Quel budget prévoir pour ouvrir une agence d'événementiel ?
Le budget pour lancer une agence d’événementiel
En moyenne, comptez une fourchette de 5 000 € à 40 000 € de budget initial pour l’ouverture de votre agence 💸.
Si vous êtes seul et que vous ouvrez votre agence en ligne, le budget sera réduit. Alors que si vous optez pour une adresse prestigieuse à Paris avec quelques salariés, le budget sera plus important.
Voici un résumé des dépenses à prendre en compte.
|
Dépenses |
Fourchette de prix |
|---|---|
|
Local, énergie et mobilier |
0 à 15 000 € |
|
Équipements informatiques et logiciels |
2 000 € à 10 000 € |
|
Frais de création d’entreprise et capital social |
1 000 € à 5 000 € |
|
Marketing et communication de lancement |
1 000 € à 5 000 € |
Bon à savoir
Votre budget variera beaucoup en fonction de 2 facteurs clés : si vous détenez ou non un local et si vous embauchez des salariés.
Réalisez votre business plan gratuitement
Les charges d’une agence événementielle
Après le lancement, il faut également prévoir des charges récurrentes qui vous permettront de faire tourner votre agence d’événementiel.
Voici les principaux postes de dépenses.
|
Dépenses |
Fourchette de prix par mois |
|---|---|
|
Loyer du local (ou coworking) |
0 € à 2 000 € |
|
Salaires et charges sociales (pour une personne) |
3 000 € à 5 000 € |
|
Dépenses de communication et marketing |
50 € à 1 000 € |
|
Internet et téléphone |
Environ 50 € |
|
Assurances |
50 € à 200 € |
|
Comptabilité et frais bancaires |
50 € à 300 € |
|
Abonnements et logiciels |
50 € à 300 € |
En moyenne, pour une petite agence avec 2 à 3 employés, il faut compter autour de 5 000 € à 15 000 € de dépenses mensuelles.
Exemple
Luc se lance en tant que freelance dans l’organisation d’événements musicaux. Il limite ses dépenses au strict minimum : il travaille seul depuis chez lui et s’occupe de tout lui-même (comptabilité, etc.). Pour sa communication, il mise sur les réseaux sociaux, la prospection et un peu de publicité. A minima, il devra donc prévoir un peu moins de 500 € de charges mensuelles (logiciels, assurance, Internet) en plus de sa rémunération.
Étape 1 : Préparer son projet d'agence d'événementiel
Faut-il un diplôme pour créer une agence dans l’événementiel ?
Aucun diplôme n’est nécessaire pour travailler dans l’événementiel et ouvrir sa propre agence. Certaines formations restent recommandées comme :
un BTS, un DUT ou une licence professionnelle dans l'événementiel ;
une école privée comme l’ISEFAC ou Esupcom.
Par ailleurs, certaines qualités feront la différence pour tirer votre épingle du jeu : la ténacité, la débrouillardise, un bon relationnel, la créativité et la fiabilité.
Bon à savoir
Les formations en communication et marketing peuvent aussi être pertinentes pour travailler dans ce secteur !
Faut-il se spécialiser pour se lancer dans l’événementiel ?
Les agences d’événementiel sont souvent spécialisées. La raison est simple : se nicher permet de pratiquer des prix plus élevés, de se différencier et de se construire un carnet d’adresses rapidement.
La spécialisation la plus évidente est de choisir entre travailler avec des particuliers ou des professionnels :
Pour les particuliers, vous pourrez organiser des anniversaires, des baptêmes, des baby showers, des soirées à thèmes…
Pour les entreprises et institutions publiques, vous pourrez concevoir les teams-buildings, les galas, les salons, les séminaires, les lancements de produits…
Vous pouvez aussi cibler un type d’événement en particulier (comme les mariages). La spécialisation dans un secteur d’activité est aussi à considérer (culture, sport, etc.).
Néanmoins, ce n’est pas une obligation. Une agence événementielle généraliste pourra tout aussi bien fonctionner, si elle connaît bien son client idéal.
Exemple
Julien veut se lancer dans l’événementiel en B2B dans le secteur du luxe. Il pourrait organiser des défilés, des after shows, des dîners dans des lieux d’exceptions, des cocktails pour les lancements de produits des grandes maisons de couture…
Faire une étude de marché du secteur de l’événementiel
Même s’il a été fortement impacté par la crise sanitaire du COVID-19, le secteur de l’événementiel affiche une reprise dynamique presque 5 ans après.
C’est un secteur qui travaille principalement en B2B, même si quelques particuliers (souvent aisés) font appel à des agences pour des événements privés.
Quelques tendances fortes se dégagent comme l’attrait des événements hybrides mixant digital et physique et la volonté d’intégrer une dimension éco-responsable en limitant le gaspillage 🌱.
Il existe une grande diversité d’acteurs dans l’événementiel : sociétés de production, agences de communication, indépendants… Identifiez qui sont vos concurrents localement et cherchez comment vous différencier.
Votre étude de marché doit avant tout se faire sur le terrain. Vous pouvez mener des entretiens avec vos clients idéaux, faire des sondages et questionnaires, etc. Le but : créez l’offre qui répond précisément aux besoins de vos futurs clients !
Selon l’étude de marché de Propulse by CA, on dénombre environ 15 782 entreprises sur le marché de l’événementiel en 2022 et 340 000 événements organisés chaque année.
Téléchargez notre Étude de marché de l'événementiel gratuitement
Étape 2 : Faire le business plan de l'agence d'événementiel
Pour une agence d’événementiel, rédiger un business plan demande de structurer des informations très variées : types de prestations, saisonnalité de l’activité, besoins matériels, ressources humaines selon les pics d’activité, ou encore prévisions de chiffre d’affaires en fonction du nombre d’événements organisés. Beaucoup d’entrepreneurs se sentent à l’aise sur l’offre ou la créativité, mais moins sur la formalisation et les données financières.
C’est précisément à ce moment que l’outil de business plan Propulse by CA peut vous aider. Il vous guide étape par étape et vous aide à clarifier votre projet. À partir de vos réponses, les tableaux financiers sont générés automatiquement, ce qui vous évite les erreurs de calcul trop fréquentes lorsque l’on part d’un tableur vierge.
Vous pouvez ainsi structurer facilement les éléments clés de votre business plan, notamment :
la présentation de votre agence (types d’événements, positionnement, zone d’intervention) ;
votre offre de services : organisation complète, coordination, scénographie, location de matériel, etc. ;
votre étude de marché, enrichie par des données sectorielles fournies par l’outil ;
vos prévisions financières : charges, investissements, plan de trésorerie sur 3 ans, point mort, seuil de rentabilité.
Exemple
Vous souhaitez lancer une agence spécialisée dans les événements d’entreprise. Vous savez que votre activité sera plus intense entre mai et septembre, et que chaque prestation nécessite du personnel supplémentaire. Dans l’outil, vous renseignez :
le nombre d’événements prévus par mois ;
le coût moyen de chaque prestation selon son format ;
les dépenses externes (prestataires, location d’équipements) ;
vos charges fixes (local, logiciel de gestion, assurance).
En quelques minutes, l’outil calcule automatiquement votre marge sur chaque type d’événement, votre seuil de rentabilité ou encore les effets de la saisonnalité sur votre trésorerie. Vous pouvez ajuster vos hypothèses autant de fois que nécessaire pour trouver un rythme d’activité viable.
Cette approche rend la préparation du business plan plus accessible. Elle vous permet surtout de prendre des décisions éclairées : calibrer vos tarifs, anticiper les mois plus calmes, ou évaluer l’intérêt d’investir dans du matériel plutôt que de le louer.
Créez un business plan convaincant en quelques clics et réutilisez-le partout. Si vous avez des questions, un coach vous accompagne.
Étape 3 : Trouver des financements pour ouvrir son agence d'événementiel
Le prêt bancaire reste la voie la plus empruntée pour trouver des fonds pour ouvrir une agence d’événementiel.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, constituez un apport personnel d’environ 20-30 % du montant à emprunter. Ensuite, vous pourrez faire le tour des banques pour défendre votre dossier à l’aide d’un business plan solide et de prévisions financières précises et réalistes.
Vous pouvez aussi vous tourner vers les prêts d’honneur des réseaux comme le Réseau Entreprendre ou France Active. Ce sont des prêts à taux zéro sans garantie ni caution personnelle. Ils permettent souvent de compléter un prêt bancaire.
N’hésitez pas également à regarder si vous avez le droit à une aide à la création d’entreprise. Il en existe de nombreuses : ARE/ARCE si vous êtes demandeur d’emploi, aides accordées par la région, etc.
Bon à savoir
En moyenne, le montant accordé pour un prêt à taux zéro est de 29 000 €.
Étape 4 : Choisir le statut juridique de son agence d’événementiel
Différents statuts juridiques sont accessibles pour ouvrir une agence d’événementiel. Si vous êtes seul, vous pouvez vous tourner vers :
une micro-entreprise ;
une entreprise individuelle (EI) ;
une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL).
Si vous vous associez avec une autre personne, voici vos options :
la SARL (société à responsabilité limitée) ;
la SAS (société par actions simplifiée).
Statut |
Avantages |
Inconvénients |
|---|---|---|
|
Micro-entreprise |
Rapide et gratuit |
Limite de chiffre d’affaires, pas d’embauche possible, pas de déduction des charges |
|
Entreprise individuelle |
Gestion et création simplifiée |
Pas possible de s’associer, développement limité et financement plus difficile |
|
SAS/SASU |
Souplesse, facile de faire entrer des investisseurs et d’obtenir des financements |
Cotisations sociales du dirigeant élevées |
|
EURL/SARL |
Cotisations sociales du dirigeant modérées |
Cession de parts plus compliquée, encadrement légal important |
Bon à savoir
Les agences événementielles adoptent souvent le statut de SAS ou de SASU pour sa souplesse.
Téléchargez gratuitement notre guide de la micro-entreprise
Étape 6 : Effectuer les démarches administratives pour ouvrir son agence d’événementiel
Les démarches pour créer votre agence d’événementiel
La création de votre entreprise s’effectue en ligne sur le site du Guichet unique de l’INPI. C’est sur ce site que vous pourrez compléter le formulaire de création d’entreprise et transmettre vos pièces justificatives.
Une fois votre dossier complet, il sera examiné, puis vous recevrez votre numéro de SIRET par voie postale sous quelques semaines ⌛.
Attention
Si vous créez une société, vous devrez rédiger des statuts et déposer le capital social avant de procéder à son immatriculation.
Les obligations d’une agence événementielle
En tant que chef d’entreprise, vous devrez également :
Ouvrir un compte pro au nom de votre agence d’événementiel : il s’agit d’une obligation si vous êtes en société. Si vous avez opté pour l’entreprise individuelle, ce n’est pas obligatoire mais simplement conseillé.
Souscrire à des assurances : l’assurance responsabilité civile professionnelle est incontournable pour les professionnels de l’événementiel. Elle permet de vous protéger en cas de dommages matériels ou corporels causés à autrui dans l'exercice de votre activité professionnelle.
Bon à savoir
Un compte pro est utile pour séparer vos dépenses personnelles et professionnelles. Il permet aussi de profiter de services réservés aux professionnels (découvert, prêt, etc.).
La réglementation à connaître
L’organisation d’événements demande de savoir gérer les risques pour garantir la sécurité des participants. Pour cela, vous devrez connaître certaines règles, variables selon le type d’événements :
faire une déclaration préalable à la préfecture ou à la mairie (par exemple : pour certaines manifestations sportives) ;
obtenir une licence de débit de boissons si vous vendez de l’alcool ;
respecter les règles des établissements recevant du public (ERP) : sécurité incendie, etc.
Exemple
Marine est wedding planner. Elle organise le mariage de Jules et Sophie dans un château. Elle devra déclarer à la mairie ou à la préfecture le feu d’artifice prévu pour la fête. Elle doit aussi gérer le stationnement des invités, le respect de la chaîne du froid pour la nourriture, etc.
Étape 7 : Réussir le lancement de son agence d'événementiel
Trouver des clients dans l’événementiel
Trouver des clients est essentiel pour survivre en tant qu’agence événementielle. Voici quelques leviers à exploiter.
Avant toute chose, commencez par activer votre réseau et vos connaissances. C’est souvent la source n°1 de clients quand on se lance.
Les partenariats avec des professionnels sont également l’une des clés d’un business qui tourne bien dans le secteur de l’événementiel.
Rencontrez des professionnels (traiteurs, photographes, décorateurs, fleuristes, artistes, salles de spectacles, hôtels, restaurants, spécialistes du transport et de la logistique événementielle…) pour vous constituer un réseau de recommandations 🤝.
Pensez à bâtir une présence digitale en créant un site web vitrine et en publiant des posts sur les réseaux sociaux. Les réseaux sociaux peuvent aussi vous permettre de prospecter vos clients idéaux en proposant vos services.
Bon à savoir
Vous pouvez également faire de la publicité en ligne (Google Ads, Facebook Ads…) mais il faudra prévoir un budget plus important.
La communication et le marketing pour une agence événementiel
Une communication régulière sert 3 objectifs pour une agence d'événementiel. Elle permet :
d’être visible et d’attirer naturellement des clients à vous ;
de démontrer votre expertise en montrant vos réalisations ;
de rassurer vos prospects avec votre portefeuille de clients.
Pour une agence, il est important d’être actif sur les réseaux sociaux. Vous devez avoir une identité visuelle cohérente et attractive ainsi qu’une stratégie de contenu adaptée au réseau social utilisé.
Votre communication en ligne sera complète avec un site web présentant vos services et une fiche Google My Business optimisée pour le référencement local afin que l’on puisse vous trouver facilement et que vous puissiez récolter des avis clients.
Exemple
Julien souhaite communiquer sur LinkedIn pour faire connaître son agence d’événementiel spécialisée dans l’organisation d’événements d’entreprise. Il peut partager les backstages de son métier, montrer les événements organisés, afficher les valeurs qu’il défend, etc. Le tout pourra être illustré avec des photos professionnelles de lui et de son équipe au travail.
Quelles sont les tendances de l’événementiel en 2025 ?
Voici 3 tendances phares du secteur et comment les exploiter au mieux !
L’éco-responsabilité
Dans ce secteur où l'éphémère règne, les événements éco-responsables ont le vent en poupe. Les clients sont sensibles aux agences qui cherchent à limiter leur empreinte environnementale et leur impact sur la planète.
Exemples d’application
travailler avec des partenaires locaux ;
proposer des solutions pour réutiliser les équipements (vaisselle réutilisable, etc.) ;
bien gérer les quantités de nourriture et choisir des produits locaux ;
trier les déchets générés, etc.
La technologie
Une autre tendance forte est d’introduire du digital dans les événements physiques grâce aux nouvelles technologies comme la réalité augmentée, l'intelligence artificielle, etc.
Le budget peut être un frein à ce sujet mais il est possible de trouver des alternatives moins coûteuses.
Exemple
Vous pouvez créer un QR code pour faire découvrir aux invités un lieu inédit virtuellement.
La personnalisation
Tous les clients souhaitent un événement “à leur image”. C’est une demande globale dans le secteur mais aujourd’hui, la personnalisation est de plus en plus poussée.
Pour satisfaire vos clients, vous pouvez proposer des offres flexibles et adaptables où ils peuvent tout choisir. Ainsi, aucun événement ne sera pareil qu’un autre !
Exemple
Accompagnement et écoute seront vos maîtres-mots. Pensez aussi à valoriser le feed-back tout au long de la construction de l’événement.
Créez un business plan convaincant en quelques clics et réutilisez-le partout. Si vous avez des questions, un coach vous accompagne.
