Siège social : définition et mode de fonctionnement

Qu'est-ce qu'un siège social ?

Le siège social correspond à l’adresse administrative et légale d’une société.

Les entreprises individuelles n’ont pas de siège social, simplement une domiciliation de leur activité.

Lors de l’immatriculation de la société, les fondateurs doivent choisir un siège social et l’inscrire dans les statuts. Avoir un siège social est une obligation légale pour créer une société en France.

Quel est le rôle du siège social ?

Le siège social est l’adresse officielle de la société. Cette adresse doit figurer sur tous les documents commerciaux de l’entreprise (devis, factures, publicité).

Ainsi, les pouvoirs publics et administrations contactent l’entreprise à cette adresse si besoin. Mais ce sera aussi le cas pour les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les clients, etc.

En résumé, toute procédure judiciaire, toute action en recouvrement de créances, toute action devant le conseil des prud’hommes seront intentées à cette adresse officielle. Créanciers, salariés, clients mécontents, services des impôts utilisent cette adresse légale, faute de disposer d’autres coordonnées.

Il est donc essentiel de réceptionner le courrier, y compris en recommandé, au siège social. Notamment si l’entreprise déménage, assurez-vous de pouvoir recevoir le courrier jusqu'à ce que l’adresse du nouveau siège social soit publiée et opposable aux tiers. Il est même préférable de prévoir un délai un peu plus long…

Quelle différence entre siège social, adresse de l'entreprise et établissement ?

Le siège social ne correspond pas obligatoirement à l'adresse de l’établissement principal, qui est le lieu où s'exerce réellement l'activité commerciale de la société. C’est le lieu d’exploitation du fonds de commerce, l’adresse opérationnelle.

Siège social et établissement principal peuvent se recouper mais pas nécessairement.

De la même manière, vous pouvez domicilier votre société auprès d’une société, notamment pour bénéficier d’une adresse en phase avec votre image de marque (par exemple, posséder une adresse dans un arrondissement chic de Paris pour une société de luxe).

L’adresse est alors différente de celle du lieu d’exercice de l’activité. La souplesse est l’un des avantages du fonds de commerce.

Vous ouvrez un autre établissement ? S’il est dans le ressort du même greffe que le siège social, on parle d’établissement complémentaire. S’il se situe en dehors du ressort du greffe, on parle d’établissement secondaire.

Dans tous les cas, le représentant légal de la société doit immatriculer chaque établissement de manière officielle, dans le mois suivant son ouverture. L’établissement possède alors son propre numéro SIRET qui reprend les 9 premiers chiffres du SIREN de la société, et les 5 derniers servent à différencier les établissements.

Comment choisir l'emplacement du siège social d'une entreprise ?

Le siège social de la société peut être un local commercial ou un local professionnel, loué ou acheté par l’entreprise. Celle-ci peut aussi opter pour une domiciliation collective au sein d’une société dédiée ou d’une domiciliation au domicile d’un représentant légal.

Peut-on domicilier le siège social à son domicile personnel ?

Oui, le siège social peut être le domicile personnel, la résidence principale, d’un des associés fondateurs et dirigeant. Il doit être le ou l’un des représentants légaux de la société.

Toutefois, aucune clause du bail (s’il est locataire) et du règlement de copropriété ne doit l'interdire.

C’est une option fréquente lors de la création de société, alors que les bureaux ne sont pas encore choisis. Ainsi, vous limitez les coûts, sauf en cas de déménagement du dirigeant. Vous devrez alors effectuer toutes les formalités de changement de siège social.

Attention en cas de révocation, de démission ou de décès du dirigeant ! Il y aura également besoin d'effectuer un transfert de siège social.

Opter pour un siège social dans un local commercial

L’autre solution est de mettre le siège social dans un local commercial. Votre bail commercial vous permet de bénéficier d’une certaine longévité dans les lieux. C’est donc une solution pérenne.

Bien évidemment, le local commercial héberge aussi les activités réelles de l’entreprise, compte tenu des loyers commerciaux !

Toutefois, le choix du local commercial prend parfois du temps. Le dirigeant souhaite alors avancer sur la création de la société, pour chercher des fournisseurs notamment, avant de définir le local le plus adapté. Tout est affaire de timing !

Conclure un contrat de domiciliation

Certaines sociétés préfèrent signer un contrat de domiciliation pour établir leur siège social dans une adresse prestigieuse.

L’autre avantage est de fixer le siège social indépendamment d’un dirigeant ou d’un local. Ainsi, cette solution offre une certaine flexibilité opérationnelle, sans multiplier les formalités légales. Cela évite également au dirigeant de faire apparaître son adresse personnelle sur les documents de la société.

Toutefois, domicilier sa société auprès d’une entreprise spécialisée représente un coût qui comprend la domiciliation, la réception des courriers et actes judiciaires, etc.

Quelles sont les implications fiscales et juridiques liées au siège social ?

Déterminer la nationalité de la société

Tout d’abord, le choix du siège social détermine la loi applicable. Si votre siège social est en France, vous dépendez des lois françaises ou européennes en vigueur sur le territoire. En outre, les tribunaux français sont compétents pour connaître tout litige relatif à votre société.

Ainsi, le siège social détermine la nationalité de la société. Les conséquences fiscales d’une société étrangère sont déterminantes.

Déterminer les conséquences juridiques

Le lieu d’implantation du siège social détermine aussi le greffe compétent pour les formalités légales, telles que modification de la société, dépôts des comptes annuels, transfert de siège social, etc.

Même si toutes les formalités se réalisent en ligne sur le guichet unique, le greffe compétent demeure une information essentielle. En effet, le guichet unique se contente de centraliser le dossier d’immatriculation et de distribuer les informations à chaque organisme compétent.

Déterminer les conséquences fiscales

Le lieu choisi comme siège social peut aussi avoir des implications fiscales. En effet, toute entreprise doit payer des cotisations locales, en particulier la CFE (cotisation foncière des entreprises).

Or, le taux applicable à chaque établissement varie beaucoup selon les communes.

Quels documents sont nécessaires pour établir un siège social ?

Au moment de l’immatriculation de la société, vous devez justifier de vos droits pour inscrire l’adresse comme siège social.

Le justificatif diffère selon le siège social choisi :

• Domicile du représentant légal : justificatif de domicile datant de moins de 3 mois (quittance de loyer, avis de taxe foncière, facture d’eau ou facture d'électricité, etc.) + attestation de domiciliation signée par le représentant légal.

• Local commercial ou local professionnel : copie du bail commercial ou du bail professionnel ou copie du titre de propriété (en cas d’achat).

• Domiciliation collective : attestation de domiciliation remise par la société.

Comment changer l'adresse du siège social d'une entreprise ?

Le transfert du siège social implique de réaliser toutes les formalités de modification d’une société. Il intervient à tout moment de la vie de l’entreprise jusqu’à sa dissolution.

Les raisons d’un changement d’adresse d’entreprise peuvent être :

• commerciales (agrandissement d’une boutique) ;

• financières (achat d’un local commercial, cession du fonds de commerce) ;

• personnelles (changement de dirigeant).

Modifier les statuts

Nous avons vu que le siège social figure dans les statuts de la société. Le changement d’adresse a pour conséquence une modification des statuts.

Souvent, la clause relative au siège social prévoit une mention comme “le transfert du siège social dans une adresse du ressort du tribunal s’effectue de telle manière”. Ainsi, il est possible de prévoir que le dirigeant agisse seul et fasse ensuite valider le transfert de siège social lors de l’assemblée générale suivante. Cela évite de convoquer une assemblée générale simplement pour un changement d’adresse.

Voter le transfert de siège social

Le dirigeant doit donc convoquer les associés ou actionnaires de la société en assemblée générale, selon les règles prévues dans les statuts.

Il doit fournir au greffe un exemplaire de l’acte décidant du transfert du siège social certifié conforme par le représentant légal. En outre, il fournit un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme.

Publier le transfert de siège social

Le changement d’adresse doit faire l’objet d’une publication dans un journal d'annonces légales (JAL) dans un délai d’un mois. L'annonce mentionne l’ancienne adresse et la nouvelle.

Effectuer les formalités

Une fois les pièces justificatives recueillies, le dirigeant peut réaliser les formalités en ligne sur le guichet unique géré par l’INPI.

La déclaration de transfert du siège social doit s'effectuer dans le mois suivant le changement d'adresse.

Le coût est actuellement de 192,01 € à Paris. Ajoutez 44,17 € par établissement supplémentaire situé en dehors du ressort du greffe.

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