Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture impayée est une facture dont la date d’échéance est dépassée sans qu’elle n’ait été réglée par son destinataire. On dit alors que la créance devient exigible. Autrement dit, vous pouvez relancer votre client pour en demander le paiement immédiat.

💡 La relance d’une facture impayée constitue une procédure amiable. Si elle demeure infructueuse, elle peut être suivie d’une action judiciaire contre le débiteur.

Pourquoi la gestion des factures impayées constitue-t-elle un enjeu majeur ?

Suivre le règlement de vos créances clients est tout d’abord primordial pour la bonne santé financière de votre entreprise. En effet, lorsque vous subissez des retards de paiement, votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR) augmente. Votre trésorerie est donc directement impactée.

Une telle situation peut générer des décalages sur vos propres règlements à vos fournisseurs, faute de liquidités. C’est alors l’image de votre entreprise auprès de ses partenaires qui en pâtit. Pire, la multiplication des factures impayées peut mettre votre activité en danger.⚠️

👉 Vous avez donc intérêt à relancer vos clients dès que possible. Ces démarches peuvent avoir plusieurs avantages.

• Accélérer la perception de votre créance, bien sûr.

• Augmenter vos chances d’être payé.

• Éviter une procédure judiciaire, qui peut se révéler coûteuse.💸

Aller jusqu’au procès entraînerait même probablement la perte définitive de votre client. Vous avez donc tout intérêt à privilégier la voie amiable en relançant vos factures impayées rapidement !

Quand faire une relance pour une facture impayée ?

En théorie, vous pouvez donc relancer vos factures impayées dès lors que leur date de règlement est dépassée.

Dans les faits, il est préférable d’attendre quelques jours pour contacter votre débiteur, pour tenir compte des délais interbancaires. Si votre client vous règle par virement à la date d’échéance prévue, la somme ne parviendra sur votre compte que 24 ou 48 heures plus tard.

Néanmoins, attention à ne pas trop attendre ! La législation fixe en effet un délai de prescription pour le recouvrement d’une créance impayée. Il est de :

• 2 ans après l’émission de la facture pour une vente à un particulier ;

• 5 ans dans le cadre d’une opération entre professionnels.

Si ce délai est dépassé, rien ne vous empêche de relancer votre débiteur pour obtenir le versement de la somme qui vous est due. Néanmoins, vous ne pourrez pas engager une procédure judiciaire contre lui. Ainsi, vous avez peu de chances de recouvrer votre créance.

➡️ Le suivi régulier de vos délais de paiement et de vos relances de factures est donc essentiel. N’attendez pas trop longtemps avant d’entamer vos démarches !

Comment relancer une facture impayée en 5 étapes ?

La mise en place de processus stricts renforce vos chances de recouvrer vos créances. On vous propose une procédure de relance pour facture impayée dont vous pouvez vous inspirer.

👉 Tout d’abord, on vous conseille d’adopter une démarche progressive. En effet, il n’est pas question de faire intervenir un huissier si votre créance n’a pas été réglée à J+1 !

Étape n°1 : Identifier les factures impayées

Pour entamer vos démarches, vous devez préalablement identifier vos factures impayées. Ainsi, mettre en place un suivi du règlement de vos créances est essentiel à une gestion efficiente de votre trésorerie.

Lorsqu’une d’entre elles est échue, vous devez être en mesure de savoir rapidement qu’une relance doit être effectuée !

Étape n°2 : Effectuer une première relance par email ou par téléphone

Votre client a pu simplement égarer votre facture. Ou peut-être que son comptable est en arrêt maladie. Les raisons de son retard de paiement peuvent être multiples.

Dans un premier temps, l’idée est donc de l’informer de la situation. Optez pour le moyen de communication que vous utilisez habituellement, pour ne pas le brusquer : email, téléphone, SMS, etc. Pour les mêmes raisons, adoptez un discours mesuré et courtois.

👉 Vous lui donnez ainsi les chances de s’expliquer sur les causes de ce retard. Bien souvent, ce premier contact suffit à recouvrer votre impayé en quelques jours.

Étape n°3 : Rédiger une lettre de relance pour facture impayée

Si la situation n’a pas pu être résolue par ce premier contact, il est temps d’envoyer une lettre de relance. Votre courrier doit être clair et factuel. Énoncez les références des factures en attente de règlement, ainsi que le montant global que votre client vous doit. Vous pouvez aussi joindre une copie de ces documents, en y incluant les mentions obligatoires d’une facture rectificative.

💡Bien souvent, vous n’en êtes pas encore au stade du litige avec votre client. Le ton doit donc rester cordial pour maximiser vos chances d’être payé et tenter de maintenir votre relation commerciale.

Au niveau de la forme, optez pour une lettre recommandée avec accusé de réception. Si vous n’obtenez pas gain de cause, vous devrez probablement entamer une procédure judiciaire. Vous devrez alors démontrer les démarches engagées pour obtenir le règlement de votre créance.

👉 Si votre missive demeure sans réponse, vous pouvez adresser une deuxième lettre de relance à votre client. Vous pouvez alors mentionner la possibilité de conduire une action judiciaire en l’absence de paiement rapide.

Étape n°4 : Envoyer une mise en demeure

Si vos relances pour factures impayées restent infructueuses, vous allez devoir émettre une mise en demeure. Ce document a un véritable poids juridique. On sort donc de la phase de résolution amiable du conflit.

💡Dans ce courrier, vous sommez votre client de régler sa dette.

Pour être valable, il doit par ailleurs respecter certaines conditions de forme. Vous devez notamment l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou opter pour une remise par voie d’huissier.

Étape n°5 : Engager une procédure de recouvrement judiciaire

La procédure judiciaire est votre ultime recours, si vos différents courriers sont restés infructueux. Votre objectif va être d’obtenir un titre exécutoire. Cette décision vous permettra de contraindre votre client à régler sa dette.

👉 S’il ne s’exécute toujours pas, vous pourrez faire intervenir un huissier pour opérer des saisies sur son patrimoine. De cette manière, vous pourrez récolter le versement des sommes dues.

Vous devez choisir l’une des trois actions suivantes :

• La procédure d’injonction de payer : c’est une procédure rapide qui ne nécessite pas l’intervention du débiteur. Elle est adaptée aux litiges simples qui portent sur de faibles montants.

• Le référé-provision : vous sollicitez une ordonnance de référé. Si le juge vous l’accorde, elle vous donne le droit de faire appel à un huissier pour saisir les biens de votre client.

• L’assignation en paiement conduit à un procès classique. C’est la solution appropriée si votre débiteur émet un désaccord sur la facture. Longue et coûteuse, elle n’est souvent utilisée qu’en dernier recours.

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