Qu’est-ce qu’une facture impayée ?
Une facture impayée est une facture dont la date d’échéance est dépassée sans qu’elle n’ait été réglée par son destinataire. On dit alors que la créance devient exigible. Autrement dit, vous pouvez relancer votre client pour en demander le paiement immédiat.
Bon à savoir
La date limite de règlement fait partie des mentions obligatoires d’une facture.
💡 La relance d’une facture impayée constitue une procédure amiable. Si elle demeure infructueuse, elle peut être suivie d’une action judiciaire contre le débiteur.
Pourquoi la gestion des factures impayées constitue-t-elle un enjeu majeur ?
Suivre le règlement de vos créances clients est tout d’abord primordial pour la bonne santé financière de votre entreprise. En effet, lorsque vous subissez des retards de paiement, votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR) augmente. Votre trésorerie est donc directement impactée.
Une telle situation peut générer des décalages sur vos propres règlements à vos fournisseurs, faute de liquidités. C’est alors l’image de votre entreprise auprès de ses partenaires qui en pâtit. Pire, la multiplication des factures impayées peut mettre votre activité en danger.⚠️
👉 Vous avez donc intérêt à relancer vos clients dès que possible. Ces démarches peuvent avoir plusieurs avantages.
Accélérer la perception de votre créance, bien sûr.
Augmenter vos chances d’être payé.
Éviter une procédure judiciaire, qui peut se révéler coûteuse.💸
Aller jusqu’au procès entraînerait même probablement la perte définitive de votre client. Vous avez donc tout intérêt à privilégier la voie amiable en relançant vos factures impayées rapidement !
Attention
Avant de débuter une nouvelle relation d’affaires, faites signer un bon de commande ou un devis à votre client. Ce document formalise son accord sur les conditions de la transaction. Ainsi, vous limitez les risques de litiges futurs, et renforcez vos chances d’obtenir le règlement de votre créance en temps et en heure !
La facturation d’un acompte sécurise aussi l’opération, en vous permettant de percevoir une partie de vos recettes en amont.
Quand faire une relance pour une facture impayée ?
En théorie, vous pouvez donc relancer vos factures impayées dès lors que leur date de règlement est dépassée.
Dans les faits, il est préférable d’attendre quelques jours pour contacter votre débiteur, pour tenir compte des délais interbancaires. Si votre client vous règle par virement à la date d’échéance prévue, la somme ne parviendra sur votre compte que 24 ou 48 heures plus tard.
Bon à savoir
Le vendeur peut librement décider de la date de règlement. Il peut ainsi prévoir un paiement « comptant », et la facture devra être acquittée dès sa réception. Dans la pratique, les entreprises accordent souvent un délai à leurs clients BtoB (30 jours, 60 jours, etc.).
Néanmoins, attention à ne pas trop attendre ! La législation fixe en effet un délai de prescription pour le recouvrement d’une créance impayée. Il est de :
2 ans après l’émission de la facture pour une vente à un particulier ;
5 ans dans le cadre d’une opération entre professionnels.
Si ce délai est dépassé, rien ne vous empêche de relancer votre débiteur pour obtenir le versement de la somme qui vous est due. Néanmoins, vous ne pourrez pas engager une procédure judiciaire contre lui. Ainsi, vous avez peu de chances de recouvrer votre créance.
➡️ Le suivi régulier de vos délais de paiement et de vos relances de factures est donc essentiel. N’attendez pas trop longtemps avant d’entamer vos démarches !
Bon à savoir
Le délai d’émission d’une facture ne doit normalement pas dépasser un mois après la livraison ou l’achèvement de la prestation. En réduisant ce laps de temps, vous devriez par ailleurs recevoir vos règlements clients plus rapidement… et ainsi soulager votre trésorerie !
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Comment relancer une facture impayée en 5 étapes ?
La mise en place de processus stricts renforce vos chances de recouvrer vos créances. On vous propose une procédure de relance pour facture impayée dont vous pouvez vous inspirer.
👉 Tout d’abord, on vous conseille d’adopter une démarche progressive. En effet, il n’est pas question de faire intervenir un huissier si votre créance n’a pas été réglée à J+1 !
Étape n°1 : Identifier les factures impayées
Pour entamer vos démarches, vous devez préalablement identifier vos factures impayées. Ainsi, mettre en place un suivi du règlement de vos créances est essentiel à une gestion efficiente de votre trésorerie.
Lorsqu’une d’entre elles est échue, vous devez être en mesure de savoir rapidement qu’une relance doit être effectuée !
Bon à savoir
Certains logiciels de facturation permettent l’envoi d’alertes lorsque la date d’échéance d’une facture est dépassée.
Étape n°2 : Effectuer une première relance par email ou par téléphone
Votre client a pu simplement égarer votre facture. Ou peut-être que son comptable est en arrêt maladie. Les raisons de son retard de paiement peuvent être multiples.
Dans un premier temps, l’idée est donc de l’informer de la situation. Optez pour le moyen de communication que vous utilisez habituellement, pour ne pas le brusquer : email, téléphone, SMS, etc. Pour les mêmes raisons, adoptez un discours mesuré et courtois.
👉 Vous lui donnez ainsi les chances de s’expliquer sur les causes de ce retard. Bien souvent, ce premier contact suffit à recouvrer votre impayé en quelques jours.
Étape n°3 : Rédiger une lettre de relance pour facture impayée
Si la situation n’a pas pu être résolue par ce premier contact, il est temps d’envoyer une lettre de relance. Votre courrier doit être clair et factuel. Énoncez les références des factures en attente de règlement, ainsi que le montant global que votre client vous doit. Vous pouvez aussi joindre une copie de ces documents, en y incluant les mentions obligatoires d’une facture rectificative.
Bon à savoir
Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer des pénalités pour retard de paiement à votre créancier. Vous pouvez aussi réclamer le versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 € par la loi. Votre facture initiale doit prévoir cette possibilité.
💡Bien souvent, vous n’en êtes pas encore au stade du litige avec votre client. Le ton doit donc rester cordial pour maximiser vos chances d’être payé et tenter de maintenir votre relation commerciale.
Au niveau de la forme, optez pour une lettre recommandée avec accusé de réception. Si vous n’obtenez pas gain de cause, vous devrez probablement entamer une procédure judiciaire. Vous devrez alors démontrer les démarches engagées pour obtenir le règlement de votre créance.
Bon à savoir
Une relance par email peut aussi servir de moyen de preuve. Si vous préférez ce mode de correspondance, pensez à activer l’option « Accusé de réception » avant d’envoyer votre courriel.
👉 Si votre missive demeure sans réponse, vous pouvez adresser une deuxième lettre de relance à votre client. Vous pouvez alors mentionner la possibilité de conduire une action judiciaire en l’absence de paiement rapide.
Étape n°4 : Envoyer une mise en demeure
Si vos relances pour factures impayées restent infructueuses, vous allez devoir émettre une mise en demeure. Ce document a un véritable poids juridique. On sort donc de la phase de résolution amiable du conflit.
Attention
La mise en demeure est un prérequis incontournable à toute procédure de recouvrement judiciaire.
💡Dans ce courrier, vous sommez votre client de régler sa dette.
Pour être valable, il doit par ailleurs respecter certaines conditions de forme. Vous devez notamment l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou opter pour une remise par voie d’huissier.
Étape n°5 : Engager une procédure de recouvrement judiciaire
La procédure judiciaire est votre ultime recours, si vos différents courriers sont restés infructueux. Votre objectif va être d’obtenir un titre exécutoire. Cette décision vous permettra de contraindre votre client à régler sa dette.
👉 S’il ne s’exécute toujours pas, vous pourrez faire intervenir un huissier pour opérer des saisies sur son patrimoine. De cette manière, vous pourrez récolter le versement des sommes dues.
Vous devez choisir l’une des trois actions suivantes :
La procédure d’injonction de payer : c’est une procédure rapide qui ne nécessite pas l’intervention du débiteur. Elle est adaptée aux litiges simples qui portent sur de faibles montants.
Le référé-provision : vous sollicitez une ordonnance de référé. Si le juge vous l’accorde, elle vous donne le droit de faire appel à un huissier pour saisir les biens de votre client.
L’assignation en paiement conduit à un procès classique. C’est la solution appropriée si votre débiteur émet un désaccord sur la facture. Longue et coûteuse, elle n’est souvent utilisée qu’en dernier recours.
Bon à savoir
Une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire gèle les dettes de la structure qui en fait l’objet. Si c’est le cas de votre client, vous ne pourrez donc pas suivre les différentes étapes présentées dans cet article. Vous devrez déclarer votre créance à l’administrateur judiciaire.
C’est lui qui organisera ensuite le paiement des dettes de l’entreprise, dans la limite de ses ressources.
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