Quelles sont les modalités de récupération de la TVA sur les frais de déplacement ?
Vous êtes parfois amené à effectuer des déplacements dans le cadre de votre activité professionnelle. Vous devez alors régler diverses dépenses relatives à :
vos trajets (billets de train ou d’avion, indemnités kilométriques, etc.) ;
votre hébergement (nuitées d’hôtel, Airbnb, etc.) ;
vos repas (petits-déjeuners à l’hôtel, déjeuners ou dîners au restaurant, etc.).
💡 Vous pouvez récupérer la TVA acquittée sur certaines de ces dépenses. Mais elles n’ouvrent pas toutes droit à déduction, comme le montre le tableau ci-dessous.
|
Nature de la dépense |
Taux de TVA (hors exceptions) |
Déductibilité de la TVA |
|---|---|---|
|
TVA sur les transports en commun, VTC et taxis |
10 % |
Non |
|
TVA sur le carburant |
20 % |
Oui, à 80 % pour le gazole et l’essence et à 100 % pour le GPL et le GNV. |
|
TVA sur les hôtels |
10 % |
Non |
|
TVA sur la restauration |
10 % |
Oui |
Bon à savoir
Le droit à déduction vous permet de récupérer la TVA que vous réglez sur vos achats. Pour en bénéficier, vous devez obligatoirement être assujetti à un régime réel de TVA. En pratique, vous pouvez déduire la taxe payée sur vos dépenses professionnelles éligibles de votre TVA collectée.
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Les trajets en transports en commun
La TVA sur les frais relatifs au transport de personnes n’est pas déductible. Ainsi, vous ne pouvez pas récupérer la taxe liée à vos déplacements en train ou en avion, ou encore celle appliquée sur vos tickets de métro ou de bus.
La TVA de vos trajets en VTC ou en taxi n’est pas non plus déductible.
Bon à savoir
En revanche, la TVA qui porte sur les refacturations de frais de déplacement émises par vos fournisseurs est bien déductible, quelle que soit la nature des charges correspondantes. Ces sommes sont considérées comme un élément accessoire à la prestation qu’elles permettent de produire.
Les déplacements en voiture
La gestion de la TVA sur vos frais de déplacement en voiture peut vite devenir un véritable casse-tête. Elle peut être déductible ou non selon la nature de la dépense engagée.
Les indemnités kilométriques concernent les trajets réalisés par un salarié ou par un dirigeant avec son véhicule personnel pour exercer ses fonctions. S’il ne souhaite pas conserver tous ses justificatifs d’achat, il peut se référer à un barème légal pour obtenir un dédommagement de ses déplacements par son entreprise. Ces indemnités ne sont jamais soumises à TVA, et n’ouvrent donc aucun droit à déduction.
Bon à savoir
La TVA qui porte sur la location d’une voiture n’est pas non plus récupérable. En revanche, vous pouvez récupérer la taxe assise sur les loyers d’un véhicule utilitaire.
💡 Concernant la TVA sur le carburant, vous pouvez la déduire :
à hauteur de 80 % pour le gazole et pour l’essence ;
à 100 % pour le gaz de pétrole liquéfié (GPL) et pour le gaz naturel (GNV).
La TVA sur les péages et sur les parkings est normalement récupérable, avec toutefois une exception. Vous ne pouvez pas déduire la taxe acquittée pour un stationnement dans une rue ouverte à la circulation publique.
Les dépenses de restauration
Vous êtes amené à vous rendre au restaurant dans le cadre de vos déplacements professionnels ? La TVA payée sur vos repas est bien déductible !
Attention
Pensez à demander et à conserver la note de vos repas pris au restaurant. Vous devez impérativement disposer d’un justificatif pour pouvoir récupérer la TVA qui grève vos dépenses !
La TVA est déductible pour tous les types de repas, y compris le petit-déjeuner. Elle l’est pour vous, ainsi que pour vos collaborateurs et pour vos convives (clients, fournisseurs, etc.).
Les frais d’hébergement
La TVA assise sur les dépenses de logement d’un salarié ou d’un dirigeant de l’entreprise n’est jamais déductible. La taxe qui grève vos factures d’hôtel ou d’Airbnb constitue donc une charge non-récupérable.
Bon à savoir
La TVA relative aux nuitées d’hôtel d’une personne extérieure à l’entreprise est récupérable.
🍴 En revanche, les dépenses de restauration restent déductibles, quel que soit le lieu de consommation. Cette disposition concerne les repas pris à table ou en chambre et les petits-déjeuners.
Exemple
Marie séjourne deux nuits dans un hôtel, dans le cadre d’un déplacement professionnel. Elle doit s’acquitter d’une facture de 330 €, dont voici le détail.
Deux nuits d’hôtel : 220 € TTC (dont 20 € de TVA).
Deux petits-déjeuners : 44 € (dont 4 € de TVA).
Deux dîners : 66 € (dont 6 € de TVA).
Marie ne peut récupérer que la TVA qui porte sur les repas. Ainsi, elle peut déduire 10 € sur sa prochaine déclaration de TVA, au titre des petits-déjeuners et des dîners. En revanche, la taxe assise sur les nuitées constitue une charge pour son entreprise.
Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA sur les frais de déplacement ?
Vos dépenses doivent respecter plusieurs conditions pour que la TVA correspondante puisse bénéficier du droit à déduction.
Être déductibles de par leur nature.
Être réalisées pour les besoins de l’activité de votre entreprise. En cas d’usage mixte, la part de l’utilisation à des fins personnelles ne doit pas excéder 90 %.
Ne pas être engagées pour les besoins d’opérations exonérées de TVA.
Être justifiables, grâce à une facture par exemple. Le document fourni doit notamment préciser le montant de la TVA acquittée, ainsi que son pourcentage.
Attention
Pour être valable, la facture doit être libellée au nom de la société, et non à celui du salarié ou du dirigeant qui l’acquitte.
Par ailleurs, votre entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA. Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, vous ne pouvez pas récupérer la taxe payée sur vos achats.
⚠️ En cas de déduction de charges non-récupérables, vous risquez un redressement fiscal. Vous devrez alors rembourser la valeur des économies d’impôts obtenues à tort, en plus du versement de pénalités.
Faut-il appliquer la TVA sur les remboursements de frais de déplacement ?
Souvent, vos déplacements sont rattachables à une mission particulière. Vous pouvez alors refacturer vos frais au client correspondant, afin d’en demander le remboursement.
👉 En matière de TVA, le traitement est différent pour une refacturation classique et pour des frais de débours.
Faut-il appliquer la TVA sur une refacturation de frais classique ?
Vous devez appliquer la TVA sur vos refacturations de frais de déplacement, dès lors que vous êtes redevable de cette taxe.
Faut-il refacturer le montant HT ou TTC ?
Tout d’abord, vous devez déterminer le montant à refacturer. Il dépend de la déductibilité de la TVA assise sur votre dépense initiale.
Si la TVA est déductible, vous refacturez le montant hors taxes (HT).
Si elle n’est pas récupérable, vous devez imputer le montant toutes taxes comprises (TTC) à votre client.
Bon à savoir
Vous pouvez appliquer une marge sur vos refacturations de frais, si elles ne constituent pas des débours.
Quel taux de TVA utiliser pour une refacturation de frais ?
Vous devez ensuite calculer la TVA qui porte sur votre remboursement de frais. Le taux à utiliser est le même que celui de la prestation qu’ils ont permis de réaliser. Ainsi, le taux auquel votre dépense initiale était soumise n’a aucune importance.
👉 Si le service que vous fournissez relève du taux normal de 20 %, vous devez appliquer ce même pourcentage à votre refacturation.
Faut-il appliquer la TVA sur des frais de débours ?
💡 Les débours sont des dépenses engagées pour le compte et au nom d’un client, qui a donné son accord préalable par écrit.
Bon à savoir
En pratique, la facture établie par le fournisseur est directement adressée au client pour lequel les frais sont engagés. Vous avancez la dépense pour son compte, avant de la lui refacturer à l’euro près. L’application d’une marge est interdite.
Dans le cadre de débours, vous n’agissez que comme un intermédiaire. Vous devez demander le remboursement de la somme exacte que vous avez réglée. Sur votre facture, vous incluez donc le montant TTC de l’achat initial, sans lui appliquer de TVA.
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