Comment fonctionne un mandat de facturation ?
Relativement méconnu, le mandat de facturation se présente comme une alternative à la réalisation de factures soi-même et à l'utilisation d'un logiciel de facturation. Zoom sur la définition du mandat de facturation et son fonctionnement.
Qu'est-ce qu'un mandat de facturation ?
Le mandat de facturation fait partie de la famille des contrats de mandat. À ce titre, il met en relation deux parties :
le mandant ;
le mandataire.
Le mandant est celui qui donne pouvoir au mandataire d'agir en son nom et pour son compte. Dans un mandat de facturation, le mandant est l'entreprise qui donne l'autorisation à une autre personne morale ou physique, le mandataire, de réaliser ses factures.
🧑⚖️ Le fonctionnement et la procédure à suivre pour la mise en place d'un mandat de facturation sont encadrés par le législateur. Ils sont définis à l'article 289 du Code général des impôts (CGI) en ces termes : "Les factures peuvent être matériellement émises par le client ou par un tiers lorsque l'assujetti leur donne mandat à cet effet. Sous réserve de son acceptation par l'assujetti, chaque facture est alors émise en son nom et pour son compte".
Bon à savoir
Le mandat de facturation ne doit pas être confondu avec le mandat d'encaissement. Dans un mandat d'encaissement, il ne s'agit pas pour un mandataire de réaliser les factures pour le compte d'un mandant, mais d'encaisser les paiements pour ce dernier. Le mandat de débours est lui aussi à distinguer, puisque son rôle est d'autoriser le fournisseur à réaliser un achat pour le compte de son client.
Quels sont les différents types de mandats de facturation ?
Le mandat de facturation change le processus permettant de créer des factures. Au nom et pour le compte du mandant, le mandataire se charge de faire les factures. Ce dernier peut être :
un client de l'entreprise ;
un tiers.
🤝 Dans le cadre d'une relation commerciale, en principe, la facture est rédigée par le fournisseur du produit ou du service. Avec un mandat de facturation, cette règle peut être inversée. La rédaction de la facture est alors confiée au client lui-même, également chargé du paiement. On parle d'autofacturation.
Exemple
L'entreprise Omega fournit régulièrement du matériel à un micro-entrepreneur, M. Louis. Pour optimiser sa gestion, la société Omega choisit de mettre en place un contrat de mandat. Dès lors, M. Louis est chargé de la rédaction des factures qu'il doit lui-même acquitter.
Un mandat de facturation peut aussi permettre une délégation de la rédaction des factures à un tiers. Le plus souvent, il s'agit alors de sous-traiter tout ou partie de l'édition de factures relatives à la vente de biens ou à une prestation de services à un cabinet d'expertise-comptable.
Exemple
Au lieu de confier la création de ses factures à M. Louis, l'entreprise Omega délègue cette mission à son expert-comptable. Désormais, c'est à lui de rédiger les factures destinées au micro-entrepreneur. Selon les conditions fixées, M. Louis doit seulement réaliser le paiement par l'intermédiaire d'un virement, d'espèces, d'un chèque ou d'un prélèvement SEPA.
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Quels sont les avantages et les inconvénients d'un mandat de facturation ?
La mise en place d'un mandat de facturation présente des avantages et des inconvénients dont il est important de tenir compte avant d'arrêter son choix. Quels sont-ils ?
Une solution pour gagner du temps dans ses relations commerciales
Au rang des atouts du mandat de facturation, on relève principalement le gain de temps. En effet, l'entreprise qui délègue la création de ses factures à un mandataire se décharge d'une partie de ses tâches administratives, et se dégage donc du temps pour la réalisation d'autres missions administratives, techniques ou commerciales.
📍Cet avantage est particulièrement avéré lorsque la relation commerciale entre le fournisseur et son client est durable et régulière. En effet, quand les prestations de services ou les ventes de biens sont fréquentes, la création des factures est chronophage.
Bon à savoir
En revanche, lorsque la relation commerciale est ponctuelle, par exemple lors d'une mission unique de sous-traitance avec un micro-entrepreneur, recourir à un mandat de facturation n'est pas forcément opportun. En effet, ce type de contrat nécessite une relation de confiance et des efforts de coordination entre les deux parties.
Un coût à prendre en compte pour les mandats de facturation conclus avec des tiers
En dehors de l'hypothèse de l'autofacturation, la mise en place d'un mandat de facturation avec un tiers peut s'avérer coûteuse. En effet, les cabinets d'expertise-comptable se font rémunérer en échange de ce service. Les entreprises qui envisagent d'avoir recours à un mandat de facturation doivent donc mettre dans la balance :
le temps gagné ;
le coût du mandat de facturation.
Ceci est d'autant plus vrai pour les auto-entrepreneurs, dont la plupart des frais professionnels ne sont pas déductibles de leurs recettes.
Quelles sont les obligations légales liées à un mandat de facturation ?
La mise en place d'un mandat de facturation implique certaines obligations fiscales et administratives. Quelles sont-elles ?
Quel est le formalisme à respecter pour établir un mandat de facturation ?
Pour être valable, un mandat de facturation doit respecter certaines conditions. Il n'est toutefois pas impératif que ce contrat soit établi par écrit lorsque la relation commerciale entre le fournisseur et le client est peu fréquente et représente moins de 10 factures par an. Lorsque le mandat est tacite, le mandant doit en revanche approuver chaque facture par une signature ou un cachet.
📝 En-dehors de cette situation, le contrat de mandat de facturation rédigé par écrit doit :
être conclu avant que la prestation ou la vente concernée ne soit réalisée ;
indiquer l'identité des deux parties, le mandant et le mandataire ;
préciser les modalités de fonctionnement du mandat de facturation, à l'image du délai pendant lequel le mandant a la possibilité de contester la facture, des modalités de renouvellement, des possibilités de résiliation ou encore du champ d'application ;
lorsque des frais de facturation sont prévus, ceux-ci doivent être transparents, proportionnels et non-discriminatoires ;
être signé par le mandant et le mandataire.
Pour créer un mandat de facturation, il est tout à fait possible d'avoir recours à un modèle de contrat de mandat de facturation.
Bon à savoir
L'initiative de la mise en place d'un mandat de facturation peut revenir tant au mandant qu'au mandataire.
Quelle est la responsabilité du mandant dans un mandat de facturation ?
Dans un mandat de facturation, c'est au mandataire de créer les factures au nom et pour le compte du mandant. Néanmoins, en cas de manquement aux obligations légales en matière de facturation, ce sera au mandant d'en répondre. La responsabilité du fournisseur peut ainsi être engagée lorsque :
la facture éditée ne comprend pas toutes les mentions obligatoires ;
il n'a pas informé le mandataire des changements sur les informations relatives à l'entreprise ;
le délai d'émission de la facture n'est pas respecté ;
la mention "autofacturation" n'est pas mentionnée lorsque le mandataire est aussi le client.
Bon à savoir
Dans le cadre d'un mandat de facturation, le mandant reste tenu du paiement de la TVA s'il y est assujetti. C'est sa situation fiscale qui détermine son assujettissement et le taux d'imposition, et non celle du mandataire.
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