Pourquoi prendre un logiciel de cabinet médical ?
Un logiciel de cabinet médical est un outil informatique qui assiste les praticiens médicaux dans l’exercice de leur profession. Il leur donne accès à un ensemble de fonctionnalités qui simplifient la gestion quotidienne de leur cabinet et favorisent l’amélioration de la qualité des prestations fournies.
👉 En automatisant certaines tâches administratives, telles que la prise de rendez-vous, il permet aux médecins généralistes ou spécialistes (chirurgiens-dentistes, orthophonistes, etc.) de consacrer davantage d’énergie aux soins apportés.
Un logiciel de cabinet médical contribue aussi à la sécurisation des données des patients, afin d’assurer la conformité aux différentes réglementations en vigueur.
Bon à savoir
Doctolib est un logiciel de cabinet médical en ligne. Cette solution est bien connue des praticiens et de leurs patients, car elle permet la prise de rendez-vous et s’adapte à tout type de spécialités médicales. Odaiji, MediStory et Weda sont des alternatives que vous pouvez étudier
À partir de 8 €/mois, sans engagement.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de cabinet médical ?
Un bon logiciel pour cabinet médical doit rassembler un ensemble d’outils qui simplifient votre quotidien.
La gestion des dossiers patients
Tout d’abord, votre logiciel doit vous permettre de créer les dossiers de vos patients et d’y accéder facilement. Pour un usage quotidien, il doit être intuitif et adaptable à vos besoins.
Votre application doit pouvoir répertorier les antécédents médicaux et les traitements suivis par vos patients. Idéalement, il doit aussi être en mesure d’intégrer les résultats de leurs examens (prises de sang, radiographie, etc.).
Attention
La gestion des données des patients entre dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Vous devez mettre en place un certain nombre de mesures qui garantissent la protection des informations collectées. Assurez-vous que le logiciel retenu intègre les sécurités nécessaires.
La facturation et la télétransmission des feuilles de soins
La télétransmission des feuilles de soins électroniques est une fonctionnalité incontournable pour la gestion de votre cabinet médical. Elle vous permet de fluidifier vos échanges avec l’Assurance Maladie et facilite le remboursement pour vos patients. Dans ce cadre, votre logiciel doit impérativement avoir reçu l’agrément SESAM-Vitale.
Vous devez aussi pouvoir éditer vos factures en quelques secondes.
Bon à savoir
La télétransmission des feuilles de soins électroniques fait partie des critères de versement du Forfait d’Aide à la Modernisation et à l’Informatisation du cabinet professionnel (FAMI). Cette aide financière peut atteindre plusieurs centaines d’euros par an.
💡 Un outil de facturation performant vous aide à suivre votre chiffre d’affaires à déclarer aux impôts, si vous relevez du régime micro-BNC. Il doit aussi permettre de créer des factures de rétrocession d’honoraires.
Un outil de prescription médicale sécurisé
La possibilité d’établir des prescriptions médicales sécurisées et conformes à la réglementation constitue aussi une fonctionnalité indispensable. Pour cela, l’éditeur doit avoir reçu la certification LAP (logiciel d’aide à la prescription) par la Haute Autorité de Santé (HAS).
Un tel outil vous permet de réduire le risque d’erreur dans vos prescriptions, en prenant en compte les derniers référentiels médicaux.
La gestion de l’agenda
Un outil d’agenda efficace vous aide à obtenir une vision d’ensemble sur votre journée en un clin d’œil. Idéalement, votre emploi du temps doit être relié à un service de prise de rendez-vous en ligne. Vos patients peuvent ainsi réserver des créneaux de consultation en toute autonomie, ce qui allège le poids de vos tâches administratives.
La téléconsultation
La téléconsultation n’est pas une fonctionnalité indispensable en soi. Elle peut toutefois constituer un atout pour votre cabinet, en accordant davantage de flexibilité à vos patients. En effet, ce mode de consultation s’est largement démocratisé depuis la pandémie de COVID-19.
💡 Si vous effectuez des rendez-vous en visioconférence, votre outil doit vous offrir la faculté de créer et de transmettre des ordonnances numériques.
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Comment choisir un logiciel pour son cabinet médical ?
Face à la diversité des solutions, identifier l’application idéale pour votre structure peut s’avérer complexe. Retenir le logiciel le mieux adapté à vos besoins est pourtant essentiel. En effet, cet outil vous accompagnera au quotidien et aura une influence sur la fluidité de vos consultations et sur l’expérience proposée à vos patients.
Pour vous aider à faire votre choix, vous devez dresser un comparatif entre les logiciels pour cabinet médical (typologie, prix, fonctionnalités, conformité réglementaire, etc.).
Logiciel pour cabinet médical : cloud ou local ?
Pour commencer, vous devez choisir le type de logiciel dont vous avez besoin. Vous disposez de deux options.
Les logiciels SaaS (Software as a Service), qui sont accessibles en ligne. Par conséquent, si vous rencontrez des difficultés à vous connecter à Internet, votre application devient inutilisable. Ces outils sont proposés sous la forme d’abonnements, ce qui permet d’étaler leur coût dans le temps. Si vous retenez cette option, vous pouvez consulter les offres de Doctolib, Weda et Odaiji, par exemple.
Les logiciels locaux (MediStory, HelloDoc, etc.), qui sont installés directement sur votre poste informatique. Vous pouvez y accéder sans connexion, mais ils ne sont utilisables que sur l’ordinateur sur lequel vous les avez installés. Ces solutions peuvent être intéressantes pour les médecins qui proposent des soins à domicile. Elles sont souvent vendues sous la forme de licences, qui impliquent un paiement unique.
Bon à savoir
Vous devez aussi vous assurer que le logiciel retenu est compatible avec votre matériel. Par exemple, MediStory ne peut être téléchargé que sur des équipements Apple : Mac, iPad ou iPhone.
Logiciel pour cabinet médical : quel prix ?
Vous pouvez trouver des logiciels pour cabinet médical gratuits. Par exemple, PatientL permet la création des fiches de vos patients, un outil de facturation et les feuilles de soins au format Cerfa.
Pour des fonctionnalités plus poussées (feuilles de soins électroniques, téléconsultation, prise de rendez-vous, etc.), vous devez opter pour une solution payante. La plupart des éditeurs proposent leurs logiciels à partir d’une centaine d’euros par mois.
Attention
Ne retenez pas forcément la solution la moins chère. Votre logiciel de cabinet médical vous accompagnera tout au long de vos journées de consultation. Des fonctionnalités utiles vous feront gagner du temps, et donc de l’argent !
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Les logiciels de gestion pour cabinet médical ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités. En fonction des besoins de votre structure et de votre spécialité, certains services ne sont pas indispensables.
👉 Vous devez donc identifier les outils qui vous seraient réellement utiles. Parcourez ensuite le détail des offres des différents éditeurs de logiciels, pour ne retenir que celles qui permettent de répondre à vos besoins concrets.
Exemple
Pierre-André est kinésithérapeute. La téléconsultation n’est pas utile pour lui, puisqu’il a besoin de pratiquer des soins (massages, exercices de relaxation, etc.) sur ses patients au quotidien. En revanche, la prise de rendez-vous en ligne et la facturation sont des fonctionnalités incontournables.
Quelles sont les certifications indispensables pour un logiciel de cabinet médical ?
L’exercice de la médecine implique de respecter de nombreuses normes. Elles permettent de garantir la qualité des soins, une meilleure communication entre les professionnels de santé et l’Assurance Maladie, ou encore la sécurité des données des patients.
Votre logiciel doit vous aider dans votre objectif de conformité réglementaire, en incluant certaines certifications incontournables.
Le référencement Ségur, qui correspond à une démarche d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins. Cette certification est indispensable pour permettre la compatibilité avec les services de l’Assurance Maladie (e-prescription, MSSanté, dossier médical partagé, etc.).
L’agrément SESAM-Vitale, pour la télétransmission des feuilles de soins électroniques.
La certification LAP, pour l’édition de prescriptions sécurisées.
La conformité avec le RGPD, afin de garantir la protection des informations personnelles de vos patients.
La certification HDS (hébergement des données de santé), qui vise à renforcer la protection du secret médical. Elle est obligatoire.
Quels sont les autres critères à prendre en compte ?
Vous pouvez prendre en compte d’autres critères pour choisir le logiciel de votre cabinet médical, notamment :
le caractère intuitif de l’interface ;
la simplicité d’utilisation ;
le degré de personnalisation possible ;
les formations proposées pour la prise en main ;
la compatibilité de l’application avec vos autres outils numériques ;
la qualité du service client ;
les avis des utilisateurs ;
la facilité de la migration des données depuis votre ancien outil.
Peut‑on changer de logiciel de cabinet médical facilement ?
Le choix d’un logiciel s’impose dès l’ouverture de votre cabinet médical. Néanmoins, rien ne vous empêche d’en changer par la suite, si vous vous rendez compte que votre outil n’est pas réellement adapté à votre exercice professionnel, ou que de nouvelles applications plus performantes sont apparues sur le marché.
Le changement de logiciel de gestion pour son cabinet médical implique malgré tout certaines contraintes. Vous devez prévoir :
un temps de formation à l’utilisation du logiciel ;
des frais de migration des données vers votre nouvel outil ;
parfois la perte de certaines données.
Bon à savoir
Certains éditeurs vous accompagnent dans le processus de migration de vos données. Ce service peut se révéler très précieux, surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils informatiques.
