Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale indépendante ?
Que fait une secrétaire médicale indépendante ?
La secrétaire médicale indépendante est une professionnelle qui assure la gestion administrative d’un cabinet médical, paramédical ou d’un établissement de santé.
Concrètement, elle permet aux professionnels de santé de se libérer du temps en déléguant leur secrétariat. Ils peuvent ainsi le consacrer à leur cœur de métier (la médecine) plutôt qu’à la gestion administrative.
La fonction peut s’exercer à distance (on parle de télésecrétariat médical ou de secrétariat à distance) ou en présentiel dans le cabinet du praticien.
des indépendants et dirigeants de TPE souhaitent déléguer leur administratif à des secrétaires indépendantes.
Les différences entre secrétaire médicale salariée vs indépendante
Le métier est le même… Mais la manière d’exercer change tout ! Voici quelques-unes des grandes différences entre secrétaire salariée et indépendante :
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Secrétaire médicale salariée |
Secrétaire médicale indépendante |
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Contrat de travail |
Contrat de collaboration / contrat de prestation de services |
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Un employeur |
Plusieurs employeurs |
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Horaires imposés et fixes |
Horaires variables et liberté de gestion de la charge de travail |
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Salaire fixe et régulier |
Tarif libre et rémunération fluctuante |
👉 Pour résumer, la secrétaire indépendante dans le domaine médical est plus libre, autant dans le choix de ses clients que dans ses horaires. Néanmoins, elle n’a pas l’assurance d’avoir un revenu fixe tous les mois comme une secrétaire salariée.
À partir de 8 €/mois, sans engagement.
Les missions d’une secrétaire médicale indépendante
Les missions d’une secrétaire médicale indépendante dépendent du cabinet où elle travaille mais sachez qu’il n’y a pas de différences avec une secrétaire salariée.
➡️ On distingue 3 grands types de missions :
L’accueil des clients : répondre aux appels, prendre des messages, orienter les patients, tenir une permanence téléphonique, etc.
La gestion de l’agenda : gérer la prise des rendez-vous et leur annulation, les urgences…
La gestion administrative : tenir et mettre à jour les dossiers des patients, rédiger des courriers médicaux et comptes-rendus, traiter les courriers et la boîte mail, élaborer et envoyer des factures, suivre les remboursements et impayés…
Bon à savoir
Cette liste n’est pas exhaustive ! L’important est de délimiter le périmètre des missions attendues dans un contrat de collaboration.
Les qualités d’une secrétaire médicale indépendante
Pour exercer le métier de secrétaire indépendante dans le milieu médical, certaines qualités sont indispensables :
Rigueur et organisation : c’est la base dans cette profession pour gérer différents plannings.
Relationnel : une secrétaire médicale doit savoir rassurer les patients inquiets et rester agréable, calme et courtoise en toute circonstance, y compris dans les situations délicates.
Discrétion : le respect du secret médical est un impératif.
Autonomie : vous devez savoir travailler sans supervision, prendre des initiatives et résoudre les imprévus car les professionnels de santé sont souvent débordés.
Ponctualité et fiabilité : évidemment, pas question d’être en retard au moment de la permanence ou de ne pas répondre au téléphone…
Quels sont les diplômes nécessaires pour devenir secrétaire médicale indépendante ?
La réglementation du secrétariat à domicile n’impose aucun diplôme pour travailler comme secrétaire médicale. Cependant, les professionnels de santé privilégient quasiment toujours une professionnelle dotée d’une formation.
Pourquoi suivre une formation ? Tout simplement pour acquérir les compétences nécessaires au métier : connaissance des spécificités de la gestion d’un cabinet médical et du vocabulaire médical, maîtrise des outils informatiques, etc.
📌 Exemples de formations possibles :
formation de secrétaire médicale de l’IRSS ;
certification de secrétaire médicale et médico-sociale (S2MS) à distance du CNED ;
formation de secrétaire médicale de L’École Française ;
formation via les Greta locaux pour obtenir le titre professionnel de secrétaire assistant médico-social ou médico-administratif…
Bon à savoir
Ces formations sont généralement courtes (6 mois à 1 an et demi maximum) et peuvent souvent être suivies en alternance.
Quel statut juridique pour une secrétaire médicale indépendante ?
Pour devenir secrétaire indépendante, vous devez choisir un statut pour votre entreprise. Voici les options les plus fréquentes.
La micro-entreprise
Beaucoup de secrétaires médicales choisissent le régime de la micro-entreprise. C’est l’un des plus simples pour commencer une activité. Il n’y a pas de comptabilité à tenir et la création d’une micro-entreprise est gratuite !
La micro-entreprise est un régime permettant de réaliser jusqu’à 77 700 € de chiffre d’affaires brut annuel en prestations de services. Vous payez des cotisations sociales à hauteur de 25,6 % du chiffre d’affaires (à partir du 1er janvier 2026).
Vous êtes assujetti à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BNC (bénéfices non commerciaux).
Attention
Ce régime ne vous permet pas de déduire les charges réelles liées à votre activité. Néanmoins, vous profitez d’un abattement forfaitaire de 34 % qui peut suffire pour couvrir vos charges.
Téléchargez gratuitement notre guide de la micro-entreprise
L’entreprise individuelle (EI)
Si vous dépassez les plafonds de chiffre d’affaires de la micro-entreprise, vous pouvez basculer simplement dans le régime réel de l’entreprise individuelle. Il s’agit du régime classique de l’entreprise individuelle.
Avec une EI, vous pourrez déduire vos charges et vous ne serez pas limité en termes de chiffre d’affaires.
Bon à savoir
En EI, vos charges sociales seront plus élevées (autour de 40-45 % de votre rémunération).
La société unipersonnelle (EURL/SASU)
Si votre entreprise prospère, il est pertinent d’envisager la création d’une société unipersonnelle comme :
l’EURL (l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;
ou la SASU (la société par actions simplifiée unipersonnelle).
La différence entre les deux tient surtout au statut social dont vous pourrez bénéficier :
En EURL, vous serez travailleur non salarié (TNS) : vous paierez des cotisations autour de 40-45 % de votre rémunération mais votre protection sociale est limitée.
En SASU, vous avez le statut d’assimilé salarié : vous profitez d’une protection sociale proche de celle d’un salarié moyennant des cotisations sociales plus élevées (autour de 70-80 % de votre rémunération nette).
Bon à savoir
La création d’une société implique des démarches administratives plus conséquentes que la création d’une entreprise individuelle : dépôt d’un capital social, rédaction des statuts et publication d’une annonce légale.
Comment se lancer dans le télésecrétariat médical indépendant ?
Voici les 4 étapes clés pour débuter sereinement.
Créer votre entreprise
Les démarches de création d’entreprise doivent être réalisées en ligne sur le site du Guichet unique de l’INPI.
Ce site vous permet de déposer votre dossier de création d’entreprise et de transférer tous les documents demandés (pièce d’identité, justificatif de domicile, etc.).
Bon à savoir
Une fois votre dossier complet, vous recevrez votre numéro de SIRET sous une quinzaine de jours.
Choisir vos outils en tant que secrétaire médicale indépendante
En plus d’un ordinateur performant et d’un smartphone, voici d’autres outils intéressants à maîtriser en tant que secrétaire dans le milieu médical :
les logiciels médicaux comme Doctolib, Maiia ou HelloDoc ;
la suite Google et/ou Microsoft pour les outils bureautiques ;
des solutions de gestion d’agenda comme Calendly ;
un logiciel de gestion pour secrétaires médicales comme iDocteur ;
une messagerie sécurisée de santé…
Bon à savoir
Pour certaines tâches administratives, utiliser l’intelligence artificielle spécialisée (comme Pulse Life IA) ou généraliste (Chat GPT…) peut grandement vous aider au quotidien !
Fixer ses tarifs en tant que secrétaire médicale indépendante
Les secrétaires médicales utilisent le plus souvent 3 modes de facturation :
à l’heure ;
à la tâche ;
au forfait.
Le prix moyen à l’heure oscille de 25 € à 50 €/heure en fonction de l’expérience et des missions demandées. Si la prestation est réalisée à distance, le tarif est généralement moins onéreux qu’une prestation sur site car il n’y a pas de frais de déplacement.
💸 Pour bien fixer vos tarifs, n’oubliez pas de tenir compte de toutes vos charges :
cotisations sociales ;
assurance responsabilité civile professionnelle ;
outils et logiciels ;
frais de déplacement ;
frais bancaires…
Exemple
Élise débute dans le secrétariat indépendant après quelques années en tant que salariée. Elle vise 35 € de l’heure avec un volume facturable de 100 heures/mois (environ 25 heures par semaine), soit un chiffre d’affaires potentiel de 3 500 €. Elle a opté pour la micro-entreprise. Elle pourra donc toucher 2 604 € net après déduction de ses charges sociales (25,6 % du CA). Attention : elle devra aussi déduire ses autres charges (abonnements, impôts, etc.).
Trouver des clients en télésecrétariat médical indépendant
Plusieurs méthodes sont possibles pour trouver vos premiers clients. Voici les meilleures si vous débutez.
Pour décrocher vos premiers contrats, vous pouvez miser sur des plateformes et des sites comme Malt, Plateya ou encore Caducee.net.
Vous pouvez également dénicher des clients en vous inscrivant dans des annuaires. Le plus connu est l’ADASI (annuaire des assistantes et secrétaires indépendantes). Le site possède également une section petites annonces.
Créez aussi un profil LinkedIn bien rempli avec des recommandations. Les professionnels de santé pourront ainsi se faire une première idée sur vous en consultant ce profil.
Ne négligez pas la prospection directe des professionnels de santé près de chez vous que vous pourriez aider avec votre travail.
Enfin, gardez en tête que le secteur médical fonctionne beaucoup par recommandations et bouche-à-oreille. Le premier pourvoyeur de clients est souvent votre réseau de connaissances, d’amis, d’anciens collègues ou employeurs…
Bon à savoir
Les professionnels de santé qui exercent seuls ou à 2 sont les plus demandeurs pour des missions indépendantes ! Les généralistes sont aussi les clients les plus fréquents des secrétaires médicales.
Les avantages et inconvénients d’une secrétaire médicale indépendante pour un professionnel de santé
Les avantages du secrétariat indépendant pour les médecins
✅ Réduction des coûts : pas de charges salariales, pas d’arrêt maladie… Seul le temps de travail effectif est facturé avec une simple facture mensuelle.
✅ Gain de temps : vous avez moins d’appels téléphoniques en consultation à gérer et donc moins d’interruptions. En plus d’être un gain de temps, c’est un gain de sérénité !
✅ Flexibilité : vous pouvez faire appel à une secrétaire médicale seulement quand vous en avez besoin (remplacement, renfort en période d’affluence, etc.). Vous n’êtes pas engagé avec un salarié qui est là quoiqu’il arrive, y compris si vous réduisez votre activité.
Bon à savoir
Généralement, le coût d’une secrétaire médicale indépendante est inférieur à celui d’une secrétaire salariée.
Les limites de l’externalisation du secrétariat d’un cabinet médical
❌ Moins de présence physique : pour les grands cabinets avec beaucoup de passage, le télésecrétariat est moins approprié car une présence continue sur site est souvent nécessaire.
❌ Temps de préparation et d’adaptation nécessaire : vous devez définir clairement les tâches de votre secrétaire pour éviter les erreurs ou malentendus.
❌ La confidentialité des données peut être un frein pour les professionnels : sachez cependant que les secrétaires médicales sont formées à ces questions et qu’il est possible de signer un accord ou une clause de confidentialité.
Bon à savoir
Il est normal de devoir “manager” un peu votre secrétaire au début pour qu’elle devienne autonome par la suite.
Comment choisir une secrétaire médicale indépendante ? 3 conseils pour recruter
Pour recruter efficacement, suivez ces 3 conseils :
Soyez au clair avec vos attentes et vos besoins : listez les missions que vous souhaitez déléguer, mettez par écrit vos attentes (exemple : gagner 4 heures par semaine), etc.
Vérifiez les compétences de votre future secrétaire : diplômes, recommandations, expériences professionnelles… Passez au crible son CV.
Organisez une rencontre : le feeling est important pour que le duo secrétaire/médecin fonctionne bien ! N’hésitez pas à prendre le temps de discuter avec la personne.
Bon à savoir
Quand vous aurez trouvé la perle rare, fidélisez-la (rémunération suffisante, valorisation de son travail, missions régulières, etc.) !
