fonction de l’organisateur de mariage est d’assurer le rôle de chef d’orchestre du plus beau jour de la vie de ses clients. Avant le grand jour, il doit :

• sélectionner les prestataires : traiteur, fleuriste, animateur musical, loueur de salles, etc. ;

• établir les devis et les contrats ;

• construire l’événement dans son entièreté : logistique, timing, sécurité ;

• et tout cela en tenant compte des attentes et du budget de ses clients.

Le jour du mariage, il devra également :

• gérer le planning ;

• superviser l’ensemble des participants, prestataires et invités ;

• résoudre les inévitables imprévus liés à ce type d’événement !

Il est donc très important de vérifier que le profil du métier de wedding planner correspond au vôtre avant de vous lancer. Sachez que, si vous souhaitez évoluer dans le monde du mariage, il existe également les professions de wedding designer et wedding officiant qui peuvent peut-être mieux vous correspondre.

Quelle que soit votre fonction, vous travaillerez généralement pour votre propre agence événementielle. En plus d’être organisateur de mariage, vous serez donc également entrepreneur.

Qui peut devenir wedding planner ?

Les études pour devenir wedding planner

Aucun diplôme n'est nécessaire pour exercer ce métier. Mais, pour réussir dans le secteur de l'organisation de mariage, il convient d'avoir des compétences en événementiel et en gestion de projet.

Les cursus suivants semblent adaptésau projet de devenir wedding planner :

• Bac +3 : Licence pro ou Bachelor spécialisé en événementiel ;

• Bac +5 : Master en communication option événementiel, Master Manager de la communication ou Master of Science International Event Management.

L'École de formation aux métiers du mariage ou la Wedding Academy (certifiées Qualiopi) propose, bien évidemment, une formation au métier de wedding planner.

Devenir wedding planner sans formation

Si vous souhaitez vous lancer dans l’aventure, sachez qu’il est tout à fait possible de devenir wedding planner sans formation ou diplôme.

Le métier d’organisateur de mariage demande des compétences que tout le monde peut acquérir à force de pratique et d’expérience. Pour commencer, vous devez aimer l’événementiel, mais aussi posséder des compétences organisationnelles et de gestion indispensables à cette activité. Vous devez également posséder un sens créatif de sorte à organiser des mariages qui sortent du lot.

Il est également important d’avoir un bon relationnel et un grand sens du contact, car le métier de wedding planner implique de bien savoir communiquer et écouter ses clients pour cerner précisément leurs besoins et leurs attentes. Par ailleurs, vous allez devoir contacter et négocier avec les différents prestataires du mariage tels que le traiteur, le loueur de salle, le fleuriste, etc.

Si vous souhaitez quand même acquérir les prérequis indispensables au métier, l'École de formation aux métiers du mariage ou la Wedding Academy proposent une formation en distanciel pour vous former au wedding planning.

Étape 1 : Définir votre projet de wedding planning

Réaliser l'étude de marché du mariage

La première étape consiste à mener une étude de marhé du wedding planner de sorte à comprendre le secteur d'activité de l'organisation. Ce travail vous aidera à mieux connaître vos futurs clients de sorte à élaborer l'offre la plus adaptée à leurs besoins et à leurs attentes. Elle se compose des parties suivantes :

• La présentation de votre projet d'entreprise d'organisation de mariage : votre concept, votre profil ainsi que votre équipe, vos motivations, le choix du statut juridique.

• Le marché du mariage et/ou de l'événementiel : nombre de mariages par an, nombre de couples faisant appel aux wedding planners, budget moyen alloué à ce service, la réglementation, les tendances en matière de mariage, etc.

• Le profil des clients potentiels : leur âge, leur budget, leurs besoins, leurs attentes, leurs préférences.

• La concurrence directe et indirecte : leur offre, les services qu'ils proposent, leur positionnement, leur plus-value, les menaces.

Rechercher et analyser le marché du wedding planner vous permettra d’affiner votre projet en définissant les contours de votre agence et de votre offre. C’est là toute l’importance d’une étude de marché bien menée !

Peaufiner son offre et ses services d'organisation de mariage

Votre étude de marché va vous permettre de vous démarquer de vos concurrents. Quelle sera votre spécificité ? Vous pouvez notamment choisir une niche :

• Mariages africains

• Mariages éco-chic

• Mariages à l'étranger

• Mariages en pleine nature

• Clientèle haut de gamme

Pensez à ce que vous proposerez de plus que vos concurrents. Cela peut être un service de conciergerie pour les invités, l'organisation de la demande de mariage, de l'enterrement de vie de jeune fille ou de jeune garçon, une coordination complète (répétitions, brunch le lendemain, etc.), un service de wedding designer, ou encore la conception de décor sur mesure, de cocktail signature, etc.

Étape 2 : Fixer les prix de ses prestations de wedding planning

Combien gagne un wedding planner ?

Selon la Wedding Academy, un wedding planner qui organise 10 mariages complets (des préparatifs jusqu'au jour J), peut espérer un chiffre d'affaires de 35 000 € par an. Après déduction des charges fixes et variables, cela représente une rémunération nette d'environ 1 800 €.

Tout dépendra donc de plusieurs critères, notamment :

• le nombre de mariages organisés dans l'année ;

• le tarif forfaitaire pratiqué selon votre positionnement ;

• la nature de la prestation (plus le budget du client est élevé, plus la facturation sera importante proportionnellement au temps de travail passé).

Comment fixer le prix de vente d'une prestation d'organisation de mariage ?

Le wedding planner facture sa prestation d’organisation soit sur la base d’un forfait, soit sur la base d’un pourcentage du budget global du mariage (généralement 10 à 15 %). La rémunération des différents prestataires sollicités pour l’évènement est le plus souvent réglée directement par les futurs mariés.

Pour fixer un tarif suffisant, vous devez déterminer votre seuil de rentabilité, c'est-à-dire le chiffre d'affaires minimum à réaliser pour ne pas perdre d'argent :

Seuil de rentabilité = Charges fixes / Taux de marge sur coûts variables

Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez calculer un tarif de prestations d'organisation de mariage en dessous duquel vous ne pourrez pas descendre, au risque de ne pas être rentable.

Étape 3 : Choisir le statut juridique du wedding planner

Pour exercer le métier de wedding planner, vous devrez donner une existence légale à votre situation en choisissant la structure juridique de votre entreprise.

Choisir la micro-entreprise pour son activité de wedding planning

C'est la meilleure option pour se lancer en solo et tester le marché. Cette forme juridique est également recommandée dans les cas suivants :

• Vous travaillez à domicile.

• Votre capital de départ est modeste.

• Vous souhaitez commencer cette activité en parallèle de votre métier principal.

• Votre chiffre d'affaires (CA) ne dépassera pas 77 700 €.

Devenir wedding planner sous le régime de la micro-entreprise ne nécessite pas de lourdes étapes administratives et se fait très facilement. Vous pourrez rapidement commencer à facturer vos clients pour vos prestations d’organisation de mariage.

Sachez que ce statut n'est toutefois pas conseillé sur le long terme, car l'activité demande un besoin en fonds de roulement important puisque l'entreprise devra avancer de nombreux frais sur une année de préparatifs (délai moyen pour l'organisation d'un mariage). Ces frais seront remboursés par les clients, mais bien plus tard !

Si vous avez un fort besoin en financement, que votre activité se développe bien, que votre CA dépasse le plafond en vigueur et/ou que vous avez besoin d'embaucher, vous devrez obligatoirement changer de statut.

Opter pour la création d'une entreprise unipersonnelle

Si vous souhaitez exercer la profession de wedding planner à temps plein, alors, il vaudra mieux créer votre société et la faire immatriculer. D'autres raisons pourraient vous amener à choisir de créer une société :

• Vous avez prévu d'embaucher.

• Vous avez besoin d'un capital de départ conséquent.

• Votre CA prévisionnel dépasse le seuil de la micro-entreprise.

• Vous envisagez de louer un bureau, un showroom ou un local commercial.

Dans ce cas, vous pouvez choisir parmi les statuts tels que :

• l’EURL (qui facilite la transformation en SARL si vous souhaitez intégrer d'autres associés) ;

• la SASU, qui est la forme juridique la plus utilisée par les agences de wedding plannings.

Étape 4 : Choisir son espace de travail pour organiser des mariages

Devenir organisateur de mariage ne demande pas forcément un grand espace de travail, l'essentiel est qu'il soit fonctionnel et professionnel.

Bon nombre de weddings planners exercent leur activité à domicile. Vous pouvez réserver une pièce ou une annexe de votre habitation à l'accueil de vos clients. Mais, la plupart du temps, les futurs mariés préféreront vous accueillir chez eux pour les rendez-vous.

L'idéal étant de louer un local commercial ou une boutique (bureau, salle de réunion et showroom) de sorte à donner une image plus professionnelle à votre entreprise. La concurrence est telle que les clients privilégieront, à prestations égales, une entreprise de wedding planning disposant d'une agence, même si les tarifs sont plus élevés.

Dans les premiers mois de votre activité, si vous n'avez pas l'espace requis, vous pouvez donner rendez-vous à vos clients dans des espaces de coworking, des cafés ou des restaurants. Cette pratique est courante dans le milieu du wedding planning.

Si vous proposez des services de conception d'événements ou d'arrangements floraux, avoir un petit atelier peut être judicieux.

Étape 5 : Trouver des financements pour s'installer comme wedding planner

Quel budget pour commencer son activité d'organisation de mariage ?

Pour lancer votre affaire de wedding planning, vous n'avez pas besoin d'investir beaucoup d'argent. Il vous faudra malgré tout un minimum de financement pour pouvoir investir dans les éléments suivants :

• Une assurance responsabilité civile

• Le véhicule commercial et l'essence

• Le remboursement d’emprunt, le cas échéant

• Le local commercial (sauf si vous travaillez chez vous)

• Le mobilier de bureau et la bureautique (bureau, fauteuil, ordinateur, meubles de rangement)

• Les frais de communication (site web, coût du référencement sur les plateformes spécialisées, publicité dans les médias locaux ou spécialisés, location d’un stand au sein d’un salon du mariage, etc.).

Prévoyez environ 15 000 € de budget initial pour vous lancer en toute sérénité.

Faire le business plan du wedding planner

Pour vérifier la viabilité financière de votre projet et obtenir un financement, vous devez vous lancer dans la rédaction d'un business plan pour wedding planner. Utilisez votre étude de marché ainsi que votre budget prévisionnel pour détailler chacune des cinq parties :

1. La présentation de l'entreprise d'organisation de mariage (porteur de projet, offre, positionnement, objectifs, visions)

2. Le résumé de l'étude de marché

3. Le modèle économique (comment gagner de l'argent)

4. Le statut juridique choisi pour exercer l'activité de wedding planner

5. Les prévisions financières (compte de résultat prévisionnel, bilan prévisionnel, plan de trésorerie, plan de financement, besoin en fonds de roulement)

Quelles sont les sources de financement possibles ?

Si vous manquez d'apport personnel, certaines aides peuvent soutenir votre lancement de projet d'entreprise d'organisation de mariage :

• Le prêt bancaire classique : à faire auprès d'un établissement bancaire.

• Le financement de la formation par France Travail : pour les personnes en recherche d'emploi ou en accompagnement CRP/CTP ou CSP.

• Les aides versées par France Travail : l'ARCE (versement du reliquat des droits à l'assurance chômage) ou l'ACRE (dispositif d'exonération de charges sociales).

• Le love money : demandez à vos proches de vous faires des dons.

• Le crowdfunding : financement participatif qui consiste à récolter de petites sommes d'argent via des plateformes en ligne, auprès d'un certain nombre de personnes qui désirent soutenir des projets créatifs, entrepreneuriaux, ou communautaires.

Étape 6 : Réaliser les formalités de création d’entreprise

Déclarer votre entreprise de wedding planning et l’immatriculer

Que vous choisissiez de créer une micro-entreprise ou une société, vous devez dans tous les cas vous connecter sur le site guichet-entreprises.fr et sélectionner le formulaire correspondant à votre choix de statut juridique.

Pour créer une micro-entreprise, ne vous seront demandés qu'une copie de votre carte d'identité ainsi qu'un justificatif de domicile.

Une fois votre demande terminée, l'INPI se chargera de transmettre votre dossier à tous les organismes concernés par la création de votre activité.

Si vous choisissez de créer une société, d'autres démarches seront à réaliser avant l'immatriculation :

• La rédaction de vos statuts juridiques vous-même en ligne ou avec un avocat

• La demande de parution auprès d'un journal d'annonces légales (JAL) ou d'un service de presse en ligne (SPEL) habilité

Ouvrir votre compte bancaire professionnel

Sous le régime de la micro-entreprise, ce n'est pas obligatoire d'ouvrir un compte bancaire professionnel. Votre compte personnel peut suffire. Gardez toutefois en tête qu'un compte pro permet de faciliter la gestion de la comptabilité.

Attention, le compte pro devient obligatoire si vous atteignez le seuil de 10 000 € de chiffre d'affaires durant deux ans d'affilée.

Pour l'EURL ou la SASU, ouvrir un compte bancaire professionnel est obligatoire dès la création. Il vous permettra de déposer le capital social de votre entreprise.

Prendre les assurances professionnelles obligatoires

Pour protéger votre responsabilité en cas de préjudice causé involontairement à l’un de vos clients ou à un tiers, la souscription d’une assurance en responsabilité civile professionnelle (RC pro) est obligatoire.

De même que vous devez prendre une assurance auto pour votre véhicule professionnel.

Étape 7 : Connaître les obligations des professionnels du mariage

Les prestations réalisées par les wedding planners sont formalisées par un contrat de prestations de services, indiquant la description des services, le prix, les modalités de paiement, les cas de force majeure, les assurances, etc. Il est conseillé de faire valider ce contrat par un professionnel du droit pour éviter tout litige.

Si le professionnel possède un local, il doit respecter les normes de sécurité et d'accessibilité pour les ERP (Établissements recevant du public). S'il exerce depuis son domicile, il doit s’assurer qu’aucune clause de son bail ou du règlement de copropriété ne l’interdit.

En cas de démarchage à domicile (signature du contrat au domicile des clients), le professionnel doit respecter la réglementation en vigueur : le client dispose d’un droit de rétractation de 14 jours, aucun paiement ne peut être encaissé avant sept jours ouvrés après la conclusion du contrat, et le prestataire doit fournir un contrat comportant certaines mentions obligatoires.

Enfin, les membres de l’ASSOCEM s’engagent à respecter une charte de déontologie contenant plusieurs obligations envers les clients :

• Présenter une proposition commerciale claire et détaillée des services proposés, ainsi que les honoraires ou tarifs associés.

• Offrir des prestations de qualité correspondant aux compétences de l'entreprise.

• Faire appel uniquement à des prestataires garantissant une haute qualité et sécurité.

• Employer du personnel qualifié et formé, de manière déclarée et rémunérée (sauf pour les stagiaires).

• Préserver la confidentialité des informations des clients, protégeant ainsi leur intimité.

Étape 8 : Lancer son activité de wedding planner

Se constituer son carnet d'adresses

Le meilleur outil du wedding planner est son carnet d'adresses qui doit être bien rempli. Prenez bien le temps de choisir les meilleurs prestataires qui vous entourent. Complétez la liste suivante autant que vous le pouvez, mais surtout, ne vous lancez pas avant d’avoir ces adresses.

Vous aurez besoin des professionnels suivants, entre autres :

• Traiteurs

• Photographes

• Décorateurs, fleuristes

• Coiffeuses, maquilleuses, esthéticiennes

• Musiciens, orchestres, D.J, artistes divers

• Ingénieurs du son, spécialistes de l’éclairage

• Loueurs d’animations, structures gonflables

• Spécialistes de la pyrotechnique (feux d’artifice)

• Locations de tonnelles, chapiteaux, bancs, tables, chaises

• Loueur de voiture de luxes, loueurs de charrettes à cheval

• Propriétaires de salles de réception, châteaux et Lieux insolites et originaux

Faites preuve d'originalité dans vos choix, de sorte à faire des propositions originales, voire inattendues, et à faire la différence aux yeux de vos clients potentiels.

Trouver vos premiers couples à marier

Pour réussir dans l'organisation de mariage, il n'y a pas de secret : vous devez être le plus visible possible. Voici quelques idées :

• Créez un blog qui vous servira de vitrine.

• Placez des encarts publicitaires dans les journaux locaux

• Participez aux salons de mariages proches de chez vous.

• Éditez des cartes de visite à distribuer à votre entourage (famille, amis, voisins, anciens collègues) ainsi qu'à vos partenaires.

• Travaillez votre présence sur les réseaux sociaux qui vous serviront à publier les photos de vos premières prestations.

• Imprimez des flyers (2 à 3 000 exemplaires pour commencer) et déposez-les dans les commerces sur un secteur de 20 à 30 km.

Pour pallier la saisonnalité, pensez à étendre vos prestations à l’organisation d’évènements familiaux (baby shower, baptêmes, anniversaire de mariage) ou à l’évènementiel d’entreprise (lancement de produits, séminaires, team building).

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