Registre du personnel, qu'est-ce que c'est ?
Avec le registre du Conseil d'hygiène, santé et condition de travail (CHSCT) et le registre des bénéficiaires effectifs, le registre unique du personnel compte parmi les obligations administratives du chef d'entreprise.
Définition
Régi par l'article R. 1221-13 du Code du travail, le registre du personnel est un document obligatoire pour tous les établissements d'une société. Il s'agit d'un fichier dans lequel l'employeur consigne les informations essentielles relatives aux employés de l'établissement.
Rôle et objectif du registre du personnel
Ce fichier assure la transparence sur tous les salariés que l'entreprise emploie au sein d'un établissement spécifique. Il sert :
à assurer le suivi des employés ;
et à répondre aux obligations légales et réglementaires en matière de gestion des ressources humaines.
Ce document est consulté par l'inspection du travail, de manière systématique, dans des contextes précis, telles que :
la lutte contre la discrimination ;
les contrôles de contrat de travail ;
la vérification des conditions de travail ;
une poursuite judiciaire consécutive à un accident du travail ou une maladie professionnelle.
👉 Le registre des salariés doit être conservé dans l'établissement concerné et être tenu à jour régulièrement.
Attention
Le journal comptable des entrées et des sorties du personnel n'est pas un registre unique du personnel.
Quelles sont les obligations de l'employeur ?
La tenue d'un registre des employés est obligatoire pour tous les employeurs, sauf pour les particuliers et les associations rémunérant en chèque emploi associatif. En outre, plusieurs obligations concernent ce fichier.
La mise à disposition du registre
Cet outil de gestion du personnel doit être consultable immédiatement et sur place. Il doit impérativement pouvoir être consulté sans passer par le siège, notamment par :
les délégués du personnel ;
les agents de la Sécurité sociale ;
les agents de l'inspection du travail ;
les délégués du comité social et économique (CSE).
Un registre par établissement
Tous les établissements dans lesquels des employés travaillent doivent disposer d'un répertoire du personnel. Lorsqu'une entreprise compte plusieurs établissements répondant à cette condition, l'employeur doit maintenir un registre des salariés dans chacun d'entre eux.
Bon à savoir
Pour éviter toute confusion ou malentendu concernant l'identité de l'employeur et pour se conformer aux statuts et autres publications d'annonce légale, veillez à :
consigner avec précision l'adresse légale de votre entreprise ;
enregistrer correctement la raison sociale dans le registre du personnel ;
en cas de déménagement, actualiser le fichier en y inscrivant la nouvelle adresse de domiciliation de l'entreprise.
💭 Pour toutes ces démarches, il est conseillé de mentionner le numéro d'immatriculation de la société.
La confidentialité et la sécurité des données
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), le CSE est tenu de protéger toutes les informations personnelles des employés et de s'engager à ne pas les détourner.
Le CSE doit donc prendre des mesures concrètes :
1# Mettre en place un registre des traitements de données
À l'ouverture du registre, le CSE doit nommer un délégué à la protection des données (DPO) chargé de superviser le processus. Le CSE doit ensuite recenser et regrouper les différents traitements de données par activité et remplir une fiche d'activité détaillant chaque traitement.
2# Inclure une clause spécifique dans le règlement intérieur
Ajouter une clause au règlement intérieur du CSE permet de :
veiller à la conformité légale du traitement des données ;
mettre en place des mesures permettant de documenter et de conserver une preuve du consentement donné par un salarié ;
veiller à ce que les renseignements collectés soient strictement nécessaires pour le registre et qu'elles ne puissent en aucun cas être réutilisées à d'autres fins ;
garantir l'exactitude et la possibilité de rectification ou suppression des données traitées et conservées ;
limiter la durée de conservation des informations ;
mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données traitées.
📍 Si le CSE est autorisé à obtenir les informations personnelles des employés, il doit donc être vigilant quant à la gestion de ces informations et veiller au respect des droits des employés.
Bon à savoir
Les informations sont conservées pendant 5 ans après le départ du salarié.
Comment remplir le registre du personnel ?
Que vous soyez en pleine création de société ou non, savoir comment remplir le registre est essentiel.
Qui doit figurer dans le registre unique des salariés ?
Toutes les personnes travaillant dans l'établissement doivent être inscrites dès leur arrivée dans l'entreprise, dans l'ordre chronologique.
Intérimaires
Travailleurs étrangers
Personnes en service civique
Employés travaillant à domicile
Stagiaires (même s'ils ne sont pas rémunérés)
Attention
Pour les salariés étrangers, une copie des déclarations de détachement (mentionnées aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du Code du travail) doit être annexée au registre unique du personnel.
Quelles sont les informations obligatoires ?
Checklist
Pour chaque employé doivent figurer certains éléments précis :
Nom et le prénom ;
Nationalité ;
Date de naissance ;
Sexe ;
Emploi ;
Qualification ;
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
Date d'autorisation d'embauche ou de licenciement le cas échéant, ou, à défaut, la date de la demande.
Pour les types d'embauches suivants, il est nécessaire d'ajouter certaines informations spécifiques :
|
Type d'embauche |
Mention obligatoire à indiquer |
|---|---|
|
Travailleurs étrangers avec autorisation de travail |
Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail |
|
Contrat de travail à durée déterminée |
« Contrat à durée déterminée » |
|
Salariés à temps partiel |
« Salarié à temps partiel » |
|
Salariés temporaires |
« Salarié temporaire » et le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire |
|
Travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs |
« Mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse du groupement d'employeurs |
|
Contrat d'apprentissage ou de professionnalisation |
« Apprenti » ou « Contrat de professionnalisation » |
|
Multiples embauches pour une même personne |
Chaque nouvelle embauche (CDD, vacation, etc.) doit faire l'objet d'une nouvelle inscription avec les dates d'entrée et de sortie correspondantes. |
Bon à savoir
Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans une partie dédiée du registre unique du personnel, en respectant l'ordre d'arrivée.
Quelles sont les sanctions en cas d'infraction ?
Absence du registre, informations erronées ou incomplètes, et non mise à jour du registre peuvent être pénalement sanctionnés. L'employeur devra s'acquitter de 750 € d'amende par salarié concerné.
En cas de manquement dans sa mise à disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail, l'employeur est en infraction (même s'il est conservé au siège social). Selon l'arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012, il s'agit d'un délit d'entrave à l'exercice des fonctions de ces agents.
Téléchargez gratuitement notre guide de la création d'entreprise
