Dépense personnelle ou professionnelle : comment faire la différence ?
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles sont toutes les dépenses réalisées pour l’entreprise. Ce sont des dépenses utiles à votre activité, qui permettent de faire fonctionner votre entreprise. Ces achats s’effectuent dans l’intérêt de l’entreprise et pour son compte.
Exemple
le loyer de votre local professionnel ;
les frais liés au local professionnel comme l’assurance, l’eau, l'électricité ;
l’achat d’équipement et de matériel de bureau (logiciel, papeterie, chaise…) ;
les dépenses de télécommunications (abonnement mobile, internet) ;
les salaires éventuels de vos employés ;
les cotisations sociales ;
les frais bancaires et les commissions bancaires liées au terminal de paiement électronique (si vous avez fait le choix d'un TPE) ;
les dépenses de marketing et de communication (hébergement d’un site web, publicité…).
Le principe est simple : toutes les dépenses professionnelles doivent être réglées via le compte professionnel ouvert au nom de l’entreprise (notamment via un chéquier, une carte bancaire, un prélèvement SEPA).
Attention
Chaque dépense professionnelle fait l’objet d’un enregistrement comptable avec un justificatif (une facture par exemple). De cette façon, vous limitez les risques en cas de contrôle fiscal et vous sécurisez votre comptabilité.
💡 Le cas du virement du compte pro vers un compte perso
Vous avez le droit d’effectuer un virement du compte pro vers votre compte perso sans vous justifier. Vous devez simplement comptabiliser cette opération dans votre comptabilité. Vous n’avez pas besoin de preuve de virement.
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Qu’est-ce qu’une dépense personnelle ?
A contrario, les dépenses personnelles sont des dépenses privées sans rapport direct avec votre entreprise. Elles ne sont pas utiles à votre activité.
Exemple d’achats personnels
une femme de ménage pour votre appartement personnel ;
des vêtements pour vos enfants ;
une sortie dans un parc d’attractions ou au restaurant en famille ;
les frais bancaires de votre compte courant personnel.
En principe, il est évidemment mieux d’éviter de faire un achat personnel avec un moyen de paiement professionnel. Si vous avez trop d’argent qui dort sur votre compte pro, on vous conseille plutôt de le placer sur un compte professionnel pour excédents de trésorerie !
Qu’est-ce qu’une dépense mixte ?
Attention, la frontière entre dépenses personnelles et dépenses professionnelles peut être assez fine !
Exemple
Vous êtes profession libérale et vous utilisez votre domicile personnel pour exercer votre activité professionnelle et recevoir vos clients. Dans ce cas, vous pouvez considérer qu’une partie de vos dépenses comme l’électricité, le loyer ou Internet est professionnelle.
Peut-on légalement utiliser son compte professionnel à titre personnel ?
Ce que dit la loi pour les entreprises individuelles (EI) dont les micro-entreprises
Si vous êtes en entreprise individuelle (EI), vous avez normalement un compte dédié à votre activité professionnelle.
C’est une obligation légale dès que vous franchissez le seuil de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant 2 années civiles consécutives. Vous avez le droit d’ouvrir un compte personnel ou un compte professionnel.
Bon à savoir
Notez qu'il est impossible de transformer un compte personnel en compte professionnel.
Même sans créer de personne morale distincte, l’entrepreneur individuel distingue son patrimoine professionnel de son patrimoine personnel, depuis la nouvelle rédaction de l’article L 526-22 du Code de commerce.
Séparer vos dépenses dès la création de votre entreprise en procédant à l’ouverture d’un compte pro est l’option recommandée. Ne pas avoir de compte bancaire pour votre activité est dangereux car vous risquez de mélanger vos dépenses privées et vos dépenses professionnelles.
Dans tous les cas, vous pouvez réaliser des dépenses personnelles avec un compte professionnel de votre entreprise. Même si ce n’est pas conseillé, la loi ne l’interdit pas.
👉 Si vous avez effectué une dépense personnelle avec votre compte pro, il faut l’intégrer dans le compte exploitant de l’entreprise.
Bon à savoir
Si vous êtes en micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous n’avez pas l’obligation à proprement parler de tenir une comptabilité. Avec un compte bancaire dédié, c’est la simplicité assurée pour obtenir le livre des recettes et des dépenses.
Vous devez faire attention à ne pas vous mélanger les pinceaux et à bien écarter les éventuelles dépenses personnelles du reste de vos dépenses sur votre compte pro micro-entreprise.
Idéalement, si vous êtes un entrepreneur individuel, effectuez un virement par dépense. Les virements s’effectuent très simplement en un clic. Ainsi, le traitement comptable sera simplifié et la gestion financière assurée !
Exemple
Vous êtes consultant et travaillez principalement chez vous, depuis votre bureau, qui représente 20 % de la surface de votre logement. Chaque mois, vous faites un virement de votre compte pro vers votre compte perso pour vous rembourser 20 % du loyer et des charges.
Ce que dit la loi pour les sociétés
Si vous êtes en société (comme les SAS, SARL, SASU, EURL), la règle est la même : rien ne vous empêche d’effectuer une dépense perso avec votre compte pro.
La dépense personnelle est alors considérée comme une avance que vous consent la société mais que vous devrez rembourser.
👉 Vous devez donc intégrer vos dépenses personnelles au débit du compte courant d’associé.
💳 De la même façon, si vous utilisez votre carte bancaire personnelle pour payer une dépense pro, on considère que vous avez fait une avance à la société. Vous pourrez alors obtenir le remboursement de cette avance.
Bon à savoir
Toute société a l’obligation d’avoir son compte pro dès sa création !
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Que risque-t-on en cas d’achat personnel avec un compte pro ?
Les conséquences d’un achat personnel sur un compte professionnel sont principalement fiscales mais parfois pénales.
Risque fiscal
Le principal risque est un redressement fiscal.
Si l’administration découvre que votre comptabilité n’est pas correctement tenue, elle vous demande des comptes. En premier lieu, toute dépense, tout achat doit pouvoir être justifié ! L’administration peut réaliser un contrôle fiscal sur vos dépenses personnelles réalisées avec le compte de l’entreprise, si leur traitement comptable est mal fait.
Ensuite, les erreurs de traitement des dépenses personnelles, peuvent donner lieu à des majorations des sommes non déclarées, d’éventuelles pénalités de retard et/ou des amendes.
Le contrôle fiscal peut porter sur le résultat imposable de l’entreprise mais aussi sur le montant de TVA reversé par l’entreprise. Vous ne pouvez en aucun cas récupérer la TVA sur un achat personnel réalisé sur le compte de l’entreprise !
Risque pénal
Le principal risque pénal est la qualification d’abus de biens sociaux. L’abus de biens sociaux est l’usage par le dirigeant de l’entreprise des biens de l’entreprise à des fins personnelles et dans un but qu’il sait contraire à l’intérêt social.
⚖️ L’abus de biens sociaux est puni d’une peine pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 375 000 € d’amende.
Exemple
Le dirigeant omet intentionnellement d’inscrire une importante dépense visant à régler des dettes de jeux personnelles ou l’achat d’un véhicule pour son usage personnel dans la comptabilité de l’entreprise.
Comment régulariser une dépense personnelle faite avec son compte pro ?
Vous avez malencontreusement effectué une dépense personnelle et vous souhaitez éviter de vous attirer les foudres de l’administration ? Suivez le guide.
Inscrire la dépense au débit de votre compte courant d’associé si vous êtes en société ou de votre compte exploitant si vous êtes en EI.
Catégoriser cette dépense dans votre comptabilité et/ou sur votre compte bancaire pro comme personnelle ou privée. N’oubliez pas qu’il est obligatoire d’inclure la dépense dans votre comptabilité (même si elle est personnelle).
Ne pas déduire la TVA de cette dépense. La récupération de la TVA ne concerne que les dépenses professionnelles et jamais les dépenses personnelles.
Ne pas déduire cette dépense de votre résultat fiscal. Cette dépense n’est pas une dépense professionnelle faite dans l’intérêt de votre entreprise. Vous ne pouvez donc pas la déduire comme charge.
Exemple d’écriture comptable associée à un remboursement de dépenses personnelles :
Débiter le compte de l’exploitant (108) et créditer la banque (512) lors de l’achat personnel ;
Débiter la banque (512) et créditer le compte de l’exploitant (108) lors du remboursement.
Attention
⛔️ En principe, le compte courant d’associé et le compte de l’exploitant ne doivent jamais être débiteurs. Votre entreprise n’a pas vocation à vous prêter de l’argent !
Dépenses pros et perso : les bonnes pratiques pour éviter les erreurs
Pour éviter les erreurs, un minimum d’organisation s’impose pour bien gérer les dépenses personnelles et les dépenses professionnelles.
Checklist
Dès la création de l’entreprise, utiliser un compte pro séparé.
Conserver vos moyens de paiement pro et perso sur vous (carte pro et carte perso, app bancaire sur votre mobile pour paiement et virement immédiats).
Établir des règles simples sur les dépenses mixtes (partie du loyer et des charges, abonnement mobile partagé, etc.).
Procéder au remboursement immédiat lors d’un achat personnel depuis un compte professionnel pour éviter les erreurs.
Documenter chaque remboursement et chaque paiement pour ne pas commettre d’erreur et ne pas perdre de temps.
Distinguer les factures pros et perso dans des dossiers séparés.
Utiliser un logiciel de comptabilité simple, voire intégré à votre compte bancaire, pour faciliter la tenue correcte de vos dépenses et du calcul du résultat imposable de l’entreprise.
Ne jamais déduire la TVA sur une dépense personnelle, ni déduire le montant du résultat imposable de l’entreprise.
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