Définition d’une facture non parvenue
Une facture non parvenue (FNP) est une écriture comptable qui vise à rattacher une charge à un exercice, alors que l’entreprise n’a pas encore reçu la facture correspondante. Elle peut concerner un bien ou une prestation de services. Dans tous les cas, elle constitue une dépense prévisible et certaine.
Bon à savoir
On parle aussi de « factures à recevoir » pour désigner les FNP.
La passation d’une FNP peut être la conséquence de diverses situations :
Un délai de facturation allongé de la part du fournisseur ; Un désaccord sur la facture qui empêche son émission ;
Une prestation sera facturée l’année suivante, mais sa réalisation s’étend sur les deux exercices.
💡 Ce dernier cas de figure est fréquent pour les charges de téléphone ou d’électricité notamment. Souvent, ces dépenses sont mensualisées. Or, le contrat n’est pas toujours ouvert le premier jour du mois. Chaque versement concerne donc la fin du mois précédent et le début du mois en cours. À la clôture de l’exercice, vous devez régulariser ce décalage dans vos comptes.
Bon à savoir
La situation inverse peut aussi exister, lorsque vous avez reçu une facture qui concerne totalement ou partiellement l’exercice suivant. Dans ce cas, vous devez enregistrer une charge constatée d’avance (CCA).
Rôle de la facture non parvenue en comptabilité
L’enregistrement des factures non parvenues permet de respecter la séparation des exercices. Ce principe comptable impose que les charges et produits soient rattachés à l’exercice auquel ils se rapportent.
💡 Vous devez vous référer à la date de livraison pour une vente de bien ou à la date de réalisation pour une prestation de services.
➡️ Vous devez donc régulariser la situation quand la délivrance d’une facture intervient sur l’exercice suivant celui de son fait générateur. Pour cela, vous allez saisir une FNP.
Bon à savoir
Ce principe ne s’applique pas aux auto-entrepreneurs, qui bénéficient d’obligations comptables simplifiées. Ils ne doivent enregistrer que leurs transactions payées, et n’ont ainsi pas besoin de se soucier de la séparation des exercices.
Impacts de l’enregistrement d’une facture non parvenue sur les comptes
L’enregistrement d’une facture à recevoir se traduit par la constatation d’une charge à payer.
Le premier impact concerne le compte de résultat. Votre FNP majore vos charges, ce qui conduit à réduire votre résultat net.
Comme toute écriture comptable, vous devez prévoir une contrepartie. Vous augmentez ainsi vos dettes fournisseurs du montant de votre facture non parvenue, dans votre bilan comptable.
Attention
La facture concerne parfois en partie l’exercice suivant. La FNP ne doit alors correspondre qu’à une fraction de son montant. Dans le cas d’une prestation, vous devez calculer la part qui se rapporte à l’année écoulée, au prorata temporis. Pour une vente de biens, ne prenez en compte que les bons de livraison émis durant l’exercice N.
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Factures non parvenues : comptabilisation
Vous devez normalement enregistrer vos FNP à la date de clôture de votre exercice.
Saisir une facture non parvenue à la clôture de l’exercice
Vous allez passer à l'écriture suivante.
Débitez le compte de classe 6 adapté pour le montant HT.
Débitez le compte 44586 (TVA sur factures non parvenues) pour la TVA correspondante.
Créditez le compte 408 (Fournisseurs — Factures non parvenues) pour le montant TTC.
💡 En pratique, on utilise souvent un journal d’opérations diverses (OD) pour passer des écritures de régularisation. Ainsi, vous pouvez facilement les retrouver dans votre grand livre.
Bon à savoir
Si la facture à recevoir concerne une immobilisation, utilisez le compte 4084 en lieu et place du 4081. Au débit, vous choisirez un compte de la classe 2.
Extourner la FNP à l’ouverture de l’exercice suivant
L’année suivante (N+1), vous devriez normalement recevoir la facture attendue. Vous devez alors contrepasser l’écriture enregistrée à la clôture de l’exercice N.
Débitez le compte de factures non parvenues (408).
Créditez le compte de charge correspondant.
Créditez le compte de TVA (44586).
Les montants à inscrire sont ceux que vous avez comptabilisés dans le sens contraire à la clôture précédente.
Bon à savoir
Si vous utilisez un logiciel comptable, il vous propose souvent d’extourner automatiquement vos FNP au 1er janvier N+1.
👉 Cette écriture annule l’effet de l’enregistrement de la facture dans vos comptes N+1. Par ailleurs, elle vous permet de sortir votre FNP du bilan.
Comptabilisation d’une facture non parvenue : exemple
Imaginons que vous gérez une boulangerie qui clôture ses comptes au 31/12. 🥖
En janvier 2025, vous recevez une facture d’électricité de 310 € hors taxes. Elle couvre la période allant du 12/12/2024 au 11/01/2025. Vous allez donc devoir constater une FNP pour les 20 jours rattachables à l’exercice 2024. Vous pouvez calculer la charge correspondante prorata temporis.
Facture non parvenue HT = 310 € x (20/31) = 200 €
Pour simplifier, considérons que le taux de la TVA sur l’électricité est de 20 %. En plus des 200 €, votre écriture devra donc inclure 40 € de TVA.
➡️ En pratique, vous devez saisir la FNP suivante au 31/12/2024 :
|
Compte |
Libellé compte |
Montant débit |
Montant crédit |
|---|---|---|---|
|
6061 |
Achats de fournitures non stockables (électricité) |
200 € |
|
|
44 586 |
TVA sur factures non parvenues |
40 € |
|
|
408 |
Fournisseurs — Factures non parvenues |
|
240 € |
Attention
N’oubliez pas de procéder à l’extourne de votre facture non parvenue en début d’exercice N+1.
Nos conseils pour identifier vos factures non parvenues
Vous devez obligatoirement rattacher vos charges à l’exercice auquel elles se rapportent. Au moment de la préparation de votre bilan, vous allez donc répertorier l’ensemble de vos FNP pour pouvoir les enregistrer. Or, cette tâche n’est pas évidente puisque vous n’avez pas encore obtenu les factures correspondantes. Voici quelques astuces qui pourront vous aider.
1️⃣ Dans un premier temps, passez en revue vos factures reçues après la clôture. La plupart de vos FNP vous parviendront dans les semaines qui suivent. Vous pourrez ainsi facilement les identifier.
2️⃣ Vous pouvez aussi consulter vos bons de livraison reçus peu avant la fin de l’exercice. Cherchez à rapprocher l’ensemble de ces documents de la facture à laquelle ils correspondent. Vous ne trouvez pas d’équivalent pour l’un de vos BL ? Il s’agit probablement d’une FNP !
3️⃣ Dressez la liste de vos prestations de services récurrentes (loyers, électricité, télécommunications, crédit-bails des véhicules, etc.). La facturation de certaines d’entre elles est-elle susceptible de s’étaler sur N et N+1 ? Si oui, vous devez passer une écriture de régularisation. Selon la date d’établissement de la facture, vous constaterez une FNP ou une CCA.
Bon à savoir
Les écritures d’inventaire sont souvent récurrentes d’une année sur l’autre. En reprenant la liste de vos FNP enregistrées en N-1, vous obtiendrez déjà quelques pistes !
4️⃣ Enfin, interrogez vos équipes sur les opérations en cours à la clôture, ou sur celles qui n’auraient pas encore été facturées.
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