Qu'est-ce que le Guichet unique des entreprises ?
La loi PACTE (Plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises), votée le 22 mai 2019, contient diverses mesures pour simplifier les démarches administratives et juridiques des entreprises. Plusieurs dispositifs sont déjà en vigueur, totalement ou partiellement, dont le Guichet unique.
Le Guichet unique est un portail sécurisé électronique destiné à faciliter la centralisation et la diffusion des informations juridiques des entreprises en France. Il est parfois appelé GEFE (guichet électronique des formalités d’entreprise).
C’est l’INPI (Institut national de la propriété industrielle) qui a hérité de la gestion du Guichet unique. La mise en place se fait progressivement depuis le 1er juillet 2021 (ouverture aux professionnels) jusqu’à l’ouverture aux entrepreneurs le 1er janvier 2022 de manière facultative.
L’obligation de recourir au Guichet unique pour toutes les formalités juridiques des entreprises est en vigueur depuis le 1er janvier 2023. Toute entreprise individuelle, y compris toute micro-entreprise, ainsi que toute société commerciale ou civile doit désormais réaliser toutes ses formalités sur le Guichet unique.
Deux objectifs apparaissent :
la fusion des registres des entreprises sous un seul registre appelé Registre national des entreprises (RNE). Un seul registre quelle que soit la nature de l’activité exercée, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.
la centralisation de tous les CFE et de leurs registres. Un entrepreneur ne se pose plus la question du CFE compétent.
Quelles sont les formalités d’entreprise réalisables via le site Guichet unique ?
Le Guichet unique concerne :
Checklist
les formalités de création d’entreprise, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise ainsi que l’immatriculation des sociétés ;
les modifications apportées au cours de la vie de l’entreprise : changement de dirigeants et de représentants légaux, augmentation ou réduction du capital social, changement de siège social, de dénomination sociale, etc. ;
la cessation d’activité.
Depuis le début de l’année 2023, aucune entreprise ne peut s’adresser directement au greffe d’un tribunal de commerce ou à un CFE (Centre de formalités des entreprises).
Le site infogreffe poursuit sa mission pour le dépôt des comptes annuels, pour les sociétés concernées. En effet, l’INPI n’est pas mandaté pour le dépôt des comptes.
Qui peut réaliser les formalités sur le Guichet unique ?
Les formalités des entreprises demeurent inchangées !
Aussi, elles peuvent toujours être réalisées :
par le chef d’entreprise directement ;
par un salarié (avec une délégation de pouvoir) ;
par un mandataire.
👉 Géographiquement, le Guichet unique gère les formalités de l'ensemble du territoire français, à l'exception de Wallis et Futuna, de la Nouvelle-Calédonie et de la Polynésie française.
Le tableau de bord du Guichet unique est commun avec celui du site guichet-qualifications.fr. Ce dernier permet aux ressortissants de l’Union européenne de faire reconnaître leurs qualifications professionnelles pour exercer en France.
Bon à savoir
Le Guichet unique devrait s’ouvrir aux associations en 2024. Il concerne donc pour l’instant exclusivement les sociétés civiles et commerciales, ainsi que les entreprises individuelles.
Comment créer son entreprise sur le Guichet unique ?
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Créer une entreprise sur le Guichet unique est semblable aux formalités de création d’entreprise déjà connues. Vous complétez un formulaire en ligne attentivement car de nouvelles informations sont requises comme :
la surface du local de l’entreprise ;
la situation matrimoniale du créateur d’entreprise ;
la distinction entre activité principale et activité secondaire.
Les formalités sont identiques à celles préexistantes. Ainsi, une société doit toujours fournir une attestation de parution dans un journal d’annonces légales (JAL). Le groupement des formalités au sein d’une plateforme unique a simplement modifié certains intitulés ou certains espaces disponibles.
Par exemple, la définition de l’objet social se fait sur 280 caractères contre 500 caractères auparavant.
L’INPI adresse le dossier de création d’entreprise complet et validé au CFE (centre de formalités des entreprises) compétent. Pour le créateur, c’est l’assurance de ne plus se tromper d’interlocuteur ! Une fois la démarche complétée, les coordonnées du CFE apparaissent et vous pouvez le contacter en cas de question ou de souci.
Ainsi, il convient de distinguer :
le rôle de l’INPI : un rôle de gestion technique du dossier ;
le rôle du CFE : un rôle de validation sur le fond du dossier de création.
Les pièces justificatives
Puis, vous joindrez les pièces justificatives demandées :
pièce d’identité ;
parution dans un journal d’annonces légales pour une création de société ;
justificatif de domicile ;
attestation de dépôt de fonds, etc.
Chaque pièce justificative s’envoie sous un format PDF avec une taille maximale de 10 Mo. La liste des pièces nécessaires en fonction de votre situation apparaît en fin de dossier.
Toutes les pièces justificatives requises sont à joindre avant de valider le dossier de création d'entreprise. Il n’est pas possible d’adresser ensuite un justificatif manquant à l’INPI. Il faudra attendre la demande de régularisation de l’organisme, comme le greffe, qui valide le dossier. En effet, une fois le dossier validé, il part vers les différents organismes et l’INPI ne le gère plus.
Les délais de création d’entreprise
La création de ce Guichet unique modifie le cheminement entre les différents organismes. Avec une conséquence évidente : un allongement prévisible des délais. L’INSEE émettra en premier lieu le SIREN de l’entreprise, avant de transmettre aux autres organismes concernés. Le greffe conserve son rôle de valideur des formalités !
Bon à savoir
Le site autoentrepreneur.urssaf.fr annonce un délai de création d'entreprise de 8 à 15 jours pour obtenir un numéro SIRET de micro-entreprise ainsi qu’un délai de 4 à 6 semaines pour la notification d’affiliation !
Le Guichet unique nécessite donc d’anticiper les formalités de création de son entreprise.
Notez que devenir micro-entrepreneur nécessite d’abord de créer l’entreprise individuelle sur le Guichet unique puis de créer son compte sur le site dédié aux micro-entreprises de l’Urssaf pour effectuer ensuite les déclarations de chiffres d’affaires et le paiement.
La centralisation de toutes les formalités de toutes les entreprises rend les formulaires plus complexes. Ainsi, pour éviter des allers-retours entre organismes et créateurs d’entreprise, il faudra être très minutieux sur chaque ligne du formulaire. Les informations déposées sont plus précises et plus nombreuses pour satisfaire les requêtes de tous les organismes destinataires de la formalité.
Exemple
Dès la création de l’entreprise, vous devrez faire le bon choix en matière de régime d'imposition des bénéfices et de TVA. L’accompagnement à la création d’entreprise est donc plus important en amont.
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Comment modifier les informations de son entreprise ?
Immatriculer son entreprise est un bon début. Puis, elle va subir des modifications : changement de siège social, arrivée de nouveaux associés, augmentation de capital, etc.
Chaque modification s’effectue aussi sur le Guichet unique, avec l’identifiant et le mot de passe qui ont servi à la création. Si l’entreprise est créée de longue date, le numéro SIREN permet de réaliser une modification d’entreprise en ligne.
La signature électronique des formalités nécessite l’obtention d’un certificat de signature électronique avancée fourni par un organisme de certification. Le titulaire du certificat peut être une personne physique ou morale. En revanche, le signataire doit être une personne physique : entrepreneur, mandataire, représentant légal.
Après validation de la formalité sur le site du Guichet unique, le dossier est envoyé à l’organisme compétent. Si ce dernier requiert une information complémentaire, une régularisation ou une autre pièce justificative, vous pouvez lui adresser directement selon les moyens indiqués dans la notification adressée. Il est impossible de modifier le dossier saisi et validé directement auprès de l’INPI.
Comment déclarer une cessation d'activité ?
Comme toute autre formalité, la cessation d’activité de l’entreprise s’effectue sur le Guichet unique. Pour une micro-entreprise, elle s’effectue dans le mois suivant la fin de l’activité.
Il est possible de déclarer une cessation temporaire d’activité en suivant les indications du site. Attention, en parallèle, le micro-entrepreneur doit s’acquitter des cotisations sociales liées à son dernier chiffre d’affaires et régler les impôts.
Bon à savoir
La suppression d’un compte sur le Guichet unique nécessite une intervention de l’INPI.
Comment contacter le service Guichet unique de l'INPI ?
Le Guichet unique est une plateforme électronique : le dépôt des formalités par courrier est définitivement exclu. Aucune aide téléphonique ou par email n’est prévue à ce stade.
En effet, le portail INPI assure l’aspect technique du dossier et met à disposition des FAQ (questions fréquemment posées), des agents conversationnels, des réponses par email, etc. Toutefois, l’assistance métier est assurée par chaque organisme public.
Les professionnels de l’accompagnement soulève des difficultés possibles et des allongements de délai de traitement. En effet, côté entrepreneur, un seul interlocuteur apparaît avec un tableau de bord unique. Côté pouvoirs publics, le dossier est adressé à chaque organisme concerné :
INSEE pour l’attribution du numéro SIREN / SIRET / APE ;
SIE (service des impôts des entreprises) pour le régime fiscal et l’attribution d’un numéro de TVA intracommunautaire ;
Urssaf pour le paiement des cotisations sociales ;
CPAM (caisse primaire d’assurance maladie) pour l’assurance sociale.
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