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Les frais professionnels en micro-entrepreneur

Mis à jour le 22 Septembre 2022
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Créez votre micro-entreprise

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L’un des inconvénients de la micro-entreprise est l’impossible déduction des frais professionnels. Pour autant dans certains cas, il est possible de déduire certains frais engagés pour votre activité. On vous dit tout ce qu’il faut savoir sur les frais professionnels en micro-entreprise.

Frais professionnels en micro-entreprise : de quoi parle-t-on ?

Comme toutes les entreprises, un micro-entrepreneur peut avoir besoin d’effectuer des dépenses pour son activité professionnelle.

👉 On pense à :

  • Les frais de transport (train, carburant, péage…) ;

  • Les repas ;

  • La rémunération de sous-traitants ;

  • L’achat de matières premières ;

  • L’achat de matériel ou d’équipement ;

  • L’énergie (gaz, électricité, eau) ;

  • Le loyer ;

  • Les assurances ;

  • Les frais de communication (Internet, téléphone) ;

  • Les dépenses de marketing…

Ces dépenses ont le caractère de frais professionnels dès lors qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.

La déduction des frais en micro-entrepreneur

Le principe de la non-déduction des frais réels en micro-entrepreneur

Par rapport à une entreprise classique, la micro-entreprise possède une particularité : il n’est pas possible de déduire vos frais professionnels.

Dans les autres entreprises, les charges sont déductibles de vos bénéfices : c’est ce qu’on appelle la déduction des frais « au réel ». C’est intéressant car cela permet de faire baisser la base imposable 💸 !

Mais en micro-entreprise, vous devez intégrer tous vos frais dans vos impôts.

L’abattement forfaitaire pour frais professionnels en micro-entrepreneur

Rappelons que l’impôt en micro-entreprise dépend du barème progressif de l’impôt sur le revenu.

Pour compenser cette absence de déduction des frais, il est prévu un abattement forfaitaire pour les frais professionnels. Ce dernier est de :

  • 34 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) ;

  • 50 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;

  • 71 % du chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place et la fourniture de logement.

L’abattement minimum est de 305 €. Le bénéfice imposable du micro-entrepreneur est donc calculé après déduction de cet abattement.

Vous n’avez rien à déclarer de spécial à l’administration au moment de votre déclaration de chiffre d’affaires en micro-entreprise ou de votre déclaration d’impôts.

En micro-entreprise, il est aussi inutile d’établir des notes de frais (c’est-à-dire un document récapitulant la dépense engagée et son justificatif en vue d’obtenir un remboursement).

⚠️ Attention : si votre activité génère beaucoup de charges, la micro-entreprise n’est sans doute pas le régime le plus adapté pour vous ! Elle convient mieux aux activités nécessitant peu de charges ou de faibles investissements.

Récupérer la TVA en micro-entreprise

Autre élément à avoir en tête : la micro-entreprise est soumise par défaut au régime de la franchise en base de TVA.

Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA mais aussi que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats. Ce n’est pas toujours une bonne nouvelle, notamment si vous effectuez beaucoup d’achats pour votre entreprise.

Sachez cependant que vous êtes redevable de la TVA dès lors que votre activité dépasse certains plafonds de chiffre d’affaires.

Vous pouvez également demander à être assujetti à la TVA volontairement (même si votre chiffre d’affaires se situe en dessous des plafonds de TVA en micro-entreprise).

Une possibilité de remboursement : les frais de débours en micro-entrepreneur

Qu’est-ce que les débours ?

Les débours constituent une possibilité pour se faire rembourser certains frais professionnels.

Les débours sont des frais avancés par le micro-entrepreneur pour le compte de ses clients. Il s’agit de frais nécessaires à l’exécution d’une prestation.

Les dépenses sont facturées au nom du client mais payées par le micro-entrepreneur. Ce dernier peut alors en obtenir le remboursement.

➡️ Un exemple : Maxime fait de la maintenance informatique. Il doit se déplacer dans les bureaux de son client pour intervenir. Pour cela, il prend le train entre Paris et Amiens, sa ville de résidence. Ce billet de train est un débours remboursable par le client.

➡️ Autre exemple : Magali est carreleuse. Elle achète pour le compte de ses clients du carrelage à poser. Cet achat constitue un frais de débours.

⚠️ Attention : toutes les dépenses ne peuvent pas être qualifiées de débours. Par exemple, les dépenses de fonctionnement de l’entreprise ne sont PAS des débours.

👉 Voici la liste des frais de débours possibles :

  • Les achats de marchandises, de matériels ou de matières premières ;

  • Les frais de port ;

  • Les frais de déplacement (hors indemnités kilométriques).

Quelles sont les conditions pour utiliser les débours ?

Pour avoir le caractère de débours, les frais doivent :

  • Être engagés dans le cadre d’une prestation pour un client ;

  • Être remboursés au centime près. Il n’est pas possible de faire de marge sur les achats effectués pour le compte du client.

Si les débours remplissent ces conditions, ils n’entrent pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires (article 267 du code général des impôts). Ils permettent de ne pas payer des cotisations sociales et des impôts en plus.

👉 Voici la procédure à suivre pour se faire rembourser des débours :

  • Le micro-entrepreneur fait signer au client un mandat de débours. Vous aurez ainsi un accord écrit pour vous couvrir en cas de litige. Ce mandat doit inclure le budget alloué par votre client à vos dépenses ;

  • Lors de l’achat, le micro-entrepreneur doit demander au fournisseur/prestataire une facture établie au nom du client avec SIRET, dénomination sociale, etc. (indépendamment de la facture en micro-entreprise pour la prestation réalisée) ;

  • À la fin de la mission, le micro-entrepreneur transmet tous les justificatifs au client. Le client doit alors rembourser exactement les frais engagés.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs (facture, ticket de caisse, récépissé de paiement). En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de problème avec votre client, ces derniers serviront de preuve.

Les frais kilométriques en micro-entreprise

L’absence de déduction des frais kilométriques en micro-entrepreneur

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées en utilisant son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Ils sont basés sur un barème kilométrique qui évolue chaque année. Ce barème tient compte du coût d’utilisation (assurance, frais d’entretien, essence, usure…) mais aussi du type de véhicule (voiture, deux-roues…) et de sa puissance fiscale.

❌ Les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours : les débours ne concernent que les frais de déplacement.

➡️ Exemples de frais de déplacement et de frais kilométriques : les frais de déplacement sont un billet de train, un billet d’avion, une nuit d’hôtel… Les frais kilométriques sont le carburant, les péages.

Une autre méthode : la refacturation des frais

Comment se faire rembourser dans ces conditions ?

Le micro-entrepreneur peut inclure dans le prix de sa prestation ses frais kilométriques. De cette manière, il pourra couvrir l’ensemble de ses frais de déplacement. C’est ce qu’on appelle la refacturation.

⚠️ Cette méthode a ses limites car elle augmente artificiellement le chiffre d’affaires encaissé.

En conséquence, vous allez payer plus de cotisations sociales et d’impôts (puisque ces derniers sont calculés sur votre chiffre d’affaires)…

Pour absorber au maximum la hausse de ces charges, vous devrez donc facturer au client les frais avec une marge suffisante pour couvrir ces charges.

N’oubliez pas cependant qu’en gonflant ainsi votre chiffre d’affaires, vous risquez d’atteindre rapidement les plafonds de chiffre d’affaires de la micro-entreprise.

Vous serez aussi moins compétitif que vos concurrents car vous êtes forcés de facturer plus cher pour rentrer dans vos frais.

👉 En clair, il faut mieux utiliser la méthode de la refacturation avec parcimonie.

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Les frais professionnels ne peuvent pas être déduits en micro-entreprise à l’exception de certains frais grâce aux débours.

Article mis en ligne le 22 Septembre 2022