Définition d’une facture acquittée
Une facture acquittée est un document qui prouve qu’un créancier a bien reçu le paiement d’une transaction commerciale.
➡️ Dans la pratique, elle correspond à la facture initiale, sur laquelle on ajoute la mention « acquittée ». Cette indication peut être inscrite par le fournisseur ou par le client.
Bon à savoir
L’indication « acquittée » ne fait pas partie des mentions obligatoires d’une facture, contrairement au délai de paiement accordé, par exemple.
Quel est l’intérêt d’une facture acquittée ?
La préparation d’une facture acquittée n’est pas obligatoire. Néanmoins, elle peut avoir plusieurs avantages. Elle est tout d’abord utile pour informer l’autre partie de l’envoi ou de la réception du paiement de la transaction.
💡 Elle peut aussi être établie à des fins d’organisation interne. Elle permet d’indiquer directement sur la pièce comptable que celle-ci a déjà été réglée en totalité. Le service comptable ou l’entrepreneur qui classe ses documents sait qu’il peut alors procéder à l’archivage de cette facture.
Elle peut également simplifier les tâches de lettrage des comptes clients et fournisseurs.
Bon à savoir
Le lettrage est une pratique qui vise à identifier les créances en attente de paiement à une date donnée. Pour cela, le comptable chargé de cette opération rapproche les factures échues de leur règlement.
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Qui peut acquitter une facture ?
La charge de l’établissement d’une facture professionnelle revient normalement au vendeur. Une facture acquittée peut en revanche être générée par l’une ou l’autre des parties à la transaction. L’émetteur peut par ailleurs choisir de la transmettre ou non à son client ou à son fournisseur.
Le fournisseur
En acquittant une facture, le fournisseur indique qu’il en a bien reçu le règlement sur son compte professionnel. Il peut donc classer ce document, en sachant qu’il n’aura pas besoin d’effectuer des relances pour impayé.
Il peut aussi transmettre la facture annotée à son client. Il lui certifie ainsi qu’il a bien obtenu les fonds, et que sa créance correspondante est entièrement éteinte.
Bon à savoir
L’envoi de factures acquittées est une pratique courante pour certaines activités. C’est notamment le cas dans le milieu du bâtiment ou pour les marchés publics. Les fournisseurs concernés transmettent habituellement ces documents à leurs clients dès qu’ils ont pu valider le règlement correspondant.
Dans ces secteurs, les paiements sont généralement déclenchés par tranches, au fil de l’avancée des travaux. Le devis ou le contrat peut aussi prévoir le versement d’un acompte. Par ailleurs, les sommes en jeu sont souvent significatives. Un bon suivi des règlements est donc primordial.
Le client
Le client peut acquitter la facture dès qu’il a procédé à son règlement total. Il peut ainsi la classer dans son dossier des factures soldées.
Il peut aussi la transmettre au vendeur, s’il souhaite l’informer du déclenchement du paiement. Il doit alors y joindre la copie d’un justificatif de la transaction (bordereau de virement, chèque, relevé bancaire, etc.).
Le comptable public
Cette dernière possibilité vous concerne si vous travaillez dans le cadre de marchés publics. Le comptable public est chargé de viser le relevé de mandat joint aux factures des freelances ou des entreprises qu’il reçoit. Il y précise notamment la date du paiement des dettes correspondantes.
Quelle est la valeur juridique d’une facture acquittée ?
D’un point de vue juridique, la facture acquittée peut servir de moyen de preuve du paiement d’une créance. L’obtention de ce document établi par un vendeur peut ainsi se révéler très utile. En cas de litige sur cette facture, vous pourrez lui démontrer qu’il a déjà certifié avoir reçu son règlement.
➡️ Conservez précieusement les factures acquittées que vous obtenez de vos fournisseurs.
Bon à savoir
Le fait de certifier la facture acquittée par un tampon de l’entreprise ou par une signature augmente sa valeur probante. N’hésitez pas à exiger ce formalisme auprès de votre fournisseur pour que le document reçu ait un vrai poids juridique.
Comment faire une facture acquittée ?
La seule différence entre une facture acquittée et une facture classique réside dans l’apposition des mentions suivantes sur le document initial.
La mention « acquittée » : elle peut prendre la forme d’un tampon ou d’une inscription manuscrite.
La date d’émission ou de réception du règlement.
Le mode de paiement utilisé.
La référence du paiement.
Bon à savoir
La signature de la facture acquittée peut également être utile, notamment si vous souhaitez l’envoyer à votre partenaire commercial.
Si vous voulez transmettre ce document au vendeur pour lui démontrer que vous avez rempli vos obligations, vous devez lui joindre la preuve du règlement effectué.
Attention
La facture acquittée doit impérativement porter le même numéro que la facture initiale. Elle ne se traduit pas par la création d’une nouvelle facture, mais par la mise à jour du document original.
Facture acquittée : exemple
Voici un modèle de facture acquittée gratuit, dont vous pouvez vous inspirer.
Téléchargez un modèle de facture acquittée
Bon à savoir
Les factures d’un micro-entrepreneur doivent inclure les mêmes mentions obligatoires que celles d’une société.
Comment prouver le paiement d’une transaction commerciale ?
La demande d’une facture acquittée à votre fournisseur constitue une bonne solution pour démontrer le règlement de votre dette. En cas de litige, d’autres moyens de preuve existent néanmoins.
👉 Vous devez alors vous doter du justificatif du paiement effectué.
Pour un virement : le relevé bancaire, accompagné du détail de la transaction.
Pour un règlement par carte : le relevé de compte, joint au reçu physique ou virtuel.
Pour un paiement par chèque : vous pouvez demander à la banque de retrouver le destinataire du chèque à l’aide de son numéro.
Bon à savoir
L’obtention d’une facture acquittée est particulièrement importante dans le cadre d’un paiement en espèces. En effet, ce type de transaction financière ne laisse pas de traces. L’établissement d’un justificatif de règlement est donc indispensable pour vous protéger d’un litige éventuel.
💡 Vous pouvez par ailleurs faire certifier un récapitulatif de vos dépenses par votre expert-comptable ou par un commissaire de justice. L’intervention de ces tiers renforce votre position dans le cadre d’un différend commercial.
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