Dépense personnelle ou professionnelle : comment faire la différence ?
Vous avez payé vos courses du week-end avec votre carte pro ? Pas de panique : un achat personnel sur un compte entreprise n'a rien d'illégal en soi. Mais sans régularisation, les conséquences fiscales et parfois pénales peuvent coûter cher. Ces règles valent quel que soit le régime fiscal de l'entreprise.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles sont toutes les dépenses réalisées pour l’entreprise. Ce sont des dépenses utiles à votre activité, qui permettent de faire fonctionner votre entreprise. Ces achats s’effectuent dans l’intérêt de l’entreprise et pour son compte.
Quelques dépenses professionnelles courantes :
le loyer de votre local professionnel ;
les frais liés au local professionnel comme l’assurance, l’eau, l'électricité ;
l’achat d’équipement et de matériel de bureau (logiciel, papeterie, chaise…) ;
les dépenses de télécommunications (abonnement mobile, internet) ;
les salaires éventuels de vos employés ;
les cotisations sociales ;
les frais bancaires et les commissions bancaires liées au terminal de paiement électronique (si vous avez fait le choix d'un TPE) ;
les dépenses de marketing et de communication (hébergement d’un site web, publicité…).
Le principe est simple : toutes les dépenses professionnelles doivent être réglées via le compte professionnel ouvert au nom de l’entreprise (notamment via un chéquier, une carte bancaire, un prélèvement SEPA).
Attention
Chaque dépense professionnelle fait l’objet d’un enregistrement comptable avec un justificatif (une facture par exemple). De cette façon, vous limitez les risques en cas de contrôle fiscal et vous sécurisez votre comptabilité.
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Qu’est-ce qu’une dépense personnelle ?
A contrario, les dépenses personnelles sont des dépenses privées sans rapport direct avec votre entreprise. Elles ne sont pas utiles à votre activité.
Exemple d’achats personnels
une femme de ménage pour votre appartement personnel ;
des vêtements pour vos enfants ;
une sortie dans un parc d’attractions ou au restaurant en famille ;
les frais bancaires de votre compte courant personnel.
En principe, il est évidemment mieux d’éviter de faire un achat personnel avec un moyen de paiement professionnel. Si vous avez trop d’argent qui dort sur votre compte pro, on vous conseille plutôt de le placer sur un compte professionnel pour excédents de trésorerie !
Qu’est-ce qu’une dépense mixte ?
Attention, la frontière entre dépenses personnelles et dépenses professionnelles peut être assez fine !
Exemple
Vous êtes profession libérale et vous utilisez votre domicile personnel pour exercer votre activité professionnelle et recevoir vos clients. Vous êtes rédacteur web freelance et travaillez depuis votre domicile, chez vos clients et dans des espaces de coworking.
Dans ce cas, vous pouvez considérer qu’une partie de vos dépenses comme l’électricité, le loyer ou Internet est professionnelle.
Vous devez alors calculer et justifier la quote-part professionnelle, par exemple en fonction de la surface dédiée à votre activité.
Bon à savoir
Vous êtes consultant et travaillez depuis un bureau qui représente 20 % de la surface de votre logement ? Chaque mois, effectuez un virement de votre compte pro vers votre compte perso correspondant à 20 % du loyer et des charges. Ce réflexe simplifie votre comptabilité et sécurise votre situation fiscale.
Peut-on légalement utiliser son compte professionnel à titre personnel ?
Ce que dit la loi pour le compte bancaire des entreprises individuelles (EI) dont les micro-entreprises
Si vous êtes en entreprise individuelle (EI), vous avez normalement un compte dédié à votre activité professionnelle.
Ouverture d'un compte professionnel ou d'un compte personnel séparé
Selon l'article 613-10 du Code de la Sécurité sociale, c’est une obligation légale dès que vous franchissez le seuil de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant 2 années civiles consécutives. Vous avez le droit d’ouvrir un compte personnel ou un compte professionnel.
Bon à savoir
Notez qu'il est impossible de transformer un compte personnel en compte professionnel.
Séparer vos dépenses dès la création de votre entreprise en procédant à l’ouverture d’un compte pro est l’option recommandée. Ne pas avoir de compte bancaire pour votre activité est dangereux car vous risquez de mélanger vos dépenses privées et vos dépenses professionnelles.
Séparation automatique du patrimoine professionnel et du patrimoine personnel
L'article L 526-22 du Code de commerce sépare automatiquement patrimoine professionnel et patrimoine personnel depuis 2022. Les biens utiles à votre activité forment votre patrimoine professionnel, distinct de vos biens personnels.
Tout achat personnel réalisé avec les fonds de l'entreprise doit donc faire l'objet d'un suivi comptable rigoureux pour maintenir cette séparation.
Même si vous pouvez réaliser des achats personnels sur le compte entreprise, cela n'est pas conseillé.
Bon à savoir
Si vous avez effectué une dépense personnelle avec votre compte pro, il faut l’intégrer dans le compte exploitant de l’entreprise (compte 108).
Cas du micro-entrepreneur
Si vous êtes en micro-entreprise (ex auto-entrepreneur), vous n’avez pas l’obligation à proprement parler de tenir une comptabilité. Avec un compte bancaire dédié, c’est la simplicité assurée pour obtenir le livre des recettes et des dépenses.
Vous devez faire attention à ne pas vous mélanger les pinceaux et à bien écarter les éventuelles dépenses personnelles du reste de vos dépenses sur votre compte pro micro-entreprise.
Idéalement, si vous êtes un entrepreneur individuel, effectuez un virement par dépense. Les virements s’effectuent très simplement en un clic. Ainsi, le traitement comptable sera simplifié et la gestion financière assurée !
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Ce que dit la loi pour les sociétés
Si vous êtes en société (comme les SAS, SARL, SASU, EURL), la règle est la même : rien ne vous empêche d’effectuer un achat personnel avec votre compte pro. Mais la société dispose d'une personnalité morale distincte de celle de son dirigeant. L'argent sur le compte de la société appartient à la société, pas au dirigeant.
La dépense personnelle est alors considérée comme une avance que vous consent la société mais que vous devrez rembourser.
👉 Vous devez donc intégrer vos dépenses personnelles au débit du compte courant d’associé (compte 455). Puis remboursez la société dans les meilleurs délais.
Cas des frais professionnels payés avec votre compte personnel
De la même façon, si vous utilisez votre carte bancaire personnelle pour payer une dépense pro, on considère que vous avez fait une avance à la société. Vous pourrez alors obtenir le remboursement de cette avance.
Bon à savoir
Toute société a l’obligation d’avoir son compte pro dès sa création, même sans aucun chiffre d'affaires réalisé !
Que risque-t-on en cas d’achat personnel avec un compte pro ?
Les conséquences d’un achat personnel sur un compte professionnel sont principalement fiscales mais parfois pénales.
Risque fiscal
Le principal risque est un redressement fiscal.
Si l’administration découvre que votre comptabilité n’est pas correctement tenue, elle vous demande des comptes. En premier lieu, toute dépense, tout achat doit pouvoir être justifié ! L’administration peut réaliser un contrôle fiscal sur vos dépenses personnelles réalisées avec le compte de l’entreprise, si leur traitement comptable est mal fait.
Ensuite, les erreurs de traitement des dépenses personnelles, peuvent donner lieu à des majorations des sommes non déclarées, d’éventuelles pénalités de retard et/ou des amendes.
Exemple
L'administration fiscale émet un redressement de 10 000 € avec une qualification de manquement délibéré. Cela coûte en réalité 14 480 € (droits rappelés + majoration de 40 % + intérêts de retard sur 2 ans). En cas de manœuvres frauduleuses, la facture grimpe à 18 480 € avec la majoration de 80 %.
Le contrôle fiscal peut porter sur le résultat imposable de l’entreprise mais aussi sur le montant de TVA reversé par l’entreprise. Vous ne pouvez en aucun cas récupérer la TVA sur un achat personnel réalisé sur le compte de l’entreprise !
Risque pénal
Pour les dirigeants de sociétés, le principal risque pénal est la qualification d’abus de biens sociaux (ABS). L’abus de biens sociaux est l’usage par le dirigeant de l’entreprise des biens de l’entreprise à des fins personnelles et dans un but qu’il sait contraire à l’intérêt social.
⚖️Les articles L 241-3 (pour les SARL) et L 242-6 (pour les SA et SAS) du Code de commerce prévoient des sanctions sévères pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 375 000 € d’amende.
Exemple
Le dirigeant d'une SARL omet intentionnellement d’inscrire une importante dépense visant à régler des dettes de jeux personnelles ou l’achat d’un véhicule pour son usage personnel dans la comptabilité de l’entreprise.
Comment régulariser une dépense personnelle faite avec son compte pro ?
Vous avez malencontreusement effectué une dépense personnelle et vous souhaitez éviter de vous attirer les foudres de l’administration ? Suivez le guide.
Comment comptabiliser une dépense personnelle réalisée avec un compte professionnel ?
Inscrire la dépense au débit de votre compte courant d’associé si vous êtes en société ou de votre compte exploitant si vous êtes en EI.
Catégoriser cette dépense dans votre comptabilité et/ou sur votre compte bancaire pro comme personnelle ou privée. N’oubliez pas qu’il est obligatoire d’inclure la dépense dans votre comptabilité (même si elle est personnelle).
Ne pas déduire la TVA de cette dépense. La récupération de la TVA ne concerne que les dépenses professionnelles et jamais les dépenses personnelles.
Ne pas déduire cette dépense de votre résultat fiscal. Cette dépense n’est pas une dépense professionnelle faite dans l’intérêt de votre entreprise. Vous ne pouvez donc pas la déduire comme charge.
Exemple de comptabilisation d'un remboursement de dépenses personnelles
En entreprise individuelle
Débiter le compte de l’exploitant de l'entreprise individuelle (108) et créditer la banque (512) lors de l’achat personnel ;
Débiter la banque (512) et créditer le compte de l’exploitant (108) lors du remboursement.
En micro-entreprise
En l'absence de tenue de comptabilité formelle, effectuez le remboursement depuis votre compte perso avec un libellé clair.
En société
Débiter le compte courant d'associé (455) et créditer la banque (512) lors de l’achat personnel ;
Débiter la banque (512) et créditer le compte courant d'associé (455) lors du remboursement.
Bon à savoir
En principe, le compte courant d’associé et le compte de l’exploitant ne doivent jamais être débiteurs. Votre entreprise n’a pas vocation à vous prêter de l’argent !
Comptabilité d'un virement du compte pro vers un compte perso
Vous avez le droit d’effectuer un virement du compte pro vers votre compte perso sans vous justifier. Vous devez simplement comptabiliser cette opération dans votre comptabilité. Vous n’avez pas besoin de preuve de virement.
Dépenses pros et perso : les bonnes pratiques pour éviter les erreurs
Pour éviter les erreurs, un minimum d’organisation et quelques précautions s’imposent pour bien gérer les dépenses personnelles et les dépenses professionnelles.
Checklist
Checklist des bonnes pratiques
Dès la création de l’entreprise, utiliser un compte pro séparé.
Conserver vos moyens de paiement pro et perso sur vous (carte pro et carte perso, app bancaire sur votre mobile pour paiement et virement immédiats).
Établir des règles simples sur les dépenses mixtes (partie du loyer et des charges, abonnement mobile partagé, etc.). Utile en cas de contrôle fiscal.
Procéder au remboursement immédiat lors d’un achat personnel depuis un compte professionnel pour éviter les erreurs.
Documenter chaque remboursement et chaque paiement pour ne pas commettre d’erreur et ne pas perdre de temps.
Distinguer les factures pros et perso dans des dossiers séparés.
Utiliser un logiciel de comptabilité simple, voire intégré à votre compte bancaire, pour faciliter la tenue correcte de vos dépenses et du calcul du résultat imposable de l’entreprise.
Ne jamais déduire la TVA sur une dépense personnelle, ni déduire le montant du résultat imposable de l’entreprise.
Ne jamais intégrer cet achat personnel dans les charges déductibles de votre chiffre d'affaires.
À partir de 8 €/mois, sans engagement.
