Comment devenir secrétaire indépendante à domicile ?

Quelles sont les missions d'une entreprise de secrétariat à domicile ?

L'activité du secrétariat à domicile et ses missions dépendent du type de clientèle avec laquelle vous choisissez de travailler. Une secrétaire à domicile peut intervenir auprès :

• des entreprises, des associations ou de tout autre organisme pour les seconder dans leur gestion administrative ;

• des particuliers pour les aider dans les tâches administratives courantes.

Les missions d’une secrétaire à domicile auprès des particuliers

Avec la dématérialisation des démarches administratives, de nombreux particuliers font désormais appel à une entreprise de secrétariat à domicile pour :

• leur déclaration d’impôts ;

• une demande de carte grise ;

• la gestion de leur budget et le paiement des factures ;

• rédiger un courrier pour une demande ou une réclamation auprès d’un service administratif.

Les missions d’une entreprise de secrétariat à domicile auprès des entreprises

S’agissant d’une clientèle professionnelle, les missions du secrétaire à domicile seront principalement de l’assistance commerciale et administrative :

• rédiger des courriers ;

• établir des devis et des factures ;

• mettre en page divers documents ;

• tenir une permanence téléphonique ;

• le classement et l’archivage de documents.

Bien que les deux professions aient tendance à se rejoindre, une secrétaire à domicile se différencie de l’écrivain public spécialisé dans la rédaction pure de contenus : courriers, biographies, lettres de motivation, etc. Car, si la secrétaire indépendante peut réaliser certaines de ces tâches, ses missions incluent également un rôle d’assistante et de gestionnaire qui n’incombe pas à l’écrivain public.

Étape 1 : Se former pour devenir secrétaire indépendante

La réglementation du secrétariat à domicile n’impose aucune certification ou formation spécifique pour l’exercer. En théorie, toute personne qui le souhaite peut donc se lancer comme secrétaire indépendante.

Les compétences requises pour devenir secrétaire à son compte

Si l’aptitude professionnelle fait partie des points de vigilance du secrétariat à domicile, c’est parce que ce métier implique notamment d’avoir une grande polyvalence et une bonne capacité d’adaptabilité.

Mais, d’autres compétences seront requises, telles que :

• l’organisation et la flexibilité ;

• la discrétion et le professionnalisme face aux données confidentielles qui peuvent lui être confiées ;

• une bonne maîtrise de la langue et d’excellentes capacités en expression écrite ;

• une parfaite connaissance de l’utilisation des outils informatiques en bureautique.

Quelle formation pour une secrétaire indépendante ?

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire pour créer son entreprise de secrétariat à domicile, posséder une qualification peut permettre d’être plus crédible auprès des clients. Il existe différents niveaux de formations :

Niveau bac ou équivalent

• TP secrétaire assistant

• TP secrétaire comptable

• Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Niveau bac +2

• BTS assistance technique d'ingénieur

• BTS collaborateur juriste notarial

• BTS communication

• BTS gestion de la PME

• BTS support à l'action managériale

Niveau bac + 3

• Licence pro mention e-commerce et marketing numérique

• Licence pro mention management des activités commerciales

• Licence pro mention métiers des administrations et collectivités territoriales

• Licence pro mention métiers du marketing opérationnel

• BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal

Étape 2 : Définir son projet pour se lancer comme secrétaire à son compte

Avant de vous lancer dans le métier de secrétaire indépendante, vous devez clarifier votre projet.

Tout d'abord, faites le point sur vos compétences et votre expertise :

• Quels sont vos domaines de spécialisation ? (secrétariat spécialisé en droit, en assurances, en soins médicaux, etc.)

• Possédez-vous certaines compétences qui vous démarquent ? (gestion administrative, comptabilité, SAV téléphonique, programmation de rendez-vous, etc.).

Vous pouvez ensuite passer à l'étude de marché du secrétariat. Elle vous permettra de proposer des services adaptés au marché. Vous devez étudier plusieurs éléments :

• La concurrence (secrétaires salariées, conjointes collaboratrices, agences d'intérim, etc.) et les offres existantes

• La demande et les besoins des cibles

• Les tendances du marché du secrétariat à domicile

• Les opportunités et menaces du secteur

Étape 3 : Fixer ses tarifs de secrétaire indépendante

Une secrétaire indépendante facture généralement ses services selon son expérience :

• 15 à 35 € l'heure en début de carrière

• 35 à 45 € l'heure avec 3 à 5 ans d’expérience

• 45 à 65 € l'heure sur des profils très qualifiés

Il est de coutume de mettre en place des forfaits, comme 130 € pour une demi-journée (4 heures), 250 € la journée ou encore de 330 € à 400 € la mission d'une durée de 12 heures.

Selon vos services, vos tarifs peuvent se faire à la carte. Tout est modulable : nombre d'heures, durée, missions, tâches à effectuer, etc. Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à réaliser.

Misez avant tout sur la transparence, mettez en place un "décompte" d'heures pour que vos clients sachent exactement où ils en sont. Ajustez le nombre d'heures (non majorées) lorsque la mission prend davantage de temps que prévu.

Gardez en tête que vos devis devront tenir compte de votre expérience et de la complexité éventuelle de la mission.

Étape 4 : Choisir le statut juridique d'une secrétaire indépendante

Parce qu’il est simple et peu coûteux, la plupart des secrétaires indépendantes choisissent le régime de la micro-entreprise pour créer leur entreprise de secrétariat à domicile. Mais il existe d’autres options, telles que :

• l’EURL : avec des charges bien moins contraignantes que pour une SASU, mais une protection sociale moins confortable, un capital de base pouvant se limiter à 1 € et une responsabilité limitée à la hauteur du capital investi ;

• la SASU : comme pour l'EURL, votre entreprise de secrétariat à domicile peut être créée avec 1 € et votre responsabilité est limitée au montant de l’investissement. La grande différence est que vous serez assimilé au régime général de la Sécurité sociale, ce qui implique des cotisations plus importantes, mais une protection de meilleure qualité.

Étape 5 : Réaliser les formalités de création d’une entreprise de secrétariat à domicile

Une fois que vous avez fait le choix du statut juridique de votre entreprise de secrétariat à domicile, vous êtes prêt à faire les démarches de création.

Créer son entreprise via le Guichet des formalités des entreprises

L'ensemble des formalités de vie d'une entreprise s'effectuent en ligne via le Guichet unique, accessible à l'adresse procedures.inpi.fr. Pour créer votre compte, il faut vous munir d'une pièce d'identité et d'un justificatif de domicile.

Vous devez avoir arrêté votre choix de statut juridique puisqu'un formulaire de déclaration de début d'activité est à remplir, et les informations suivantes vous seront demandées :

• Vos informations personnelles (nom, prénom, adresse, etc.)

• Le nom de votre entreprise

• Votre activité principale

• Votre statut juridique

• Votre régime fiscal

• Votre choix de son option pour la TVA (franchise ou régime réel)

Pour une entreprise individuelle ou une société, certaines pièces seront à fournir :

• Une attestation sur l'honneur de non-condamnation

• Un justificatif de domicile

• Une copie du Kbis (pour les sociétés)

Une fois le formulaire rempli et les pièces justificatives jointes, vous n'aurez plus qu'à valider votre déclaration. Vous recevrez ensuite une attestation de déclaration de début d'activité par courrier électronique. Elle permet de justifier de l'existence de votre entreprise.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Il n'est pas obligatoire d'ouvrir un compte bancaire professionnel pour une secrétaire indépendante. Votre compte personnel peut suffire. Un compte pro permet toutefois de bien séparer ses comptes personnels de ses comptes professionnels et de faciliter la gestion de sa comptabilité. Vous aurez toutefois l'obligation d'ouvrir un compte dédié à votre activité professionnelle à partir de 10 000 € de chiffre d'affaires pendant deux ans d'affilée.

La même règle s'applique aux entreprises individuelles. Pour une société, le compte professionnel est obligatoire dès la création.

Souscrire à une assurance professionnelle

Pour une secrétaire freelance, aucune assurance n'est obligatoire. Il vaut tout de même mieux souscrire à une Responsabilité civile professionnelle (RC Pro), car toute activité indépendante comporte des risques susceptibles d'engager la responsabilité civile professionnelle.

Étape 6 : Démarrer son activité de secrétaire indépendante

L'équipement pour lancer son activité de secrétariat en ligne

Vous n'avez pas besoin de beaucoup de matériel pour commencer votre activité de secrétaire à domicile. Peut-être que vous possédez déjà tout le matériel nécessaire :

• Une bonne connexion internet ;

• Un ordinateur de bureau (ou portable) de 13 à 15 pouces minimum avec un clavier souple et silencieux ;

• Un espace de travail confortable avec bureau (idéalement un bureau assis/debout) et chaise ergonomique.

Les aides possibles pour une secrétaire à son compte

Selon votre situation vous pouvez bénéficier de deux aides spécifiques : l'ACRE et l'ARCE. Si vous êtes éligible, pensez à en faire la demande !

L'Aide à la création d'entreprise (ACRE)

C'est une exonération partielle de vos cotisations sociales pendant la première année d'activité. Vous pouvez prétendre à cette aide si vous êtes inscrite à France Travail, si vous êtes bénéficiaire du RSA ou si vous êtes actuellement en création d'entreprise et âgée de moins de 26 ans.

L'Aide à la reprise ou à la création d'entreprise (ARCE)

C'est une aide forfaitaire équivalente à 60 % du reliquat des droits à l'assurance chômage des anciens salariés. Elle est cumulable avec l'ACRE.

Étape 7 : Trouver ses premiers clients en tant que secrétaire freelance

La communication digitale est certainement le moyen le plus simple de trouver des clients pour son entreprise de secrétariat à domicile. Vous pouvez également envisager de mettre en place d'autres actions.

Faites appel à votre réseau de connaissance

Parlez de votre activité à votre famille, à vos amis, à vos anciens collèges. Parlez-en même à votre coiffeur ou à votre boulangère. S'ils n'ont pas besoin de vous, peut-être qu'ils entendront parler d'une opportunité.

Dites-leur de vous recommander. Rendez vous dans les espaces de coworking pour en faire autant : ces endroits sont un excellent moyen de rencontrer des contacts susceptibles de vous aider, voire même d'avoir besoin de vos services.

Rejoignez un réseau de secrétaires indépendantes

Les réseaux de secrétaires à domicile vous permettront de profiter d'un soutien et d'un accompagnement. Il en existe plusieurs, comme Assist by ou 1001Secretaires. En plus de bénéficier d'un suivi personnalisé, vous pourrez recevoir des missions trouvées par le réseau, sans même avoir à prospecter.

Inscrivez-vous sur les annuaires des assistantes secrétaires freelances

Pensez également à vous inscrire sur l'annuaire des assistantes et des secrétaires indépendantes (ADASI). Ce service a été créé pour l'activité de secrétariat externalisé. Vous pouvez y déposer une annonce, renseigner vos compétences et votre spécialisé.

Peaufiner votre page pro LinkedIn

Démarquez-vous grâce à un titre qui décrit clairement votre spécialité, votre clientèle cible. Rédigez une description efficace, mettez en avant vos valeurs professionnelles et vos réussites.

Créer un site vitrine pour présenter votre travail

Quelques pages suffiront : vos services, vos tarifs, vos recommandations, une page contact ainsi qu'un formulaire de contact. Prenez également soin de votre présentation. Vos futurs clients ne sélectionneront pas seulement un savoir-faire, mais également une personnalité et un savoir-être.

Envoyer des propositions spontanées par e-mail

Recensez les coordonnées de potentiels clients professionnels et contactez-les par mail pour présenter vos services.

Prenez le temps de faire quelques recherches pour comprendre leurs besoins éventuels et lui faire une proposition séduisante. Demandez-vous : que pourriez-vous lui apporter qu'il ne pourrait refuser ? Comment pouvez-vous lui faciliter la vie ?

Postulez aux offres d'emploi pour secrétaire indépendante

Aujourd'hui, les entreprises font de plus en plus appel aux prestataires indépendants. Vous trouverez de nombreuses offres sur les sites dédiés à l'emploi, comme Monster, Indeed ou HelloWork.

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